Top.Mail.Ru
Вы узнаете, что и как можно «раскрасить» в MS Excel, как это позволит создать дополнительный комфорт в решении некоторых задач делопроизводства. Чаще всего цветовое выделение ячеек используется в инструментах условного форматирования (когда визуально выделяются ячейки, содержащие определенные даты, числа, слова), реже – в инструментах сортировки и фильтрации (начиная с версии MS Excel 2007). Очень популярным инструментом являются стили таблиц Excel, которые предлагают готовые цветовые решения, позволяющие ­красиво оформить таблицы буквально в считанные секунды.

Базовые знания о таблицах и ячейках Excel

Электронный документ (файл) Excel называется книгой, которая состоит из листов (в Excel 2007/2010/2013 лист содержит 16384 столбцов и 1048576 строк). Ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов, могут содержать до 32 767 числовых или текстовых символов, кроме того, в ячейки могут быть записаны формулы для вычислений с ­максимальной длиной записи 8 192 символа.

На листе Excel можно выделять ячейки, строки, столбцы и диапазоны. Диапазон – это две и более ячейки листа, причем ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными.

Понятие таблиц, отличное от понятия диапазонов, впервые появилось в Excel 2007. Первоначально такие таблицы называли еще базами данных Excel, поскольку требования к ним были сходны с требованиями к таблицам баз данных, но более приемлемым оказалось название больших таблиц, которое достаточно быстро сократилось до термина таблица. Основными требованиями к таким таблицам являются:

  • отсутствие объединенных ячеек, пустых столбцов и строк,
  • одна отдельная строка в них должна содержать данные только об одном объекте,
  • данные внутри одного столбца должны быть однотипными.

Именно эти требования к таблицам позволяют автоматически выполнять различные задачи анализа данных. В диапазонах, которые используются для решения простых задач, эти требования могут не выполняться.

Быстрое цветовое оформление с помощью «стилей таблиц»

В качестве примера заполним на листе Excel фрагмент журнала учета приказов в виде диапазона (Рисунок 1).

Рисунок 1. Создание таблицы из диапазона (фрагмента журнала учета приказов)

Встанем курсором в любую ячейку диапазона и на вкладке «Вставка» верхнего меню в группе «Таблица» выберем одноименную команду (выделять ничего не надо). При этом открывается окно «Создание таблицы», где уже указано расположение данных будущей таблицы (т.е. диапазона, в котором мы находимся) и стоит «галочка» на параметре «Таблица с заголовками», т.к. Excel заголовок ­распознал, нажимаем на кнопку ОК.

Получаем таблицу, показанную на Рисунке 2, параллельно с которой появляется контекстная вкладка «Конструктор». На ней в разделе «Стили таблиц» кликнем на нижнюю стрелочку справа (отмечена цифрой 1). Откроется окно различных стилей таблиц, откуда мы можем выбрать понравившийся нам вариант оформления (Рисунок 3). При наведении указателя «мыши» на любой из стилей срабатывает режим динамического просмотра, который автоматически преобразует нашу таблицу в ­выбранный нами стиль.

Для дополнительной настройки полученной таблицы во вкладке «Конструктор» существует группа «Параметры стилей таблиц» (см. Рисунок 5), где с помощью соответствующих «галочек», можно создать в таблице строку итогов, выделить первый или последний столбец (в основном подобные выделения характерны для расчетных таблиц). Так же можно оформить, например, чередующиеся строки и / или чередующиеся столбцы либо ­совсем убрать чередование цвета у строк / столбцов таблицы.

Рисунок 2. Таблица журнала учета приказов (фрагмент) и вкладка верхнего меню «Конструктор»

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России

Какие организации бесплатно получают усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России. Куда за ней обращаться и что с собой взять. Что в результате получите от налоговой. Где можно будет использовать эту электронную подпись. Автор статьи показывает алгоритм действий с учетом изменений, внесенных в 2023 году. Отмечает и проблемы, часть которых его организации удалось разрешить. Данная статья написана по материалам выступления автора на Форуме ЭДО 2023.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.