Top.Mail.Ru

Методика работы с перечнями документов со сроками хранения

Девиз данной статьи: «Срок хранения – это экспертиза ценности + правильное применение перечня документов со сроками хранения». И эксперты нашего журнала, и практики делопроизводства в последнее время большое внимание уделяют вопросам определения сроков хранения документов. Причем не только обсуждаются «лучшие практики» и нормативная база, но иногда критикуются действующие перечни документов со сроками хранения. Для придания критике конструктивного характера предлагаем читателям журнала вспомнить о назначении перечней документов со сроками хранения, их структуре и методике работы с ними. Кроме того, алгоритм работы с перечнем в процессе экспертизы ценности документов показан на примере двух сложных случаев: определение срока хранения приказов о краткосрочных командировках и о материальной помощи.

Что такое Перечень документов со сроками хранения

Практика делопроизводства, теория и практика архивного дела рассматривают перечни документов со сроками хранения в качестве основных справочных пособий по экспертизе ценности документов в делопроизводстве и в архивах организаций, в государственных и муниципальных архивах.

Перечень документов со сроками хранения – это систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения1.

Перечни документов со сроками хранения помогают:

  • систематизировать документальный фонд организации по ее функциям и направлениям деятельности при разработке номенклатур дел и других классификаторов;
  • выявлять значение тех или иных видов документов для деятельности организации и осуществлять их отбор на архивное хранение (включение в состав архивного фонда организации) или выделение к уничтожению;
  • применять по отношению к конкретным документам организации типовые/унифицированные, нормативно устанавливаемые сроки хранения;
  • определять конкретные сроки хранения документов, образовавшихся в деятельности организации;
  • правильно формировать документы в дела;
  • обосновывать решения, принимаемые экспертными комиссиями (ЭК) организаций и экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) государственных и муниципальных архивов;
  • обеспечивать сохранность документов, качественное формирование архивного фонда организаций и т.п.

Разработка перечней документов со сроками хранения обеспечивает в нашей стране методическое единство делопроизводства и архивного дела и в конечном итоге – качественное пополнение Архивного фонда РФ.

Перечни документов со сроками хранения используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе на хранение или уничтожение возникших в деятельности конкретной организации управленческих документов. Причем сроки хранения исчисляются с 1 января календарного года, следующего за годом создания документа.

Пример 1. Исчисление срока хранения документа

Приказ о ежегодном оплачиваемом отпуске № 127 от 03.09.2012 должен храниться 5 лет согласно ст. 19 б) Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558).

Отсчитываем 5-летний срок хранения этого приказа, начиная с 1 января следующего года, т.е. с 01.01.2013. Тогда получается, что первый год храним в течение 2013 г., второй – в течение 2014... и пятый – в течение 2017 года. Только после окончания 2017 года, т.е. начиная с 01.01.2018, данный приказ можно выделить к уничтожению.

Типы и виды перечней

Перечень документов со сроками хранения может включать документы, которые образуются в организациях независимо от их уровня, масштаба деятельности и формы собственности. Виды перечней:

  • Перечень, в котором закрепляются нормативные сроки хранения документов, возникающих при документировании общих для всех или большинства организаций, т.е. однотипных функций, является перечнем типовых документов (типовым), имеющим обязательный характер.
  • Перечень, закрепляющий сроки хранения документов, возникающих в деятельности однотипных, однородных организаций (например, акционерных обществ2, в организациях определенного субъекта РФ), является примерным перечнем, имеющим рекомендательный характер.
  • Перечень, в который включены документы, отражающие специфические функции организаций, виды и направления их деятельности, документы отрасли, относится к ведомственным перечням, которые обязательны в рамках конкретного ведомства.

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждает Министерство культуры Российской Федерации в пределах предоставленных ему полномочий. Практикам делопроизводства известны прежде всего действующие в настоящее время:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (М., 2010) (далее – Перечень ТУД), и
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2008) (далее – Перечень НТД).

Ведомственные перечни разрабатывают в основном федеральные органы исполнительной власти, учитывая документы, образующиеся в процессе их деятельности и в процессе деятельности подведомственных им организаций, причем они могут использоваться и другими организациями при определении сроков хранения специфических документов (торговля, здравоохранение и т.п.) в качестве справочников межотраслевого значения, как и ведомственные перечни документов со сроками хранения, разработанные до 1991 г.

Примерные перечни в настоящее время активно разрабатываются архивными органами в субъектах Российской Федерации с целью правильного формирования и хранения архивных фондов соответствующих субъектов.

В зависимости от схемы классификации (схемы построения главной таблицы соответствующего Перечня) перечни документов со сроками хранения могут быть:

  • функционального или
  • производственно-отраслевого типа.

Перечень ТУД построен по функциональному принципу и отражает однотипные функции и направления деятельности организаций, независимо от их организационно-правовой формы. Ведомственные перечни могут разрабатываться как перечни производственно-отраслевого типа, а в их классификационной схеме дополнительно может быть выделена звенность (звено перечня документов – это организация/группа организаций, осуществляющих определенные функции в ведомстве, с указанием образующихся в них видов документов и сроков их хранения, что связано со схемой управления отраслью). Подобная звенность выделена и в действующем Перечне НТД (это означает, что документы одного и того же вида в организациях, относящихся к разным звеньям, будут храниться в течение разных сроков).

Заметим, что помимо группы перечней документов со сроками хранения в архивном деле известна также и группа перечней документов, подлежащих постоянному хранению. Например, в справочное пособие ВНИИДАД «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М., 1996) включен примерный перечень соответствующих документов.

Структура Перечня

Структуру перечня документов со сроками хранения рассмотрим на примере Перечня ТУД. Он состоит из:

  • общих положений (в них, к сожалению, практически отсутствуют указания по его применению, которые должны быть обязательной частью перечня как документа),
  • собственно перечня, т.е. списка документов со сроками хранения,
  • списка сокращений и
  • указателя видов документов, который составлен по алфавитному признаку (наиболее удобный в использовании вид указателя).

Указания по применению перечня, список сокращений и указатель представляют собой...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.