Top.Mail.Ru
Прошло более 10 лет с тех пор, как был введен в действие стандарт с требованиями к оформлению документов ГОСТ Р 6.30-2003. За это время изменилось не только законодательство, но и практика документирования. В профессиональной деятельности все более масштабно применяются различные информационные технологии и становится актуальным вопрос о правилах оформления документов не только на бумажном носителе, но и в электронной форме. Поэтому на повестку дня на правительственном уровне был вынесен вопрос о пересмотре стандарта по оформлению документов. Как предлагается расширить область его применения? Какие изменения внесены в структуру и состав реквизитов ­стандарта? Когда ждать вступления в силу его новой ­редакции?

Одним из способов повышения качества управленческих документов является стандартизация норм и правил их оформления. Стандартизацию в целом можно рассматривать как высокоэффективное средство упорядочивания любой деятельности нашего общества.

Как все началось

Стандартизация требований к оформлению документов в нашей стране имеет свою историю.

Впервые стандарт, устанавливающий требования к организационно-распорядительной документации, был разработан еще в 1972 году (ГОСТ 6.38-72 « УСД1. Система ОРД2. Требования к оформлению документов») и содержал всего два раздела с положениями по оформлению реквизитов документов и положениями по изготовлению документов машинописным способом. Неразрывно связан со стандартом ГОСТ 6.38-72 был ГОСТ 6.39-72 «УСД. Система ОРД. Формуляр-образец», который устанавливал общие требования к проектированию документа, состав реквизитов, требования к бланкам документов, чертежи с указанием на ­расположение реквизитов и образцы бланков.

В 1990 году взамен двух стандартов 1972 года был введен в действие один ГОСТ 6.38-90 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов», объединивший в себе положения предшественников и включивший в свое содержание новый раздел с требованиями к текстам документов.

В начале 1990-х годов в стране начались кардинальные общественно-политические и социально-экономические изменения, процессы внедрения автоматизированных технологий создания документов и активное расширение и видоизменение международного сотрудничества, что отрази­лось на работе с деловой документацией. Обусловленная этими процессами и сопутствующими им изменениями в законодательстве с середины 1990-х годов началась переработка ГОСТ 6.38-90, и в 1997 году был принят ГОСТ Р 6.30-97 «УСД. УСОРД3. Требования к оформлению документов». Однако, вследствие отказа Министерства юстиции России в государственной регистрации4 ГОСТ Р 6.30-97 в 2001 году стандарт и изменение к нему были отменены5. В течение 2-х лет с 2001 по 2002 годы проводилась тщательная работа по пересмотру и внесению изменений в стандарт по оформлению документов с учетом требований заинтересованных организаций, и с 1 июля 2003 года вступил в силу ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов», ­положениями ­которого специалисты ДОУ руководствуются и по сей день.

Почему вновь необходим пересмотр стандарта

Актуальность подготовки новой редакции национального стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» обусловлена тем, что за последние 12 лет законодательство страны вновь претерпело существенные изменения; видоизменились информационные технологии и их применение приобрело широкомасштабный характер; российская стандартизация стала более ориентированной на международную практику, что также нашло отражение в правовой базе страны6. В этот же период стала очевидной необходимость унификации правил оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронной форме.

В 2014 году в рамках Федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)» была сформулирована научно-исследовательская тема работы по обновлению стандарта. И к концу года специалисты Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) выполнили эту работу. В настоящее время проект новой редакции ГОСТа по оформлению управленческих ­документов ­согласован Росархивом и находится на рассмотрении в ­Росстандарте.

О проекте новой редакции стандарта ГОСТ Р 6.30-2003

Обязательно или рекомендательно?

Даже учитывая законодательно установленный рекомендательный характер стандартов, квалифицированными специалистами в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ) ГОСТ Р 6.30-2003 широко используется на практике: его положения находят отражение в локальных нормативных документах организаций, таких как Инструкция по делопроизводству, Инструкция по работе с документами, Регламент оформления документов, Альбом видов бланков документов, Альбом образцов документов и других, принятых как в государственных, так и в ­негосударственных организациях.

Поэтому из проекта новой редакции стандарта разработчиками предложено исключить формулировку о том, что требования стандарта носят рекомендуемый характер. Принцип «добровольного применения документов в области стандартизации»7 говорит не о применении стандартов «по желанию», а об осознании специалистом ДОУ необходимости применения тех или иных требований, если он является профессионалом и работает на высоком уровне информационной культуры.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли ламинировать документы?

Прямого запрета ламинировать документ (запаивать в пленку) в законодательстве нет. Но вы рискуете при этом лишить его юридической силы! Во-первых, рассматриваем судебную практику, которая показывает, в чем проявляется ущербность заламинированного документа и когда она возникает. Во-вторых, нотариусы обычно отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Отдельно рассматриваем ситуацию с дипломами об образовании, подсказывая, как можно сгладить последствия допущенной оплошности в случае их ламинирования.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?