Каждый бухгалтер знает, что при наличии в листке нетрудоспособности ошибок Фонд социального страхования откажется оплачивать расходы на выплату пособия. Посмотрим, какие разделы документа следует изучить при приеме документа от работника, а также как правильно заполнить оставшиеся разделы.
Листок нетрудоспособности с каждым годом становится все более сложным документом и вызывает у бухгалтеров больше вопросов. Очень важно не только самому правильно внести записи в ту часть, которая заполняется работодателем, но и проверить правильность оформления соответствующего раздела медицинской организацией, когда вы принимаете больничный лист от работника. Ведь в случае наличия ошибок Фонд социального страхования откажется оплачивать расходы по данному документу.
Листок нетрудоспособности
Документом, удостоверяющим временную нетрудоспособность и подтверждающим освобождение от работы, является листок нетрудоспособности. На это указано в ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и в п. 17 письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956.
Форма листка нетрудоспособности утверждена приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности».
Порядок выдачи листков нетрудоспособности прописан в приказе Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности» (далее – Порядок).
Листок нетрудоспособности выдается в следующих случаях:
- при временной потери трудоспособности;
- на период долечивания в санаторно-курортных учреждениях;
- при необходимости ухода за больным членом семьи;
- на период карантина;
- на время протезирования в условиях стационара;
- на период отпуска по беременности и родам (а также при усыновлении ребенка в возрасте до трех месяцев).
В общем случае выдачу листков нетрудоспособности осуществляют лица, имеющие лицензию на медицинскую деятельность, включая работы/услуги по экспертизе временной нетрудоспособности (п. 2 Порядка). Из этого правила есть и исключения. К примеру, не выдают больничные работники организаций скорой медицинской помощи, станций переливания крови, приемных отделений больниц и т.д. (п. 3 Порядка).
Заполняем бланк
Листок нетрудоспособности состоит из трех разделов:
- «Заполняется врачом медицинской организации»;
- «Заполняется работодателем»;
- корешок бланка – «Заполняется врачом и остается в медицинской организации».
Все записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств (абз. 1 п. 56 и абз. 1 п. 65 Порядка). Работники Фонда допускают возможность заполнения одного бланка смешанным способом – рукописным и с использованием принтера1. Специалисты Ульяновского отделения ФСС РФ также согласны с комбинированным методом заполнения листка нетрудоспособности, отмечая при этом недопустимость заполнения одной строки печатным шрифтом и вручную2.
Еще один важный момент: все записи в листке нетрудоспособности выполняют чернилами черного цвета (абз. 1 п. 56 и абз. 1 п. 65 Порядка). Отказ от синего цвета чернил обусловлен тем, что одна из степеней защиты бланка – волокна синего цвета. При сканировании синие чернила будут сливаться с волокнами, что затруднит распознавание документа3.
Допускается использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки. Не получится воспользоваться шариковой ручкой (абз. 1 п. 56 и абз. 1 п. 65 Порядка).
Все записи осуществляются в специально отведенных ячейках, начиная с первой ячейки; они не должны заходить за пределы границ ячеек (абз. 2 п. 56 и абз. 2 п. 65 Порядка).
Если же говорить о печати работодателя и медицинской организации, то законодательство не устанавливает каких-либо требований к их форме и тексту оттиска (за исключением печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации). Допускается в локальном нормативном акте самостоятельно определить количество печатей и порядок их использования (п. 2 письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956). Печати могут выступать за пределы специально отведенного места, но не должны попадать на ячейки информационного поля бланка листка нетрудоспособности (абз. 3 п. 56 и абз. 3 п. 65 Порядка). Если печать все же попала на ячейки информационного поля, то она не должна препятствовать распознаванию символов, указанных в этих ячейках4.