Организация делопроизводства в территориально удаленных подразделениях

Формы организации делопроизводства, их плюсы и минусы

Делопроизводство охватывает весь процесс от момента создания или получения документа до его исполнения, уничтожения или передачи на хранение в архив.

На сегодняшний день необходимо знать о трех формах организации делопроизводства:

1. Централизованная – представляет собой организацию работы с документами в одном месте. Все этапы работы с документами (получение, обработка, регистрация, исполнение, контроль, хранение) сосредотачиваются в едином для предприятия отделе.
   В каждой организации такой отдел имеет свое название (например, служба ДОУ). Как правило, в крупных компаниях данная служба имеет разветвленную структуру согласно наделенным функциям (канцелярия, протокольная группа, секретариат, архив, группа контроля и т.д.). Если организация небольшая, то таким «отделом» становится секретарь или помощник руководителя. Структурные подразделения организации в делопроизводственных процессах остаются не задействованы.
2. Смешанная форма организации делопроизводства – представляет собой разделение делопроизводственных процессов между службой ДОУ и иными структурными подразделениями организации.
   Распределение делопроизводственных процессов может быть как на потоки документов (входящие, исходящие, внутренние), так и на этапы работы с ними, например:
   • служба ДОУ работает с входящими и исходящими документами начиная с получения документа, регистрации, отправки на исполнение и заканчивая хранением документа; а структурные подразделения работают с внутренними документами, осуществляя их обработку, регистрацию, исполнение и хранение, или
   • служба ДОУ осуществляет получение, обработку, регистрацию и отправку на исполнение документов; а структурные подразделения осуществляют контроль исполнения документов и хранение. Для этого приказом по компании могут быть назначены сотрудники, ответственные за делопроизводство в подразделениях, которые будут осуществлять контроль и хранение документов помимо своих основных функций (Пример 1).

class=''

Важно запомнить: вне зависимости от выбранной формы организации делопроизводства предприятие должно соблюдать единые правила делопроизводства, будь то подразделение в головном офисе или удаленное подразделение.