Top.Mail.Ru

Согласование проектов документов на опыте Госкорпорации «Росатом»

В рамках конкурса «Инновационные решения в документационном обеспечении управления» возникла идея рассказать о некоторых решениях, которые позволили повысить эффективность согласования проектов документов в Госкорпорации «Росатом» и о которых пока нигде не говорилось. Вот лишь некоторые из них: определение срока согласования в зависимости от объема проекта документа; как использовать протокол разногласий; «очередь согласования» в действии. Кроме того, опубликованы некоторые формулировки требований, которые полезно включить в документ организации, регламентирующий согласование.

Согласование проектов документов «по общим правилам»

Большинство проектов организационно-распорядительных документов должно быть согласовано. Под согласованием (или визированием) проекта документа понимается анализ руководителями (работниками) проекта документа с целью получения экспертного мнения и оценки целесообразности издания документа предложенного содержания, заявленных сроков исполнения решения и соответствия текста проекта документа1 действующему законодательству и локальным нормативным актам организации.

Согласование начинается с передачи проекта документа согласующему или нескольким согласующим лицам2. Согласующий анализирует проект документа и затем оформляет визу, которая выражает согласие или несогласие с содержанием проекта документа.

При наличии замечаний согласующий прилагает их к проекту документа. В свою очередь исполнитель3, как правило, должен создать новую версию проекта документа, устранив замечания, и передать проект документа на повторное согласование.

В случае отсутствия замечаний у согласующих проект документа передается на подписание.

В настоящее время согласование проектов документов может осуществляться двумя способами:

  • электронным с использованием специализированного программного обеспечения и
  • так называемым традиционным, при котором передача проекта документа и оформление результатов согласования осуществляются на бумаге.

Признано, что традиционный способ согласования длителен, трудоемок, неэффективен, а также имеет ряд других недостатков. Приведем сравнение традиционного и электронного способов согласования по нескольким параметрам (см. Таблицу на следующей странице).

Отметим, что в Госкорпорации «Росатом» для организационно-распорядительных документов, а также для некоторых других видов документов автоматизирован весь их жизненный цикл. Работа с документами осуществляется с использованием единой отраслевой системы электронного документооборота (далее – ЕОСДО), в ней же мы осуществляем согласование проектов документов в электронном виде.

Маршрут согласования по рецепту Росатома4

Известно, что при согласовании может использоваться один из следующих вариантов маршрута движения проекта документа:

  • параллельный маршрут – направление проекта документа на согласование одновременно всем согласующим. При использовании такого маршрута согласующие могут знакомиться с его содержанием и ставить свои визы в любой последовательности;
  • последовательный маршрут – направление проекта документа на согласование, при котором следующий согласующий получает проект документа после согласования предыдущим согласующим;
  • параллельно-последовательный (комбинированный) маршрут – сочетание параллельного и последовательного маршрутов согласования, при котором согласующие включаются в несколько очередей (групп), и согласование внутри одной очереди осуществляется параллельно, а между очередями – последовательно.

Таблица. Сравнение традиционного и электронного способов согласования проектов документов

Рисунок. Согласование проекта документа в Госкорпорации «Росатом» на специальной закладке карточки документа в ЕОСДО

Как было отмечено выше, при традиционном способе согласования, когда в состав визы согласования входит собственноручная подпись, как правило, используется только последовательный маршрут. А так как традиционный способ согласования намного «старше» электронного, то в большинстве методических документов и учебных пособий, посвященных делопроизводству, подробно не рассматривается использование параллельно-последовательного маршрута.

При электронном способе согласования возможно использование любого из перечисленных маршрутов, однако параллельно-последовательный маршрут согласования часто является наиболее оптимальным. Например, параллельно-последовательный маршрут позволяет сначала осуществить согласование с руководителем подразделения, в котором создан проект, а после этого направить проект документа одновременно на согласование руководителям других подразделений.

В Госкорпорации «Росатом» при проектировании и разработке ЕОСДО возможность использования параллельно-последовательного маршрута согласования была тщательно проанализирована. В результате в ЕОСДО был реализован функционал, который существует не во всех СЭД и который позволяет эффективно организовать процесс согласования. Перечислим некоторые возможности ЕОСДО, связанные с созданием маршрута согласования:

  1. Использование очередей согласования.
    Маршрут согласования каждого проекта документа в ЕОСДО состоит из одной или нескольких очередей согласования (см. Рисунок на предыдущей странице). При этом в одну очередь согласования могут быть включены от одного до нескольких согласующих. Лица, включенные в одну очередь, согласуют проект одновременно. Согласование между разными очередями осуществляется последовательно.
    То есть использование очередей согласования позволяет удобно настраивать в ЕОСДО любой вариант маршрута согласования (параллельно-последовательный, параллельный или последовательный) и наглядно отображать его в системе.
  2. Использование разных типов очередей согласования.
    Каждая очередь согласования, включенная в маршрут согласования, имеет определенный тип. Использование разных типов очередей позволяет назначить согласующим, включенным в «специальные» типы очередей, дополнительные права по работе в системе (например, изменение маршрута или сроков согласования проектов документов, добавление/редактирование файлов и/или полей карточки документа и т.д.).

