Грамотно спланированная переговорная, или У себя и стены помогают

Манипулирование пространством переговорной

Каким образом сформировать переговорную зону, чтобы максимально эффективно добиваться желаемого результата? Пословицу «дома и стены помогают» вы слышали многократно, но не всегда задумывались, какой именно смысл вкладывается в эту фразу. Люди с давних времен обратили внимание, что грамотно продуманное и сформированное пространство влияет на результативность и качество жизни.

Первое, с чего стоит начать при создании переговорной зоны вашего офиса, это задуматься над тем, с кем именно вам в основном приходится общаться в сфере бизнеса. Приходя к вам, клиент, еще не общаясь, должен понимать, на уровне свойственных ему стереотипов, что он пришел именно в то место, где смогут максимально результативно помочь ему в исполнении его желания. Задумайтесь, у каждого из нас есть представление о том, как выглядит хорошая прачечная, офис надежного банка, риэлтерской конторы или креативного архитектурного бюро. И в крупных компаниях есть целые отделы, занимающиеся брендингом помещений, где каждая деталь интерьера мотивирует клиента принять определенное решение. Каким образом им это удается?

Опытные бренд-дизайнеры и психоэргономисты, используя передовые методики, изучая формирование стереотипности мышления у людей, грамотно манипулируют нашим подсознанием и запускают определенные модели поведения. Давайте пошагово пройдемся по тем моментам, на которые непременно стоит обратить внимание, чтобы максимально повысить лояльность ваших клиентов и контрагентов к вашей компании и тем самым увеличить результативность переговоров минимум на 18%.

Осознайте стереотип ожиданий

Что именно человек ожидает увидеть, когда приходит к вам, какие среднестатистические представления есть у него именно о вашей сфере деятельности, а соответственно, о надлежащем внешнем виде офиса или конторы?

Осознайте наиболее часто встречаемый формат проводимых вами переговоров. Переговорные комнаты можно разделить на 2 группы:

• для жестких переговоров, в рамках которых вам необходимо давить и жестко формировать свои позиции, и
• переговорные комнаты продаж, в которых клиент ощущал бы себя комфортно, безопасно и... благодушно настроенным на покупку.

«Жесткая» переговорная

Приведем несколько приемов, как можно добиться эффективного использования пространства при создании переговорных первого порядка – для жесткого взаимодействия:

• Обустраивайте переговорную комнату так, чтобы контрагент всегда сидел спиной к входной двери. Человеческое подсознание воспринимает дверь за спиной как опасность, соответственно, оппонент будет чувствовать себя неуютно, напряженно, что многократно снизит его внимание.
• Ваша сторона должна располагаться спиной к окну, а противоположная – лицом. Пусть вся мимика оппонента будет перед вами как на ладони, а вот видеть ваше выражение, за счет контраста света, ему будет сложнее. Так ваши эмоции для него будут плохо уловимы.
• Поставьте перед «гостем» календарь или фотографию с видом далеких островов или дивных красот. Отвлекайте его сознание нелепой иллюзией и желанием быть в другом месте.
• Отрегулируйте высоту стула оппонента так, чтобы он был излишне поднят или, наоборот, занижен. Это создаст дискомфорт позы. Согласитесь, что говорить уверенно и доказывать свою правоту в неудобной позе сложнее.
• Скрип двери в момент, когда собеседник говорит, может сбить его.
• Температура в переговорных подобного типа должна существенно отличаться от климата всего офиса в целом, создавая легкий дискомфорт и желание максимально быстро покинуть данное помещение даже в ущерб своим интересам. Это активно используют бюро крупных фирм, работающие с жалобами населения. Вам мило предложат заполнить бланк, но введут в такое ощущение депрессии и безысходности, что ваше подсознание будет вопить всеми фибрами о необходимости убраться отсюда даже в ущерб своим интересам. А мысль о том, чтобы повторно сюда вернуться и настоять на своем, клиенту уже не понравится.
• Цвет стен переговорной первого порядка должен быть скучного непривлекательного серого или сумрачного цвета.
• За спиной человека желательно повесить часы. Периодически на них поглядывая, вы создадите у оппонента чувство неловкости, и он начнет сбиваться и терять нить разговора.

А что делать, если вы сами попали в такую «жесткую» переговорную? Если подозреваете, что неудобное помещение выбрано намеренно, чтобы вы стремились быстрее закончить переговоры и были готовы уступить по первому требованию, то прежде всего нужно понять причины неприятных ощущений, обсудить ваши предложения с другой стороной. Не стесняйтесь! Скажите, что вам неудобно. Предложите устроить перерыв, перейти в более удобное помещение или условьтесь о переносе встречи на другое время.

