Как разработать и ввести в действие локальные нормативные акты

Какие локальные нормативные акты (ЛНА) должны быть приняты в каждой организации? Как подготовить и согласовать проект ЛНА? Как учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации? Как утвердить и ознакомить с ним сотрудников? Что делать, если отдельные работники отказываются подтвердить ознакомление с ЛНА?

Необходимость принятия локальных нормативных актов (далее – ЛНА) диктуется несколькими обстоятельствами:

• законом, т.к. по ряду вопросов трудовое законодательство предписывает принять ЛНА в обязательном порядке (см. Таблицу 1);
• коллективным договором, соглашением, если, конечно, таковые имеются и в них установлена обязанность принятия тех или иных ЛНА по каким-либо вопросам;
• письмами Минфина России, которые в ряде случаев запрещают относить те или иные затраты организации к расходам для целей налогообложения, если таковые затраты не установлены локальным нормативным актом (например, надбавки за сложные условия труда, за работу в вечернее время, вознаграждение за выслугу лет, оплату билетов при командировании работников, стоимость продуктов питания, использованных для приготовления бесплатных обедов и др.);
• прагматичным желанием работодателя ознакомить работника с правилами поведения в тех или иных ситуациях, чтобы потом за нарушение этих правил с работника можно было спросить.

Хотим особо подчеркнуть, что ниже в Таблице 1 нами дается лишь список локальных нормативных актов. В нем нет таких обязательных для организации документов, как график отпусков, всевозможных журналов учета и инструктажа, приказов о приеме на работу и т.п., т.к. эти документы не являются ЛНА.

Еще стоит отдельно прокомментировать такой документ, как положение о персональных данных работников. В действительности прямое указание в ТК РФ о необходимости его наличия отсутствует. Нет такого указания и в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». В ТК РФ сказано буквально следующее: «… Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников…». Но ведь не сказано, что такие документы обязательно должны быть. И далее: «Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов». Ошибкой будет считать, что эта норма закона предписывает работодателю принять ЛНА о персональных данных работников в обязательном порядке. Она лишь говорит о том, что если работодатель устанавливает такой порядок, то он должен устанавливать его в соответствии с законом. Кроме того, ставить знак равенства между «устанавливать» и «принимать локальный нормативный акт» никак нельзя. Устанавливать какой-либо порядок можно и без всяких актов.

Вместе с тем если исходить из определения персональных данных, прописанного в законе о персональных данных, как «любой информации, относящейся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация», то работодатель действительно не может не получать доступа к подобным данным, следовательно, он их обрабатывает и должен ознакомить с порядком обработки под личную подпись.

Необходимо отметить, что представители трудовой инспекции при проведении проверок положение о персональных данных запрашивают, а при непредоставлении (а также при отсутствии в нем подписи работника) отмечают это как нарушение, и суды в этом с ними солидарны (см. постановления ФАС Московского округа от 27.11.2006 № КА-А40/11424-06, от 08.11.2006 № КА-А40/10787-06, от 26.10.2006 № КА-А40/10220-06, решение Арбитражного суда г. Москвы от...