Top.Mail.Ru

«DocsVision» – недостатки и достоинства, или Практика внедрения электронного документооборота в энергетической компании

Операционный директор крупной энергетической компании делится результатами внедрения в своей организации системы управления документооборотом и процессами «DocsVision». Вы узнаете о назначении и архитектуре этой системы, каким надеждам заказчика не суждено было сбыться, а также получите реальный расклад стоимости такого «удовольствия».

«Мужик подумал – мужик сделал!»

Каждая уважающая себя компания не раз задумывалась о переходе с бумажного документооборота на электронный. Многие руководители анализируют те или иные представленные решения на рынке систем электронного документооборота (далее по тексту – СЭД), читают комментарии и отзывы на специализированных сайтах, спрашивают совета у своих коллег-партнеров, кто уже внедрял какие-либо программные продукты, нередко прислушиваются к «сарафанному радио». Именно к этому «радио» прислушался и наш генеральный директор. Никто ни с кем внутри компании не советовался, не анализировал, просто «мы подумали – и я решил» выбрать систему управления документооборотом и процессами «DocsVision».

Почему из множества систем мы выбрали именно «DocsVision»? Наш генеральный директор увидел данный программный продукт у одного из крупных партнеров и подумал: «А чем мы хуже?» И получилось как в поговорке: «Мужик подумал – мужик сделал!», не думая о последствиях… Так наша компания с 2010 года начала свою работу с системой управления документооборотом и процессами «DocsVision».

Чтобы понять, как эта платформа работает, давайте рассмотрим ее назначение и архитектуру.

Что такое «DocsVision»?

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «DocsVision» – это комплексная платформа, на которой реализован набор законченных приложений:

  • «DocsVision» «Делопроизводство» – обеспечивает автоматизацию традиционных процессов обработки документов: автоматизация канцелярии, создание архивов, маршрутизация документов, обработка корреспонденции, контроль исполнительской дисциплины, формирование отчетности о состоянии исполнения документов;
  • «DocsVision» «Управление процессами» – обеспечивает возможность автоматизации бизнес-процессов в организации. Представляет собой мощный workflow-модуль с удобным графическим дизайнером процессов. С его помощью можно моделировать сложные процессы маршрутизации документов, организовывать процедуры обмена данными, автоматического изменения состояния документов, осуществлять групповые рассылки, настраивать средства взаимодействия с другими прикладными системами и многое другое. Этот модуль предназначен для автоматизации процессного управления в организациях, в том числе в соответствии со стандартом ISO 9001:2000.

Программная платформа «DocsVision» – это еще и первый шаг при создании инфраструктуры управления знаниями.

В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Система «DocsVision» предназначена для работы с большим массивом информации, разделенным на следующие категории:

  • Контроль исполнительской дисциплины;
  • Автоматизация делопроизводства;
  • Создание электронных архивов;
  • Создание электронных регламентов.

Разработчик системы «DocsVision»

Разработкой системы занимается компания «DocsVision». Исторически она образовалась на базе подразделения компании «Digital Design». Все продажи и внедрения системы «DocsVision» осуществляются только независимыми предприятиями – сертифицированными партнерами разработчика.

Напрямую в России нельзя работать с компанией «DocsVision», только через представителей компании; их в России несколько. Наша компания работает с компанией «IDoc», естественно, стоимость программы, техническая и консультационная поддержка через представителей намного дороже.

Архитектура системы «DocsVision»

Далее позволим себе страничку «технического текста». Для ваших IT-специалистов он может оказаться весьма полезным, а вам даст общее представление об архитектуре этой системы.

Сервер «DocsVision» базируется на платформе «Microsoft» (Windows Server, SQL Server, IIS, а также тесно интегрируется с «Microsoft Exchange Server»). Механизмы интеграции платформы «DocsVision» обеспечивают также интеграцию с «Microsoft SharePoint» и файловой системой «Windows». Клиент «DocsVision» представляет собой ASPX-приложение, которое может интегрироваться с «Microsoft Office», включая и «Microsoft Outlook», в том числе поддерживая режим «Off-line».

Нижним уровнем системы является технологическая платформа «DocsVision», главными компонентами которой являются серверы, предоставляющие приложениям «DocsVision» соответствующие сервисы, а также конструктор решений, предназначенный для создания карточек документов и бизнес-процессов. К слою платформы относятся также модули, реализующие специализированную технологическую функциональность, и шлюзы, обеспечивающие без дополнительного программирования взаимодействие бизнес-процессов «DocsVision» с внешними системами.

В состав платформы «DocsVision» входят шлюзы к:

  • Файловой системе;
  • Электронной почте;
  • Microsoft SharePoint;
  • Microsoft Dynamics AX;
  • Microsoft Dynamics CRM;
  • 1С:Предприятию.

Получается, что система «DocsVision» включает в себя следующие отдельно поставляемые компоненты:

  • платформу «DocsVision» со встроенными приложениями, средствами настройки и разработки решений;
  • приложения – прикладные решения, построенные на платформе «DocsVision» и реализующие специализированную функциональность (например, «Административное делопроизводство» или «Рабочее место руководителя»);
  • дополнительные модули – технологические компоненты, реализующие расширения интеграционных возможностей системы (например, шлюзы «DocsVision»), а также расширяющие возможности масштабирования системы (например, модуль Репликации или модуль Архивирования).

Приложения и дополнительные модули разрабатываются и распространяются как самой компанией «DocsVision», так и ее партнерами и заказчиками.

Навигатор

Основным клиентским инструментом для работы в среде «DocsVision» является Навигатор «DocsVision» (далее – Навигатор). С его помощью пользователь системы в соответствии со своей ролью и выданными правами имеет возможность настраивать иерархию личных папок, создавать и обрабатывать карточки документов и заданий, использовать подсистему маршрутизации документов и т.д.

Рисунок 1. Общий вид окна Навигатора «DocsVision» (с обозначением его элементов)

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России

Какие организации бесплатно получают усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России. Куда за ней обращаться и что с собой взять. Что в результате получите от налоговой. Где можно будет использовать эту электронную подпись. Автор статьи показывает алгоритм действий с учетом изменений, внесенных в 2023 году. Отмечает и проблемы, часть которых его организации удалось разрешить. Данная статья написана по материалам выступления автора на Форуме ЭДО 2023.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.