«Добрая» переговорная

А вот примеры того, каким образом создать переговорную, в которой клиент / контрагент будет максимально к вам лоялен. Здесь используются иные приемы и законы. Вот каким образом вы можете поиграть с сознанием приглашенных лиц:

• Не экономьте на системе кондиционирования.
  Представьте: вы вошли и ощутили комфортный и свежий бриз. Дыхание – мощная система манипулирования, работающая вне всякого анализа. Свежий и влажный воздух, дающий вам возможность дышать всей грудью, поистине творит чудеса, многократно повышая ваш рейтинг в глазах клиента!
• Цвет стен в таких переговорных стоит сделать теплых и позитивных тонов. Освещение должно быть достаточным, но мягким... и ни в коем случае не в белом спектре.
• Когда вы пригласили гостей в переговорную комнату, предложите им чай и ароматные печенья (с ароматом детской мечты и ванили). Таким образом вы запускаете механизм обмена, а еще лучше – подарите им что-либо, чтобы они унесли это с собой. Взяв от вас любую мелочь, человек становится обязанным.
• Устройте гостя так, чтобы ему было комфортно и безопасно. Если в предыдущей жесткой переговорной вы усаживали гостя спиной к двери, то в этом варианте создайте ему зону комфорта – посадите в уголок, чтобы он мог наблюдать и контролировать пространство.
• Ненавязчивые прокручиваемые ролики с животными или легкая еле слышная музыка еще больше расслабят посетителя и снизят его бдительность. Идеальным вариантом будет, если музыкальный такт совпадет с ритмом сердцебиения.
• Все поверхности, которых касается посетитель, должны быть приятны на ощупь – обивка кресел, напольное покрытие и даже поверхности ручки и визитной карточки.

Краткое описание цветовых ассоциаций

Перечислим цвета и дадим характеристику, как, будучи основным цветом переговорного пространства, они воздействуют на людей:

