• Журнал «Налоговый учет для бухгалтера» август 2013
  • Рубрика Работа с договорами

Заключение договоров через Интернет: возможности и ограничения

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 14767 просмотров
Многие бухгалтеры выступают против подписания договоров в электронном виде, несмотря на то что Гражданский кодекс РФ разрешает это делать. Вместе с тем большая часть доводов компаний, которые еще не практикуют заключение договоров в электронном виде, скорее, из области опасений. Большинство договоров сегодня может быть заключено в электронном виде, и нет реальных оснований отказываться от столь простого и быстрого способа совершения сделок.


Заключать договоры в электронном виде, получать все необходимые закрывающие документы через Интернет – перспектива заманчивая, но многими она воспринимается как фантастика. Давайте разберемся, какие ограничения и риски, связанные с заключением договоров в электронной форме, существуют реально, а какие надуманы.

Когда можно и когда нельзя заключать договор в электронном виде

В общем случае Гражданский кодекс РФ (далее – ГК РФ) не запрещает заключать договоры в электронном виде, подписывая их электронной подписью вместо подписи собственноручной, если стороны об этом договорились.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Пункт 2 ст. 160 ГК РФ

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Однако есть виды договоров, на которые это общее правило не распространяется. Это случаи, когда договор должен заключаться на бумаге, чтобы быть представленным в регистрирующий орган, либо в соответствии с законом подлежит обязательному нотариальному удостоверению. В частности, это договоры:

  • купли-продажи недвижимости;
  • аренды зданий на срок более одного года;
  • об отчуждении исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности, которые были зарегистрированы в Роспатенте;
  • ренты;
  • предусматривающие отчуждение недвижимого имущества под выплату ренты;
  • залога недвижимости (ипотеки);
  • перевода долга по нотариально удостоверенной сделке;
  • уступки требования, которое основано на нотариально удостоверенной сделке.

Сюда же относятся и другие договоры, которые должны удостоверяться нотариально. Например, это требование касается договора об отчуждении части доли или доли в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью: такие договоры должны заверяться нотариально и передаваться в ИФНС, и электронным документом здесь не обойтись.

Если стороны соглашением предусмотрели, что договор должен быть нотариально удостоверен, возможность совершить сделку в электронном виде также отсутствует, причем даже в том случае, когда в соответствии с законом нотариального удостоверения сделки не требовалось.

Не обойтись без бумажного экземпляра договора и в том случае, если он заключается с дистанционным работником. С одной стороны, Трудовой кодекс РФ (далее – ТК РФ) оговаривает, что заключение договора возможно в электронном виде с использованием электронной подписи (а именно – квалифицированной электронной подписи).

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Часть 4 ст. 312.1 ТК РФ

В случае, если настоящей главой предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Часть 1 ст. 312.2 ТК РФ

Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами. При этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя.

С другой стороны, в ТК РФ однозначно сказано, что в случае заключения договора с дистанционным работником в электронном виде работодатель обязан направить ему надлежащим образом оформленный экземпляр договора на бумажном носителе.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Часть 2 ст. 312.2 ТК РФ

В случае, если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Когда договор нужно заключать только в электронном виде

Законодательство на данный момент предусматривает по крайней мере один случай, когда договор можно заключать только в электронной форме. Речь идет о договорах, заключаемых на электронных торговых площадках госзаказа по результатам открытых аукционов в электронной форме. Так, в п. 1 ст. 41.12 Федерального закона от 21.06.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» указано, что по результатам открытого аукциона в электронной форме контракт заключается с победителем открытого аукциона в электронной форме.

Если заказ размещен иным способом (например, путем запроса котировок), то договор может быть заключен как в электронном виде, так и на бумаге: в законе это не оговаривается.

Единственное ограничение связано с необходимостью представить копию договора по госзаказу в Федеральное казначейство. До 2011 г. сделать это можно было только на бумаге, однако сейчас Казначейство принимает и электронные договоры. Не исключено, конечно, что бухгалтерия одного из контрагентов потребует бумажную копию договора, однако это не препятствует тому, чтобы составить оригинал договора в электронном виде.

То же самое касается и других видов торгов, будь то коммерческие торги или аукционы по реализации имущества банкротов: закон не обязывает участников сделки заключать контракт в электронной форме, но и не препятствует этому.

Некоторые компании с небольшим документооборотом заключают электронные договоры только по открытым электронным аукционам, как того требует закон. По остальным же сделкам договоры подписываются на бумаге. Например, так действует отдел продаж ЗАО «Станкозавод Седин».

Мнение
СвернутьПоказать
Алексей Мальцев, представитель ЗАО «Станкозавод Седин»

У нас нет массового документооборота по договорам. Мы заключаем 10–20 сделок в год, но все они объемные и по суммам, и по времени исполнения. Поэтому у нас нет острой необходимости заключать все договоры в электронном виде.

