Статья объясняет, как заполнить табличную часть номенклатуры дел: для каждого дела необходимо указать индекс, заголовок, количество дел и срок хранения. Вы поймете, зачем и как включать в номенклатуру резервные номера; как отразить несколько томов одного дела; когда и как зафиксировать количество заведенных дел (томов, частей); что обычно отражается в графе «Примечание»; какие сведения в процессе разработки номенклатуры дел лучше сразу записывать для их последующего включения в ее справочный аппарат. Особое внимание автор уделяет составлению заголовков дел: правила поясняются на примерах, кроме того, показано, как статьи «Перечня типовых управленческих архивных документов...» трансформируются в конкретные заголовки дел номенклатуры организации.
Традиционно в конце года мы публикуем статьи, посвященные оформлению номенклатуры дел и организации этой работы, в которую вовлекаются сотрудники разных подразделений. Один автор дополняет другого, высказываются экспертные мнения, и весь спектр вопросов о номенклатуре дел оказывается практически освещенным. Однако наши читатели продолжают испытывать трудности при оформлении номенклатуры дел в целом и при составлении заголовков в частности.
Поэтому мы решили уделить особое внимание данному аспекту, пояснив правила составления заголовков дел на конкретных примерах, основываясь на методических рекомендациях и лучших практиках работы организаций.
Методика заполнения граф номенклатуры подробно дана в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002 г.), а также в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2010 г.).
Рассмотрим основные требования правил и методических рекомендаций по заполнению граф номенклатуры дел. Они едины для номенклатур организации и ее структурных подразделений.
Индекс дела
В графе 1 номенклатуры дел (см. Пример 18) проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.
Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
В индексе дела 02-03:
02 – индекс структурного подразделения,
03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел этого подразделения.
Правила и методические рекомендации предлагают в номенклатуре дел сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Типичными «переходящими» делами являются личные дела, судебные дела, истории болезней и т.п.
«Приказы ОАО «Сталагмит» по основной деятельности. Копии» в идеале во всех подразделениях должны идти под одинаковым номером, например, 03; меняться должны лишь коды подразделений: 02-03, 03-03, 04-03 и т.п.
В том случае, когда в течение года в деятельности организации появляются новые функции или виды работ, которые документируются, тогда в номенклатуру вносятся дополнительные дела. Поэтому при разработке номенклатуры дел оставляются резервные номера в конце каждого раздела.
Заголовок дела
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя вашей организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. В процессе формирования дел их заголовки могут уточняться или дополняться.
Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным.
Нельзя употреблять заголовки типа «разные бумаги по разным вопросам», «общие материалы», «материалы к руководству» и т.п.
Необходимо избегать употребления в заголовках слов-паразитов, таких, как «по вопросам», которые не несут никакой смысловой нагрузки и только «засоряют» заголовок.
Заголовок дела складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:
-
вид дела или виды документов:
- вид дела: дело, документы, материалы, книга, журнал, переписка и др.;
- виды документов: протоколы, планы и др.;
...