Пример 1. Два типа очереди согласования, которые чаще всего используются при согласовании проектов организационно-распорядительных документов

Очередь «Согласование» – согласующие, указанные в очереди данного типа, обладают правами, необходимыми для согласования проекта документа: просмотр карточки документа и файлов, содержащих проект документа и приложений к нему (включая все версии проекта документа), ввод в карточку документа визы согласования и при необходимости – замечаний к проекту документа, направление проекта документа для анализа работникам, находящимся в непосредственном подчинении, и т.д.

В маршруте согласования проекта документа может быть одна или несколько очередей, имеющих тип «Согласование».

Очередь «Контроль согласования» – «специальная» очередь, в которой указывается высококвалифицированный работник Управления документационного обеспечения, контролирующий полноту и корректность выбора согласующих лиц, а также сроки согласования проекта документа. В маршруте согласования может быть только одна очередь с типом «Контроль согласования».

Очередь «Контроль согласования» имеет большое значение. Это связано с тем, что состав согласующих проекта организационно-распорядительного документа зависит от тематики проекта и вида документа. Поэтому в ЕОСДО или иной СЭД нельзя настроить «универсальный» маршрут согласования, и исполнитель должен формировать или дополнять состав согласующих для создаваемого проекта. А так как исполнитель заинтересован получить минимум замечаний и быстрее передать документ на подписание, в функции службы ДОУ должен входить контроль полноты и корректности составления маршрута согласования проектов организационно-распорядительных документов. Очередь «Контроль согласования» позволяет это сделать: работник, указанный в данной очереди, обладает в ЕОСДО дополнительными правами5, позволяющими вносить изменения в маршрут согласования проекта документа.

Отметим, что в локальном нормативном акте Госкорпорации «Ростом» определено, при согласовании каких проектов организационно-распорядительных документов очередь «Контроль согласования» должна включаться в маршрут согласования. А в настройках ЕОСДО для ряда проектов организационно-распорядительных документов очередь «Контроль согласования» добавлена по умолчанию, и исполнитель при создании проекта не может удалить ее.

class=''

  • Возможность в настройках ЕОСДО для проектов отдельных видов организационно-распорядительных документов указывать очереди согласования и/или конкретных согласующих лиц, которые всегда добавляются в карточку создаваемого документа и которых исполнитель не может удалить.
  • Возможность указания срока согласования для каждой очереди согласования, указанной в карточке документа.
  • В заключении раздела статьи отметим, что большинство СЭД поддерживают параллельно-последовательный маршрут согласования, но при этом не во всех из них наглядно отображаются очереди согласования и отсутствует возможность по использованию разных типов очередей.

    Определение срока согласования в зависимости от объема проекта документа

    Несмотря на все преимущества электронного способа согласования, максимальный эффект от него можно получить только в случае правильного определения и регламентирования срока, в течение которого согласующий должен проанализировать проект документа и поставить свою визу согласования. Так, если срок, отведенный на согласование, будет завышен, то это увеличит длительность согласования. Если он будет слишком мал, то это приведет к некачественному анализу проекта документа или к игнорированию согласующими установленного срока согласования. А так как объем документов одного вида может сильно различаться6, то устанавливать единый срок согласования проектов организационно-распорядительных документов или отдельных видов организационно-распорядительных документов не оптимально.

    Для повышения эффективности процесса согласования проектов документов Управление документационного обеспечения Госкорпорации «Росатом» предложило определять сроки согласования проектов организационно-распорядительных документов в зависимости от их объема. Другими словами, срок, в течение которого согласующий должен проанализировать проект документа и поставить визу, рассчитывается в зависимости от количества страниц проекта документа и его приложений.

    Мы установили 3 срока согласования в зависимости от объема проекта организационно-распорядительного документа и всех его приложений:

    • до 20 страниц – 3 рабочих дня;
    • от 20 до 50 страниц – 4 рабочих дня;
    • свыше 50 страниц – 6 рабочих дней.