Что нужно сделать, чтобы начать заключать договоры в электронном виде

Прежде чем начать заключать договоры и обмениваться соответствующими документами в электронном виде, контрагентам нужно договориться о двух моментах. Во-первых, о способе обмена документами (на бумаге или в электронном виде). Соглашение об этом может быть заключено как письменно, так и устно. Во-вторых, о типе электронной подписи, которой будут заверяться электронные документы.

Напомним, что согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ) выделяются три вида электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Они отличаются по надежности и сложности получения.

Если участники документооборота договорились об использовании квалифицированной электронной подписи, то никаких дополнительных соглашений, где бы это оговаривалось, им заключать не нужно. Это связано с тем, что условия признания квалифицированной электронной подписи описаны в Законе № 63-ФЗ.

Если же контрагенты договорились, что будут использовать простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись, им придется заключить соглашение сторон, подписанное собственноручно, которое будет содержать описание условий признания такой подписи.

Методологические ограничения

Заключение договоров в электронном виде при большом документообороте целесообразно в тех случаях, когда и все закрывающие документы по сделке тоже передаются в электронном виде. Формально с 23 мая 2012 г., когда легитимными стали электронные счета-фактуры, законодательных препятствий для полного электронного оформления сделки не осталось. Однако многих бухгалтеров останавливает, что с электронными документами на практике все будет не так просто, как с привычными бумажными актами и счетами-фактурами.

Остановимся на проблемах, о которых бухгалтеры и делопроизводители упоминают чаще всего.

Просрочка пятидневного срока выставления счета-фактуры

В соответствии со ст. 168 НК РФ продавец обязан выставить счет-фактуру в течение пяти дней с момента реализации (отгрузки товаров, выполнения работ или услуг). Но зачастую продавцы по объективным причинам не могут выставить счет-фактуру в установленный срок (например, поставщикам электроэнергии необходимо время, чтобы по окончании месяца собрать все показатели, рассчитать их, сформировать закрывающие документы). Если с бумажным документом дату выставления определить трудно, то в случае с электронным эта дата фиксируется оператором (приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н). Тогда возникает резонный вопрос: может ли счет-фактура с нарушением срока выставления служить основанием к вычету?

На этот счет есть письмо Минфина России от 26.08.2010 № 03-07-11/370, в котором указывается, что нарушение срока выставления счета-фактуры влечет отказ в вычете НДС. Однако из норм НК РФ очевидно, что выставление счета-фактуры по истечении пяти дней не может являться основанием для отказа в праве на вычет. Согласно п. 2 ст. 169 НК РФ счет-фактура не может служить основанием для получения вычета НДС, если не выполнены требования к его составлению: «Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом. Невыполнение не предусмотренных пунктами 5.2 и 6 настоящей статьи требований к корректировочному счету-фактуре <…> не может являться основанием для отказа в принятии к вычету продавцом суммы налога».

Пункты 5 и 6 ст. 169 НК РФ касаются оформления счета-фактуры, а вовсе не срока его выставления. Таким образом, можно сделать вывод, что счет-фактура не является основанием к вычету только тогда, когда он неверно составлен или содержит неправильные или неполные сведения. В случае нарушения срока выставления счет-фактура может являться основанием для получения вычета.

Письма же Минфина России имеют информационно-разъяснительный характер и не являются нормативными актами, о чем в них всегда говорится. Получается, что «проблема пяти дней» больше основывается на страхе налогоплательщика выйти за формальные рамки, чем на реальных законодательных ограничениях.

Если покупатель не вышлет извещение, то счет-фактура будет считаться не выставленным

Отметим, что еще до последнего времени это утверждение было верным. Однако совсем недавно было опубликовано постановление Правительства РФ от 28.05.2013 № 446, которое внесло изменения в постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Этот документ утверждает формы и правила заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость.

Раньше, чтобы зарегистрировать электронный счет-фактуру в журнале в части 1 выставленных счетов-фактур и части 2 полученных счетов-фактур, нужно было иметь извещение о получении счета-фактуры, составленное покупателем.

Сейчас извещения о получении счета-фактуры для его регистрации в журнале не требуется. Продавец может зарегистрировать счет-фактуру, имея на руках только подтверждение оператора электронного документооборота (ЭДО) с датой выставления счета-фактуры, а покупатель – с датой получения счета-фактуры. Таким образом, чтобы зарегистрировать счет-фактуру, дожидаться извещения от покупателя не нужно.

Вместе с тем для завершения документооборота и придания документам юридической значимости извещение от покупателя все-таки нужно. Порядок выставления электронных счетов-фактур остался прежним: он требует наличия всех технологических документов, включая извещение о получении электронного счета-фактуры (утвержден уже упомянутым приказом Минфина России от 24.05.2011 № 50н). Если извещение так и не поступило, а электронный счет-фактура уже был учтен в журнале и книге, в книге такой электронный счет-фактуру можно аннулировать (сделать запись со знаком минус) как ошибочный.

