Top.Mail.Ru

Подотчетные деньги: получаем, тратим, отчитываемся

Как оформить получение денег под отчет: какие документы для этого составляют и что недавно изменилось в этом вопросе? Как тратить деньги, полученные под отчет на карточку? Как составить авансовый отчет и что к нему приложить? Когда нужно успеть отчитаться и что будет в случае нарушения срока?

Под подотчетными средствами, как правило, понимаются деньги, выдаваемые на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации. Таковыми могут быть: приобретение хозяйственных, канцелярских принадлежностей, горючих и смазочных материалов (ГСМ), оплата командировочных, а также представительских расходов и т.д.

Если обратиться к Положению о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее – Положение), то видно, что подотчетными лицами могут являться только сотрудники (работники) предприятия на постоянной основе, в том числе на условиях совместительства (п. 4.4 Положения).

Итак, подотчетные лица – это работники организации, которым выдаются денежные средства, в том числе из кассы, с условием предоставления отчета об их использовании.

Порядок выдачи под отчет...

...наличных денежных средств

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером (п. 4.4 Положения). В нем указывается основание для его оформления. В данном случае таковым является заявление в произвольной форме подотчетного лица на выдачу необходимой суммы. Рассмотрев заявление, руководитель должен поставить на нем свою резолюцию:

  • написать, сколько и на какой срок выдать наличные деньги;
  • поставить свою подпись и дату.

Только при наличии такого документа кассир имеет право выдать деньги. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Возникает вопрос: может ли кто-то другой, кроме руководителя, разрешить выдачу денежных средств под отчет? Руководитель предприятия может своим приказом (и доверенностью) передать полномочия по подписанию подобных заявлений кому-то из подчиненных. Ведь, как предусмотрено п. 1.2 Положения, под «руководителем» понимаются также и уполномоченные им лица.

Заявление на выдачу денег подотчетному лицу составляется в произвольной форме. Чтобы упорядочить такую работу, в организации целесообразно утвердить типовую форму подобного заявления. Образец данного документа мы привели в Примере 1.

Пример 1. Заявление на получение денег под отчет

На практике организации сталкивались с ситуацией, когда инспекторы при проверке кассовой дисциплины требовали предъявить приказ об установлении подотчетных лиц, размеров подотчетных сумм и сроков отчета по ним.

Дело в том, что согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40 (далее – Порядок № 40), было установлено, что организация должна выдавать наличные деньги под отчет в размерах и на сроки, определенные ее руководителем. Вот почему считалось, что руководитель организации должен был издать приказ с указанием подотчетных лиц, имеющих право расходовать подотчетные средства, со сроками и суммами их выдачи (его образец показан в Примере 2).

Пример 2. Приказ об определении круга подотчетных лиц, срока и размера выдаваемых им сумм под отчет

Кроме того, ссылаясь на положения Порядка № 40, налоговое ведомство дало следующие разъяснения: при отсутствии такого приказа можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм в организации не установлен, следовательно, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах 1 рабочего дня (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Но Порядок № 40 утратил силу с 01.01.2012 в соответствии с Указанием Банка России от 13.12.2011 № 2750-У «О признании утратившими силу отдельных нормативных актов Банка России». С 01.01.2012 вместо него действует Положение (то самое, с которого мы начали эту статью). Поэтому сейчас приказ о назначении подотчетных лиц, предельных для них сумм выдачи и сроков уже не является обязательным, хотя во многих организациях привыкли его издавать, считая удобным регулировать данный вопрос в целом. Но при проверке представители контролирующих органов для подтверждения расходов подотчетных сумм попросят предъявить заявление.

Мы говорили о выдаче денежных средств под отчет в привычной всем наличной форме. А теперь попробуем разобраться, можно ли выдать деньги под отчет в безналичной форме. Ведь зачастую организации удобнее оплачивать товары и услуги «безналом».

... безналичных денег

При осуществлении безналичных расчетов допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо, а также расчеты в иных формах через банки, кредитные организации, где у организации открыты...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли ламинировать документы?

Прямого запрета ламинировать документ (запаивать в пленку) в законодательстве нет. Но вы рискуете при этом лишить его юридической силы! Во-первых, рассматриваем судебную практику, которая показывает, в чем проявляется ущербность заламинированного документа и когда она возникает. Во-вторых, нотариусы обычно отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Отдельно рассматриваем ситуацию с дипломами об образовании, подсказывая, как можно сгладить последствия допущенной оплошности в случае их ламинирования.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?