Top.Mail.Ru

Что делать, если потерялась корреспонденция

Отправка документов по почте может сэкономить значительное количество времени, а иногда это единственный выход, если речь идет о взаимодействии с контрагентами, находящимися в удаленных от вас регионах. Большинство людей забывает об отправленных документах, как только отдает конверт на почте. Тем не менее корреспонденция порой теряется, а когда это выяснится, на вас уже будут наложены штрафные санкции или возникнут другие негативные последствия. Поэтому если количество отправляемых почтой документов у вас велико, то стоит наладить систему контроля за корреспонденцией. О том, как это сделать, читайте в статье.

Отправляя документацию тем или иным способом, мы обычно надеемся на то, что все документы будут доставлены адресату в срок в целостности и сохранности. И зачастую вспоминаем об отправленной документации только тогда, когда уже возникают какие-то проблемы. И вот здесь-то и начинается активная работа по розыску утерянной корреспонденции. Отправив документы, можно посоветовать читателям не ждать, пока случится непредвиденное, а взять ситуацию под контроль в самом ее начале. Хотя ФГУП «Почта России» прикладывает максимум усилий для обеспечения своевременной и качественной доставки отправлений, лучше организовать собственный контроль сроков доставки, а в случае утери корреспонденции – еще и ее розыск.

Отслеживание почтовых отправлений

Чтобы отследить, была ли своевременно доставлена документация, надо знать нормативные сроки ее доставки. Напомним, что все почтовые отправления в зависимости от способа обработки делятся на две большие категории1:

  • простые – принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении;
  • регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью и обыкновенные) – принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении.

Отследить факт доставки корреспонденции обеих категорий возможно.

Только в первом случае вам придется приложить максимум усилий (самим позвонить контрагенту, узнать, поступило ли им конкретное письмо и поверить на слово). Понятно, что документов, подтверждающих факты отправки и получения контрагентом корреспонденции, в этом случае у вас не будет.

Совсем другая ситуация возникает, если вы отправляете регистрируемые почтовые отправления. И хотя отправка таких почтовых отправлений стоит гораздо дороже, чем простых, она оправдывает себя, так как позволяет не только получить документальное подтверждение фактов отправки или получения, но еще и экономит время, затрачиваемое на розыск корреспонденции, т.к. сам процесс отслеживания почтовых отправлений автоматизирован и отследить его можно через Интернет.

В каждой компании устанавливается свой порядок отслеживания доставки отправлений и при необходимости – их розыск. Назначается ответственное лицо, на которое и возлагаются такие задачи. После отправки регистрируемых почтовых отправлений курьер должен предоставить список для отправки партионных отправлений (по форме 103 для внутрироссийских и форме 103а – для международных отправлений) секретарю или другому специалисту, ответственному за обеспечение правильного документооборота (далее – сотруднику ДО). Сотрудник ДО должен проверить предоставленный список (подписи уполномоченных лиц, наличие оттисков печати организации и почтового штемпеля), подшить его в дело и осуществлять оперативное хранение. К каждому реестру подкладываются копии квитанций об отправлении, оригиналы квитанций передаются в бухгалтерию, а по мере возвращения уведомлений о вручении почтовой корреспонденции они тоже подшиваются к соответствующему списку, при этом в каждом списке можно делать пометки о возвращении уведомлений о вручении. Просматривая такие списки 2 раза в неделю, можно увидеть те почтовые отправления, уведомления о вручении которых не вернулись. Выявив таким образом «опаздальщиков», в режиме...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Законные проценты: практика применения

В середине прошлого года в ГК РФ появилась новая статья 317.1 «Проценты по денежному обязательству». Ее применение сразу вызвало множество вопросов у представителей юридического сообщества. Например, можно ли одновременно применить данную статью и ст. 395 ГК РФ о процентах за пользование чужими денежными средствами? Мы проанализировали практику применения новой статьи и нашли ответы на самые актуальные вопросы.

Как быть с валютными кредитами?

В связи с существенной девальвацией рубля многие граждане, которые брали кредиты в иностранной валюте, оказались в сложной экономической ситуации. Некоторые из них пытаются уменьшить долговое бремя, договариваясь с ­банками на добровольных началах. Другие обращаются в суд, пытаясь оспорить кредитный договор или установить валютный курс. Узнаем, в каких случаях валютные ­заемщики имеют шансы на успех в суде, а в каких подача иска окажется ­безрезультатной.

Подводные камни договоров с инкассаторами

Предпринимателям, которые пользуются услугами инкассаторов важно знать, что организации, занимающиеся инкассацией, обычно предлагают заключить договор по своей типовой форме. Однако она, чаще всего, содержит немало невыгодных для клиента условий. Это и ограничение ответственности инкассаторской организации, и установление платы за отказ клиента от договора, и упрощенное подтверждение факта оказания услуг. А между тем сама инкассаторская организация может не иметь достаточную оснащенность средствами охраны, что ведет к риску утраты ценностей клиента. Выясним, какие нюансы необходимо ­учитывать, ­подписывая договор на инкассацию.

Какие из банковских комиссий являются незаконными?

Не секрет, что некоторые банки взимают со своих клиентов различные комиссии, как говорится, за каждый чих. Практика показывает, что жадность отдельных банков переходит все границы, и недовольные клиенты идут в суд, чтобы оспорить незаконные комиссии. Но за что на самом деле банк вправе взимать плату с клиентов, а за что – нет? Из статьи вы узнаете ответ на этот вопрос.

Как поступить, если арендатор оставил имущество?

Бизнесмены, у которых основной вид деятельности связан со сдачей в аренду недвижимости, нередко сталкиваются с ситуацией, когда у арендатора возникают финансовые сложности и он не в силах оплачивать арендную плату. Поговорим о том, как коммерсанту в этом случае лучше себя вести, и постараемся дать несколько советов, позволяющих снизить риски для арендодателя от обращения оставленного арендатором имущества в свою пользу.

Некоторые практические вопросы отправки претензий

Представляем вашему вниманию статью победителя конкурса «Профессиональное братство в действии», посвященную вопросам, которые могут возникнуть у предпринимателей при отправке претензии контрагенту, не выполняющему обязательства по договору.

Особенности договора аренды торговых площадей

Зачастую договор аренды по своему объему может сравниться с небольшой книгой. Немудрено, что предпринимателю трудно сориентироваться в таком количестве страниц, когда нужно не только прочитать информацию, но и проанализировать ее. Бывает, что предприниматель просто наудачу ставит свою подпись под соглашением. Вот тут и начинаются сюрпризы. Арендодатель, как опытный охотник, расставляет по тексту немало хитрых ловушек для арендатора. Например, вы решили кардинально поменять сферу деятельности, потому что в данный момент работаете в убыток. Однако оказывается, что подписанный вами договор запрещает «самоуправство». Таким образом вы попали в зависимость от мнения собственника торгового центра. Кроме того, вы должны понимать, что приложения к договору тоже являются его частью, поэтому их нужно внимательно изучать. Автор поможет разобраться в условиях договора, предупредит о возможных ловушках и посоветует формулировки, выгодные вам.

Протокол разногласий к гражданско-правовому договору

В статье рассмотрены случаи, когда необходимо составлять протокол разногласий, его отличия от дополнительного соглашения и приложения к договору, приведен образец протокола разногласий и протокола согласования разногласии. Кроме того, мы поговорим о последствиях, к которым приводит оставление протокола разногласий без внимания.