Каков порядок оформления трудовой книжки при заключении трудового договора? На что кадровик должен обратить внимание при внесении сведений об образовании вновь принятого сотрудника. Как поступить, если он потерял трудовую книжку и просит оформить новую? Кто должен заплатить за приобретение бланка книжки? Какие записи следует сделать, если сотрудник работает вахтовым методом, по совместительству у другого работодателя или дистанционно? Когда придется оформить вкладыш?
Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). В настоящее время трудовая книжка является основным, хотя и не единственным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже гражданина (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Рассмотрим порядок оформления трудовых книжек при приеме на работу нового сотрудника.
В Российской Федерации действуют следующие формы трудовых книжек, обладающие одинаковой силой: образцов 1939 г.1, 1974 г.2 и 2004 г.3 Причем имеющиеся у работников трудовые книжки образцов 1939 г. и 1974 г. действительны и обмену на новые не подлежат. Между тем если к вам устраивается сотрудник, не имеющий трудовой книжки, то ее следует оформить по форме, действующей с 2004 г.
В настоящее время на территории России трудится много работников из стран СНГ. По данным сотрудникам возникает вопрос корректности внесения записей в трудовые книжки образцов тех стран, откуда прибыли эти лица. Так, Роструд в письме от 15.06.2005 № 908-6-1 высказался относительно представления работниками украинских трудовых книжек. Чиновники отметили, что трудовые книжки украинского образца, представляемые гражданами Украины, не соответствуют форме, признаваемой на территории РФ. Поэтому работодатель должен завести на данных работников новые трудовые книжки. При этом никаких записей об общем (непрерывном) трудовом стаже в трудовую книжку российского образца не переносится.
Общие правила по заполнению
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).
Кадровику следует ознакомиться с документами, в которых прописаны требования по ведению трудовых книжек. Это Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).
Все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих приказов / распоряжений работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказов / распоряжений (п. 10 Правил).
Записи следует производить перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цветов. Не допускаются какие-либо сокращения (например, «пр.» вместо «приказ»). В разделах, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не разрешено. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных (п. 1.1 Инструкции и п. 30 Правил).
Оформление трудовых книжек
Если работник трудоустраивается впервые
При заключении трудового договора впервые книжка оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил). Сведения на первой странице (титульном листе) заполняют следующим образом (п. 1.1 и 2.1 Инструкции):
- фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращения, на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
- дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Запись производится арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, «31.10.1980»;
- запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляют на основании аттестата, удостоверения, диплома и т.п. Запись о неоконченном образовании может быть произведена на основании студенческого билета, зачетной книжки и т.п.;
- профессию и / или специальность указывают на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Отметим, что основное общее и среднее общее образование подтверждают соответствующими аттестатами, среднее профессиональное образование – дипломом о среднем профессиональном образовании. Это следует из ч. 6 ст. 60 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Закон об образовании)....
