Продолжаем цикл статей, посвященных ежегодному очередному оплачиваемому отпуску. На этот раз рассмотрим порядок предоставления отдыха за второй и последующие годы работы. Какие документы необходимо составить, в какие сроки, как ознакомить с ними работника, когда можно предоставить сам отпуск, как его перенести, как отозвать сотрудника с отдыха и пр.
Продолжим разговор, начатый в прошлом номере журнала об отпусках за первый год работы у работодателя. Теперь нам предстоит разобраться в том, как оформляется отпуск за второй и последующие годы работы. Вы узнаете, как составить все необходимые документы. Должное внимание мы уделим графику отпусков, извещению работника о начале его отпуска, приказам. Остановимся на вопросах документального оформления перенесения отпуска, его продления и отзыва сотрудника из отпуска.
После отработки первого года отпуск предоставляется в любое время, в т.ч. авансом. Главное, чтобы отпуск не оформлялся ранее наступления того рабочего года, за который он полагается.
В отпуск – по графику
В целях упорядочения предоставления ежегодного времени отдыха работающим по трудовому договору законодательство предусматривает, что очередность отпусков устанавливается специальным документом, который в обязательном порядке должен быть в любой организации, использующей наемный труд, – графиком отпусков. Причем закон предписывает утверждать данный график не позднее чем за 2 недели до наступления каждого календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
График отпусков на 2013 год должен был утверждаться не позднее 17.12.2012.
Если новый сотрудник поступил на работу в конце года, то работодатель может отразить и его отпуск в графике на следующий календарный год.
Сколько и когда «гуляем»?
О том, в каких документах устанавливается продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска и сколько она может составлять, мы говорили в прошлом номере. Сейчас обратим внимание на следующее. Так как отпуск исчисляется по ТК РФ в календарных днях, обычные выходные дни (суббота и воскресенье) в число календарных дней отпуска включаются всегда. А вот если на период ежегодного основного отпуска попадут нерабочие праздничные дни 1, то они в число календарных дней отпуска войти не должны (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).
Ведущему специалисту отдела кадров Карееву П.О. за второй рабочий год с 29.07.2012 по 28.07.2013 в ЗАО «Торговый дом «МИР» полагается ежегодный основной оплачиваемый отпуск минимальной продолжительности – 28 календарных дней. Кареев П.О. выразил желание отгулять весь отпуск с 03.06.2013, и работодатель согласился предоставить отпуск в июне 2013 года.
Однако согласно ч. 1 ст. 120 ТК РФ 12 июня празднуется День России. Поэтому Кареев П.О. может рассчитывать на отпуск продолжительностью 28 календарных дней, в который не будет включен нерабочий праздничный день 12 июня 2013 года, поэтому период отпуска в графике отпусков на 2013 год должен быть указан с 03.06.2013 по 01.07.2013. Эти же временные рамки следует зафиксировать в приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается не только время фактической работы сотрудника у данного работодателя с момента его приема на работу 2, но и, например:
- время ранее отгулянного ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные и выходные дни, другие дни отдыха, а также иное время, когда работник хоть фактически и не работал, но за ним было сохранено место работы (должность);
- время так называемого «вынужденного прогула», которое бывает при восстановлении на прежней работе незаконно уволенного или отстраненного от работы, а также период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, но только в части, не превышающей 14 календарных дней в течение рабочего года (ч. 1 ст. 121 ТК РФ).
В ТК РФ (ч. 2 ст. 121) прямо установлены и периоды, которые не должны включаться в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск:
- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Пожелания работников
Выявление пожеланий работников является важным элементом подготовки графика отпусков. В целях оптимизации процесса сбора информации рекомендуем в небольших компаниях предлагать сотрудникам заполнять бланк заявления о том, в какое время они хотели бы получить отпуск (его образец приведен в Примере 2), либо заполнять специально подготовленные для этой цели опросные листы (см. Пример 3). В организациях с большим числом работающих по найму можно посоветовать составление отдельных планов отпусков по структурным подразделениям (как это показано в Примере 4).
Пример 2. Заявление о планируемом отпуске с визами согласования и резолюцией
Пример 3. Опросный лист о планируемом отпуске
Пример 4. План отпусков по конкретному подразделению