Девиз данной статьи: «Срок хранения – это экспертиза ценности + правильное применение перечня документов со сроками хранения». И эксперты нашего журнала, и практики делопроизводства в последнее время большое внимание уделяют вопросам определения сроков хранения документов. Причем не только обсуждаются «лучшие практики» и нормативная база, но иногда критикуются действующие перечни документов со сроками хранения. Для придания критике конструктивного характера предлагаем читателям журнала вспомнить о назначении перечней документов со сроками хранения, их структуре и методике работы с ними.
Кроме того, алгоритм работы с перечнем в процессе экспертизы ценности документов показан на примере двух сложных случаев: определение срока хранения приказов о краткосрочных командировках и о материальной помощи.
Что такое Перечень документов со сроками хранения
Практика делопроизводства, теория и практика архивного дела рассматривают перечни документов со сроками хранения в качестве основных справочных пособий по экспертизе ценности документов в делопроизводстве и в архивах организаций, в государственных и муниципальных архивах.
Перечень документов со сроками хранения – это систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения1.
Перечни документов со сроками хранения помогают:
- систематизировать документальный фонд организации по ее функциям и направлениям деятельности при разработке номенклатур дел и других классификаторов;
- выявлять значение тех или иных видов документов для деятельности организации и осуществлять их отбор на архивное хранение (включение в состав архивного фонда организации) или выделение к уничтожению;
- применять по отношению к конкретным документам организации типовые/унифицированные, нормативно устанавливаемые сроки хранения;
- определять конкретные сроки хранения документов, образовавшихся в деятельности организации;
- правильно формировать документы в дела;
- обосновывать решения, принимаемые экспертными комиссиями (ЭК) организаций и экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) государственных и муниципальных архивов;
- обеспечивать сохранность документов, качественное формирование архивного фонда организаций и т.п.
Разработка перечней документов со сроками хранения обеспечивает в нашей стране методическое единство делопроизводства и архивного дела и в конечном итоге – качественное пополнение Архивного фонда РФ.
Перечни документов со сроками хранения используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе на хранение или уничтожение возникших в деятельности конкретной организации управленческих документов. Причем сроки хранения исчисляются с 1 января календарного года, следующего за годом создания документа.
Пример 1. Исчисление срока хранения документа
Приказ о ежегодном оплачиваемом отпуске № 127 от 03.09.2012 должен храниться 5 лет согласно ст. 19 б) Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558).
Отсчитываем 5-летний срок хранения этого приказа, начиная с 1 января следующего года, т.е. с 01.01.2013. Тогда получается, что первый год храним в течение 2013 г., второй – в течение 2014... и пятый – в течение 2017 года. Только после окончания 2017 года, т.е. начиная с 01.01.2018, данный приказ можно выделить к уничтожению.
Типы и виды перечней
Перечень документов со сроками хранения может включать документы, которые образуются в организациях независимо от их уровня, масштаба деятельности и формы собственности. Виды перечней:
- Перечень, в котором закрепляются нормативные сроки хранения документов, возникающих при документировании общих для всех или большинства организаций, т.е. однотипных функций, является перечнем типовых документов (типовым), имеющим обязательный характер.
- Перечень, закрепляющий сроки хранения документов, возникающих в деятельности однотипных, однородных организаций (например, акционерных обществ2, в организациях определенного субъекта РФ), является примерным перечнем, имеющим рекомендательный характер.
- Перечень, в который включены документы, отражающие специфические функции организаций, виды и направления их деятельности, документы отрасли, относится к ведомственным перечням, которые обязательны в рамках конкретного ведомства.
Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждает Министерство культуры Российской Федерации в пределах предоставленных ему полномочий. Практикам делопроизводства известны прежде всего действующие в настоящее время:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (М., 2010) (далее – Перечень ТУД), и
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2008) (далее – Перечень НТД).
Ведомственные перечни разрабатывают в основном федеральные органы исполнительной власти, учитывая документы, образующиеся в процессе их деятельности и в процессе деятельности подведомственных им организаций, причем они могут использоваться и другими организациями при определении сроков хранения специфических документов (торговля, здравоохранение и т.п.) в качестве справочников межотраслевого значения, как и ведомственные перечни документов со сроками хранения, разработанные до 1991 г.
Примерные перечни в настоящее время активно разрабатываются архивными органами в субъектах Российской Федерации с целью правильного формирования и хранения архивных фондов соответствующих субъектов.
В зависимости от схемы классификации (схемы построения главной таблицы соответствующего Перечня) перечни документов со сроками хранения могут быть:
-
функционального или
-
производственно-отраслевого типа.
Перечень ТУД построен по функциональному принципу и отражает однотипные функции и направления деятельности организаций, независимо от их организационно-правовой формы. Ведомственные перечни могут разрабатываться как перечни производственно-отраслевого типа, а в их классификационной схеме дополнительно может быть выделена звенность (звено перечня документов – это организация/группа организаций, осуществляющих определенные функции в ведомстве, с указанием образующихся в них видов документов и сроков их хранения, что связано со схемой управления отраслью). Подобная звенность выделена и в действующем Перечне НТД (это означает, что документы одного и того же вида в организациях, относящихся к разным звеньям, будут храниться в течение разных сроков).
Заметим, что помимо группы перечней документов со сроками хранения в архивном деле известна также и группа перечней документов, подлежащих постоянному хранению. Например, в справочное пособие ВНИИДАД «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М., 1996) включен примерный перечень соответствующих документов.
Структура Перечня
Структуру перечня документов со сроками хранения рассмотрим на примере Перечня ТУД. Он состоит из:
- общих положений (в них, к сожалению, практически отсутствуют указания по его применению, которые должны быть обязательной частью перечня как документа),
- собственно перечня, т.е. списка документов со сроками хранения,
- списка сокращений и
- указателя видов документов, который составлен по алфавитному признаку (наиболее удобный в использовании вид указателя).
Указания по применению перечня, список сокращений и указатель представляют собой...