• Красный – теплый и раздражающий, стимулирует работу мозга, улучшает настроение. Цвет лидерства, мужской цвет, возбуждающе действует на нервную систему, ассоциируется с опасностью, силой, скоростью, страстью. Он меньше всего подходит для переговорных комнат! Несмотря на то, что повышает работоспособность, красный быстро утомляет, провоцируя вспыльчивость и агрессию.
• Голубой, синий цвета создают прохладное окружение. Синий ассоциируется с надежностью, вызывает доверие. При восприятии голубого цвета время сильно недооценивается. Под его воздействием у человека уменьшается уровень тревожности, снижается напряжение. Голубой цвет вызывает ощущение благополучия и ассоциируется с постоянством. Он способствует доверительному общению и хорошему усвоению информации, поэтому его можно использовать при оформлении комнаты переговоров.
• Зеленый цвет успокаивает нервную систему, благоприятствует концентрации внимания. Зеленый является тихим и успокаивающим. Ассоциируется с природой, новшествами, ростом и изобилием.
  Влияние зеленого цвета может быть разным в зависимости от того, какие оттенки в нем преобладают. Так, если в зеленом доминирует синий цвет, то он успокаивает и расслабляет, а если желтый, то возбуждает. Зеленый считается нейтральным цветом и может использоваться с цветами как теплой, так и холодной гаммы.
  Желто-зеленый создает впечатление благополучия и оптимизма. Сочный зеленый цвет ассоциируется с природной свежестью, обновлением и молодостью, а потому идеален для недорогих кафе и отделов магазинов, предлагающих фрукты и овощи.
  Глубокий изумрудный оттенок говорит о роскоши и подходит для дорогих магазинов, солидных офисов и приемных. К тому же зеленый цвет не вызывает усталости глаз и снижает боль, что сделало его популярным в сфере медицинских услуг.
• Оранжевый – самый динамичный, молодежный и веселый цвет. Стимулирует чувства и ускоряет сердцебиение, обостряет восприятие и способствует разрешению сложных ситуаций, задач и проблем. Жизнерадостный и импровизационный. Вызывает возбуждение менее сильное, чем от красного, поэтому более приятен. Оранжевый – игривый цвет. Наравне с красным он вызывает прилив энергии и улучшает аппетит. Он лучше работает в качестве акцентного, а не основного цвета. Его переизбыток в пространстве раздражает.
  Пастельные оттенки оранжевого ассоциируются со здоровьем, красотой, золотистым загаром и отдыхом, поэтому они так часто используются в оформлении магазинов для женщин и салонов красоты.
• Желтый – жизнерадостный цвет, способствует решению задач и проблем. Желтый цвет стимулирует работу мозга, вызывает возбуждающее напряжение, требующее разрядки. Он ассоциируется со счастьем, приветливостью, светом и теплотой. Желтый цвет улавливается глазом самым первым. Он активизирует зрение и вызывает радостное настроение, а потому лучше других цветов привлекает внимание. Его можно использовать для анонса акций и специальных предложений. К тому же текст на желтом фоне наиболее удобен для восприятия.
  Яркие и теплые цвета привлекают людей среднего достатка. А сочетание желтого и красного цветов покупатели связывают с доступными ценами.
  Желтый оживляет воображение, способствует принятию новых идей и ассоциируется с чем-то интересным. А в сочетании с зеленым или синим он отлично подходит для оформления рабочего пространства дизайнеров, копирайтеров и рекламистов.
• Фиолетовый цвет любят люди с неустойчивым характером. Он действует на сердце и кровеносные сосуды, а также на психику. Его еще называют «цветом женского одиночества». При этом он считается королевским цветом, духовным, связанным с достоинством.
  Насыщенные оттенки фиолетового снижают активность, подавляют аппетит и больше подходят для медитации, чем для ведения бизнеса. А сочетание фиолетового с оранжевым наводит на грустные размышления о бренности бытия.
• Коричневый – цвет консервативных людей, не желающих ничего менять. Земля, очаг, дом, надежность, удобство, выносливость, устойчивость – вот с чем он ассоциируется. Несмотря на то, что коричневый цвет вселяет спокойствие, его избыток в интерьере может навевать мрачные мысли, а потому он нуждается в ярких цветовых акцентах. В рабочем пространстве темные оттенки коричневого утомляют и снижают работоспособность.
• Розовый – мягкий, сладкий, ассоциируется с питанием и защитой. Он не для переговоров.
• Черный – искушенность, изящность, соблазнительность, тайна. Его лучше всего использовать в качестве акцента, подчеркивающего основные цвета. Несмотря на всю свою притягательность и изысканность, этот цвет создает ощущение замкнутости и отсутствия воздуха, особенно в помещениях, где в черный окрашены потолок или стены.
• Золото – престиж, «дорогой» цвет, но только в отделке.
• Серебро (серый) – престиж, холод, «научный» цвет. Светло-серый цвет хорошо подходит для организации стабильной работы. Правда, серые офисные стены не располагают к тому, чтобы в них долго задерживаться. Поэтому однообразный серый следует оживлять яркими цветами.

Основной цвет – это не всегда тот, которым окрашены стены, это еще цвет основных элементов дизайна, «заполняющих» собою пространство. Основных цветов может быть два, но не более, если вы хотите, чтобы пространство воспринималось гармонично.

Встречайте и провожайте... красиво

Китайская пословица гласит: «Человеку без улыбчивого лица не стоит открывать магазин». Встречайте клиента с радостью и максимально вежливо, даже если он приехал для того, чтобы отобрать у вас бизнес. Это в любом случае повысит ваш имидж в его глазах.

Первым представляется принимающая сторона и представляет (по убывающей) членов своей команды. Затем то же самое делает руководитель гостей. Если вы не расслышали имя партнера, необходимо вручить ему свою визитку. В ответ партнер вручит свою. Или просто переспросить, ничего зазорного в этом нет. За интерес к своей персоне не осуждают.

Окончание разговора – важнейший элемент коммуникативной тактики. На конец разговора следует оставлять побуждения к неким действиям – просьбы, приказы, предложения.

Чувство меры должно помочь вам вовремя остановиться. Уловив первую готовность собеседника к окончанию разговора, появление у него ощущения ясности и достаточности, следует проявить инициативу в мягком завершении разговора и воспользоваться ею для краткого резюмирования: «Мы обсудили...», «Мы договорились...», «Далее мы с вами делаем следующее...», «Наша встреча состоится после того, как мы созвонимся в пятницу 14-го».

Прощайтесь четко и вежливо, смотрите прямо в глаза, вне зависимости от исхода переговоров. Всегда провожайте гостя до дверей (это может сделать тот, кто ведет переговоры, либо сотрудник рангом пониже).