Top.Mail.Ru

У информационных систем, как у семи нянек дитя без глазу остаться может

Перечислены примеры ошибок, которые часто допускаются на практике, когда в организации одновременно используется несколько информационных систем ­(например, СЭД, электронная почта, CRM-система для договорной работы и т.д.). Это касается проблем со справочниками, неконтролируемого размножения электронных документов, разбиения единого бизнес-процесса по избыточному числу информационных систем и т.д. Прочитав статью, вы поймете, на что обращать внимание службе ­делопроизводства.

Сложно представить работу современного офиса без использования информационных систем (ИС). Практически все трудоемкие процессы, требующие обязательного документирования, в настоящее время переведены на электронные рельсы.

В первую очередь автоматизируют строго регламентированные процессы. Начинают с бухгалтерского учета, часто попутно захватывая материально-техническое снабжение и складской учет. Здесь же рядом стоит договорная работа со своими клиентами, контрагентами в CRM-системе. Часто автоматизируют и работу с кадрами. Повысить эффективность документационного обеспечения управления обычно помогает система электронного документооборота (СЭД). Но с входящими, исходящими, а порой и с внутренними документами даже при наличии СЭД приходится работать еще и в почтовой программе, например, MS Outlook. Пока мы перечислили основные ИС, но не следует забывать еще и об автоматизированных банковских системах, и внутренних интернет-порталах (управляют корпоративной информацией), созданных на внутренних серверах, не структурированных хранилищах ­данных, и об электронных библиотеках.

И если не продумать принципиальные вопросы, то с появлением каждой новой «системы» или «хранилища» вы будете чувствовать, что зоопарк становится все менее управляемым. А попытка остаться только в зоне действия СЭД и закрыть глаза на все остальные ИС приведет к накоплению проблем, которые потом все равно вторгнутся в жизнь службы делопроизводства.

Чтобы заработала любая система электронного документооборота, необходимо собрать, классифицировать и обработать данные. Из собранных данных часто формируют справочники. Разработчики СЭД подробно продумывают наполнение каждого из них, рассматривают все возможные взаимосвязи, убирают дубли и встраивают логические ­ключики.

Несмотря на то, что разновидностей СЭД становится все больше, огромного разнообразия в справочниках не наблюдается, так как чаще всего используются одни и те же метаданные.

Мы всегда хотим знать: кто, что и когда сделал или должен сделать. Поэтому одним из основных в СЭД является справочник «Сотрудники», включающий в себя следующие метаданные: наименования структурных подразделений, должностей, фамилии, имена и отчества работников и т.д. Казалось бы, все просто – берем за основу штатное расписание и вносим его в СЭД. Но как? А если эта информация нужна в нескольких информационных системах? Штаты – живая структура, они меняются постоянно. И как их актуализировать во всех ИС? Для поддержания достоверности этого справочника, в идеале, во всех ИС он должен ­обновляться в ­режиме реального времени.

А что мы видим на практике? Интеграция справочников из одной системы в другую часто...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России

Какие организации бесплатно получают усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России. Куда за ней обращаться и что с собой взять. Что в результате получите от налоговой. Где можно будет использовать эту электронную подпись. Автор статьи показывает алгоритм действий с учетом изменений, внесенных в 2023 году. Отмечает и проблемы, часть которых его организации удалось разрешить. Данная статья написана по материалам выступления автора на Форуме ЭДО 2023.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.