• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2010
  • Рубрика Современное делопроизводство

Семинар о разработке инструкции по делопроизводству: ответы на заданные слушателями вопросы

  • 0 комментариев
  • 11806 просмотров
Публикуем ответы на некоторые уточняющие вопросы, заданные участниками во время проведения семинара. Они могут оказаться полезными широкому кругу наших читателей: нужно ли отслеживать разные тиражи бланков и как? Как поступать, если исполнитель принес на регистрацию уже подписанное руководителем письмо, но изготовленное не на типографском бланке? как реально повысить ответственность исполнителя за качество подготовленного проекта документа?


В начале октября мы провели анонсированный на страницах журнала семинар «Разработка Инструкции по делопроизводству: трудные случаи и лучшие практики организаций». Актуальность выбранной нами темы вызвана выходом документов, предъявивших новые требования к Инструкциям по делопроизводству госструктур. Речь идет о:

  • Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от15.06.2009 г. № 499) и
  • Методических указаниях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 29.12.2009 г. № 76).

Но большинство участников семинара оказались специалистами из коммерческих структур, перед которыми задача разработки / улучшения Инструкции по делопроизводству стоит также остро.

На семинаре мы подробно разобрали заявленную тему, а сейчас вниманию читателей предлагаем ряд вопросов, заданных из зала, ­ответы на которые могут быть интересны многим.

Вопрос слушателя
Свернуть Показать
Нужно ли отслеживать разные тиражи бланков и как?

Очевидно, речь идет об учете использования прежде всего бланков, которые существуют в бумажной форме и изготовлены типографским способом. Учет бланков ведется всегда «с целью обеспечения порядка их использования», как установлено Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Но учет бланков, присвоение каждому бланку (в рамках учета каждого вида бланков) учетного номера и нанесение этого номера на каждый бланк помогает обеспечивать надежность, целостность и достоверность документа, который составлен иоформлен на бланке. Наличие на бланке учетного номера, который обычно проставляется на оборотной стороне на нижнем поле слева ­(нумератором или типографским способом), дополнительно ­свидетельствует о­ подлинности и юридической силе самого документа.

Учет бланков ведется раздельно по каждому виду и фиксируется в специальных журналах учета. При раздельном учете видов бланков объектом учета является учетный номер бланка.

Служба делопроизводства организации ведет как минимум журнал учета бланков письма, осуществляя их выдачу исполнителям или ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях. Форма журнала предусматривает заполнение следующих граф:

  • учетный номер бланка (отражаются по порядку все номера полученного тиража бланков);
  • дата выдачи;
  • название структурного подразделения и
  • фамилия, инициалы получателя;
  • подпись за получение бланка;
  • подпись за возврат бланка (так как испорченные бланки должны быть возвращены в службу делопроизводства);
  • примечания (в этой графе оформляется ссылка на дату и номер акта об уничтожении испорченных бланков, которое целесообразно проводить централизованно и с определенной периодичностью под руководством службы делопроизводства, а не просто получать разовые акты от ­подразделений).

Как только один тираж бланков закончился, в самом журнале должна быть оформлена итоговая запись с указанием общего количества израсходованных бланков и общего количества испорченных бланков. Для продолжения учета и ведения журнала в него вносятся новые учетные номера нового тиража бланков и осуществляется дальнейший учет их выдачи исполнителям или в структурные подразделения до тех пор, пока не закончится сам журнал.

Конечно, страницы самого журнала нумеруются, на последнем листе делается заверительная надпись, фиксирующая количество его листов: «В журнале пронумеровано цифрами и прописью... листов». Эта надпись удостоверяется подписью руководителя службы делопроизводства и печатью службы делопроизводства. В случае отсутствия этой печати ­специального ­назначения надпись может быть удостоверена печатью организации.

Требование прошивать журнал сейчас не является обязательным, т.к. бланки организационно­-распорядительных документов все­-таки не­ являются ­бланками строгой отчетности.

Конкретный порядок учета видов бланков рекомендуем подробно установить в специальном разделе инструкции по делопроизводству или в самостоятельном регламентирующем документе (положение о бланках, печатях и штампах; правила учета бланков и т.п.), который должен быть утвержден распорядительным документом организации.

Вопрос слушателя
Свернуть Показать
Как поступать, если исполнитель принес на регистрацию уже подписанное руководителем письмо, но изготовленное не на типографском бланке, а по распечатанному электронному шаблону?

Прежде всего в инструкции по делопроизводству в разделе «Документирование» должно быть зафиксировано, в каких случаях и при адресовании каким корреспондентам какие бланки следует применять: изготовленные типографским способом (они могут быть пронумерованы в типографии или службой делопроизводства нумератором) либо распечатанные с компьютера по утвержденным электронным шаблонам (из СЭД или из­ текстового ­редактора, например, MS Word).