Получается, что теперь, когда изменилось правило регистрации счетов-фактур, порядок работы стал практически такой же, как в случае с бумажными документами: пришел счет-фактура – регистрируешь его в журнале.

Неплательщики НДС: только акты

В относительно благополучной ситуации оказываются компании, которые не являются плательщиками НДС: им не нужно выставлять счета-фактуры. А значит, «входной барьер» для того, чтобы начать заключать договоры и обмениваться необходимыми документами в электронном виде, у таких компаний значительно ниже.

Однако для многих камнем преткновения остаются электронные акты сдачи-приемки работ: можно ли считать акт закрытым, если от контрагента не поступило никакого ответа?

В действительности документооборот по электронным актам не регламентирован так жестко, как в случае с электронными счетами-фактурами. Правила игры здесь диктуют сами контрагенты. Главное – прописать их в договоре.

Так, компания ООО «КолбиТек» заключает со своими клиентами договоры в электронном виде через систему «Диадок». При этом, поскольку компания применяет упрощенную систему налогообложения и не является плательщиком НДС, передавать приходится только сам договор и акт сдачи-приемки работ (услуг).

В договоре ООО «КолбиТек» четко прописывает: акт выполненных работ считается подписанным, если в течение пяти дней с момента выставления от покупателя не поступает мотивированный отказ его подписать.

Мнение
СвернутьПоказать
Вадим Агарков, директор ООО «КолбиТек»

Благодаря этой строчке в договоре мы не зависим от клиента. Мы заключили договор, выставили акт, у нас на руках есть подтверждение оператора электронного документооборота о том, что акт действительно направлен клиенту. Если через пять дней не поступает никаких возражений, мы считаем акт закрытым.

Технические ограничения

Как было сказано выше, чтобы начать заключать договоры в электронном виде, оба контрагента должны иметь сертификат ключа проверки электронной подписи и средства электронной подписи – программное обеспечение, с помощью которого можно сформировать электронную подпись.

Кроме того, чтобы обмениваться формализованными юридически значимыми документами через Интернет, необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота. Применительно к электронным счетам-фактурам это требование диктуется «Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП», утвержденным приказом Минфина России № 50н. Согласно данному Порядку электронный счет-фактура может быть передан только через оператора электронного документооборота (ЭДО) в установленном ФНС xml-формате.

Формализованный акт или накладную без участия оператора сформировать тоже не удастся: согласно приказу ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@, утвердившему рекомендуемые форматы накладной и акта сдачи-приемки работ (услуг), эти документы должны содержать идентификаторы участников документооборота и оператора.

Наконец, если у компании значительный по объемам документооборот, для хранения и поиска электронных документов потребуется завести электронный архив.

Условий немало, но если компания уже сдает в электронном виде отчетность в контролирующие органы, этот перечень ее вряд ли напугает. У такой организации есть ключ электронной подписи и средства электронной подписи, компания работает со специализированным оператором связи. Зачастую услуги оператора электронного документооборота предоставляют те же организации, что отправляют отчетность. А значит, искать нового партнера, скорее всего, не придется. Наконец, возможность хранения электронных документов есть в большинстве систем электронного документооборота.

Переходный вариант: электронные продления

Если по каким-то причинам на сегодняшний день компания не может позволить себе перевести весь документооборот по сделке – начиная с договоров и заканчивая актами и счетами-фактурами – в электронный вид, возможны промежуточные решения.

Например, такая практика применяется в компании СКБ Контур при выставлении счета, акта и счета-фактуры в случае продления договоров на прежних условиях между СКБ Контур и абонентами системы «Контур-Экстерн».

Инициатива исходит от СКБ Контур: менеджер предлагает клиенту продлить обслуживание без посещения сервисного центра. В случае согласия клиента выставляется счет на оплату. После поступления оплаты менеджер формирует электронные акт и счет-фактуру и направляет их на подпись клиенту. С документами, поступившими от СКБ Контур, клиент может ознакомиться в личном кабинете системы «Контур-Экстерн» и в системе электронного документооборота «Диадок».

Затем менеджер звонит клиенту, сообщает, что документы поступили и их необходимо подписать.

После того как документы подписаны обеими сторонами, документооборот завершен. Клиенту остается лишь сохранить электронные документы и занести их в свою учетную систему.

Таким образом, большая часть доводов компаний, которые еще не практикуют заключение договоров в электронном виде, скорее, из области опасений. Большинство договоров сегодня может быть заключено в электронном виде, и нет реальных оснований отказываться от столь простого и быстрого способа совершения сделок.

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  2 голоса

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.