    Начало исчисления срока согласования зависит от вида маршрута согласования:

    • при параллельном маршруте согласования срок согласования исчисляется для всех согласующих с момента направления проекта документа;
    • при последовательном маршруте согласования срок согласования исчисляется отдельно для каждого согласующего с момента направления ему проекта документа;
    • при комбинированном (параллельно-последовательном) маршруте согласования срок согласования исчисляется отдельно для каждой очереди7 согласования с момента направления проекта документа согласующим, включенным в данную очередь.

    В локальном нормативном акте организации могут быть приведены исключения из правила определения сроков согласования, связанные, например, с «наполнением» проекта документа. Так, в локальном нормативном акте Госкорпорации «Росатом» установлено, что срок проектов документов, созданных во исполнение поручений Президента РФ, Правительства РФ, других государственных органов, может быть сокращен.

    Маршрут движения проекта документа, включая срок согласования, указывается в ЕОСДО при создании проекта. Когда проект документа поступает согласующему, он видит период времени, который отведен ему на согласование. Согласующий может согласовать проект документа раньше установленного срока. После внесения согласующим визы в ЕОСДО (или всеми согласующими, включенными в одну очередь) проект документа автоматически переходит на следующую очередь согласования, а при отсутствии следующей очереди согласования направляется на подписание8.

    В ЕОСДО, кроме срока согласования, также автоматически фиксируется время ввода визы в систему. На основании этих данных можно построить отчеты, позволяющие контролировать соблюдение сроков согласования.

    Отметим, что определение сроков согласования в зависимости от объема проекта документа – это «ноу-хау» нашей корпорации, т.к. подобный подход мы не встречали ни в нормативно-методических документах, ни в учебных пособиях по делопроизводству. Однако в настоящее время во многих СЭД срок согласования проектов документов может задаваться в зависимости от объема проекта. С точки зрения авторов статьи, использование данного решения позволит более эффективно осуществлять согласование, оптимизировав сроки его проведения.

    Вы тоже можете использовать в своей СЭД данное решение. Для этого нужно определить и указать в локальном нормативном акте сроки согласования и соответствующие им объемы проектов документов, а также при необходимости произвести донастройки СЭД.

    Протокол разногласий к проекту документа

    Теперь поделимся с вами другой нашей идеей, которую мы уже успешно обкатали у себя на практике. Она пригодится при наличии неурегулированных замечаний к проекту документа (например, когда замечание согласующего противоречит мнению исполнителя или замечания двух согласующих невозможно учесть одновременно, и никто из участников процесса согласования не готов менять свою позицию). Что делать тогда?

    Одним из вариантов решения данной проблемы является подготовка и подписание протокола разногласий к проекту документа9. У нас, в Госкорпорации «Росатом», его составляет исполнитель в случае появления неурегулированных замечаний к проекту документа.

    Унифицированной формы протокола разногласий не существует: форма протокола разногласий не закреплена в нормативных актах или методических документах, посвященных делопроизводству. Соответственно, организация может разработать удобную ей форму протокола разногласий (образец оформления протокола, который используем мы в Госкорпорации «Росатом», показан в Примере 2).

    Пример 2. Протокол разногласий к проекту организационно-распорядительного документа (пример создан специально для статьи и не содержит данных Госкорпорации «Росатом»).

    В ЕОСДО сформированный протокол разногласий прикладывается к проекту документа. Протокол разногласий подписывается руководителями, имеющими неурегулированные замечания к проекту документа. Процесс создания и подписания протокола разногласий полностью автоматизирован в ЕОСДО и связан с процессом согласования «основного» проекта документа. На период создания и подписания протокола разногласий согласование «основного» проекта документа приостанавливается, а после подписания протокола разногласий «основной» проект документа вместе с протоколом разногласий автоматически направляется на следующую очередь согласования в соответствии с маршрутом согласования, в случае отсутствия следующей очереди согласования – на подписание.

    Что это дает? Во-первых, протокол разногласий помогает при наличии неурегулированных замечаний к проекту документа продолжать согласование и не останавливать процесс подготовки документа. Во-вторых, все последующие согласующие лица могут ознакомиться с различными точками зрения и их аргументацией. В-третьих, все это видит и руководитель, подписывающий документ; именно он принимает решение о том, как должен быть изложен пункт или абзац документа, по которому имеются неурегулированные замечания.

    * * *

    В заключении статьи приведем некоторые формулировки требований, которые связаны с «работой» согласующих и которые можно использовать при разработке локального нормативного акта:

    Пример 3. Возможные формулировки требований, которые полезно включить в документ организации, регламентирующий согласование

    Согласующий анализирует направленный ему проект документа в полном объеме и принимает решение о результате согласования в пределах своего направления деятельности и функциональных обязанностей в течение срока, установленного в маршруте согласования.