И если исполнитель изготовил письмо на «неправильном» бланке и уже получил подпись руководителя, то служба делопроизводства регистрирует такое письмо в обычном порядке, но фиксирует этот факт. А в последующем сообщает об этом руководителю в служебной записке вместе с аналогичными фактами, отражающими проблемы в соблюдении установленных в организации правил делопроизводства. Рекомендуем служебные ­записки такого содержания направлять первому руководителю регулярно для ­информирования и с целью привлечения его внимания к проблемам.

Вопрос слушателя
Свернуть Показать
Как реально повысить ответственность исполнителя за качество подготовленного проекта документа?

Конечно, этот вопрос должен адресоваться в первую очередь руководителям организаций и структурных подразделений, менеджменту всех уровней.

Линейные руководители несут ответственность за организацию внутренних процессов, в том числе и их документирование, за использование сотрудников на рабочих местах в соответствии с их специальностью и квалификацией, за обучение на рабочих местах и повышение квалификации. Но руководители предполагают, что все сотрудники, получившие специальное образование, уже имеют навыки составления и оформления документов по выполняемым ими трудовым функциям. В случае выявления службой делопроизводства ошибок в оформлении реквизитов и даже грамматических ошибок в текстах подготовленных исполнителями проектов ­документов ­руководители не придают им значения.

Поэтому рекомендуем службе делопроизводства в рамках выполнения одной из своих функций – информационно­-аналитической работы по документам организации – фиксировать факты некачественной подготовки проектов документов исполнителями, накапливать их и анализировать в ­разрезе вопросов деятельности организации, структурных подразделений и конкретных исполнителей, а также в разрезе влияния на сроки решения вопросов, скорости документооборота, «исполняемости» решений, репутации (каждый раз подчеркивая репутационные риски) и т.п. факторов. Аналитическую служебную записку один раз в квартал или с иной периодичностью необходимо направлять первому руководителю и в кадровую службу для информирования.

Чтобы перевести ситуацию из области отношений и эмоций в область технологии, рекомендуем также обратить внимание на разработку качественных и современных инструментов документирования, которые служба делопроизводства может предоставить исполнителю. Во­-первых, исчерпывающе подробно, с учетом специфики деятельности организации, ­должны быть разработаны разделы о подготовке служебных документов в инструкции по делопроизводству. Во­-вторых, совместно с кадровой ­службой необходимо периодически проводить обучение исполнителей по вопросам составления и оформления документов. Это обучение необходимо прежде всего для вновь поступивших на работу сотрудников в рамках ориентационной программы или обучения на рабочем месте. В­-третьих, необходимо вспомнить одну из функций службы делопроизводства – унификацию и стандартизацию документов, применяемых в организации. Разработка и внедрение унифицированных форм документов, их электронных форм и бланков, удобных для оформления проектов документов в электронном виде и прежде всего для создания документов в информационной системе с типизацией и трафаретизацией текстов, позволяет устанавливать требования к качеству документов и даже вводить стандарты качества составления и оформления ­документов различных систем и подсистем документации.

Лучшие практики показывают, что на основе соответствующих разделов о документировании, которые предусмотрены инструкцией по делопроизводству (и даже лучше – вместо них), существенное повышение качества управленческих документов обеспечивают четкие стандарты документирования, которые разрабатываются в организации и являются обязательными для всех сотрудников. Например, СТП «Основные виды распорядительных документов», СТП «Требования к оформлению реквизитов распорядительных документов», СТП «Требования к изложению текста распорядительных документов» и т.п. стандарты предприятия по подсистемам организационно-распорядительной и других систем документации.

Как лучшую практику мы рекомендуем также в рамках внедрения системы аттестации сотрудников вводить в систему оценки работы каждого исполнителя показатели, связанные с подготовкой им проектов документов. Вот примеры показателей качества (KPI качества):

  • «согласование/подписание подготовленных исполнителем проектов распорядительных и плановых документов вышестоящим руководителем «с первого раза»», значение измерителя – 100% (это – цель, к которой должен стремиться исполнитель). Допустим, из того потока документов, которые готовил конкретный исполнитель, 32% документов вернулись на доработку, значит, качественными были 68%. Такого сотрудника нужно выявить, обучить, а в момент аттестации поставить ему цель на следующий год: например, 90% подготовленных им документов должны быть качественными;
  • «количество ошибок в оформлении реквизитов/в тексте подготовленного проекта документа», значение измерителя, на достижение которого нацеливается исполнитель, – 0 или 0% по отношению к количеству ­подготовленных проектов документов за период.
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.