    Согласующий имеет право запросить экспертную оценку проекта документа у любого работника организации, находящегося в его подчинении, в срок, не превышающий установленного в маршруте срока согласования проекта документа.

    По результатам анализа проекта документа согласующий принимает одно из следующих решений:

    • согласовать проект документа;
    • отклонить проект документа.

    Результат внутреннего согласования оформляется визой согласования в системе электронного документооборота (СЭД).

    В случае отклонения проекта документа согласующий обязан указать причину отклонения и точно сформулированные замечания в карточке документа в СЭД.

    При формировании замечаний к проекту документа согласующий должен придерживаться следующих формулировок:

    • при внесении изменений в текст проекта документа указать: «В связи (изложение причины внесения изменения) текст пункта … изложить в следующей редакции: (изложение новой редакции)»;
    • при исключении отдельных частей (пунктов, подпунктов) из проекта документа указать: «В связи (изложение причины исключения) исключить пункт (абзац) ...»;
    • при добавлении отдельных частей в проект документа указать: «В связи с (изложение причины дополнения) дополнить пункт … подпунктом (абзацем) ... следующего содержания: (текст дополнения)».

    Допускается формулировать замечания к проекту документа в целом при отсутствии целесообразности издания документа предложенного содержания, необходимости изменения наименования вида документа или его структуры, а также в иных случаях, когда замечание нельзя связать с конкретным разделом или пунктом проекта документа.

    При согласовании очередной версии проекта документа (повторном согласовании) согласующий может сформулировать замечания исключительно к измененному тексту проекта документа.

    В случае отклонения проекта документа с замечаниями, сформулированными не в соответствии с вышеизложенными требованиями, решение об отклонении проекта документа может быть отозвано по согласованию с руководителем службы документационного обеспечения управления в срок, не превышающий одного рабочего дня с момента проставления визы. При этом проект документа повторно направляется на согласование работнику, чья виза была отозвана».

    Итак, в данной статье мы рассмотрели несколько новых решений, используемых в Госкорпорации «Росатом» и связанных с согласованием проектов организационно-распорядительных документов. Надеемся, что они пригодятся и вам.

    Сноски 9

    1. В рамках данной статьи предлагаем остановиться только на внутреннем согласовании. Вернуться назад
    2. Согласующий – работник (руководитель), осуществляющий согласование проекта документа. Вернуться назад
    3. Исполнителем в статье будем называть работника, осуществляющего подготовку и оформление проекта документа, а также его доработку по замечаниям согласующих лиц. Вернуться назад
    4. Статья написана в августе 2012 года, и данный раздел статьи описывает маршрут согласования, действовавший на тот момент. Но работа над этим аспектом согласования в Госкорпорации «Росатом» продолжается, в т.ч. оптимизируются требования к составу очередей согласования для проектов организационно-распорядительных документов и составу согласующих, включаемых в очереди. Вернуться назад
    5. По сравнению с согласующими, указанными в очереди с типом «Согласование». Вернуться назад
    6. Например, один проект приказа может не иметь приложений и быть оформлен всего на одном листе, а другой проект приказа может содержать приложения более чем на 50 листах. Вернуться назад
    7. О том, что такое очередь согласования, рассказано в предыдущем разделе статьи. Вернуться назад
    8. При наличии замечаний проект документа поступает на доработку исполнителю. Вернуться назад
    9. Примечание редакции: такие виды документов, как протокол разногласий и протокол урегулирования разногласий, широко используются в договорной работе при согласовании сторонами условий заключаемого договора, когда сразу не получается договориться о формулировках, которые бы устроили все стороны. Использование данного способа фиксации разногласий и аргументов сторон при согласовании проекта организационно-распорядительного документа мы встречаем впервые в практике работы Госкорпорации «Росатом». Вернуться назад
    Оценить статью
    s
    В избранное

    Выбери свой вариант доступа

    Получать бесплатные
    статьи на e-mail
    Подписаться на
    журнал на почте
    Подписаться на
    журнал сейчас

    Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
    Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

    • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
    • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

    А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

    Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

    Комментарии 0

    Рекомендовано для вас

    Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

    Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

    Как принимать заявления работников

    Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

    Разбиваем дело на тома

    При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

    Как направить документы своему работнику по почте

    Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

    Сколько дней отводится для ответа на обращение?

    Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

    Порядок разработки номенклатуры дел

    В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

    Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

    По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

    Обработка входящей корреспонденции

    Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.