Особенность протокола как вида документа состоит в том, что он содержит в себе не только принятые решения (распоряжения), но и описание хода обсуждения. Кроме того, протоколом может удостоверяться какой-либо факт (например, в случае с протоколом ДТП).
Пример 1. Разновидности протоколов
Но далее в статье мы будем говорить только о протоколах оперативных совещаний, которые относятся к числу организационно-распорядительных документов.
Допускаются полные и краткие формы протоколов. Полная форма используется для крупных мероприятий, ход которых необходимо зафиксировать полностью, включая все выступления (не только основных докладчиков), высказанные мнения, реплики и замечания. А краткий протокол может фиксировать только минимально необходимые сведения:
Краткие формы протоколов характерны для оперативных совещаний либо в случае стенографирования заседания.
Протоколирование оперативных или производственных совещаний (так называемых «планерок», «летучек») носит более свободный характер. Обычно такие совещания проводятся раз в неделю, чаще всего утром в понедельник, до начала основной работы. Протокол зачастую составляется формально. Секретарь записывает ход обсуждения, фиксирует принятые решения и через день-два рассылает участникам оформленный документ, а далее из-за отсутствия полноценной системы контроля часто приходится полагаться на сознательность исполнителей и память, а также волевые качества шефа.
Пример 2. Как директор совещания проводил
Руководитель одной строительной компании проводил по понедельникам еженедельные производственные совещания. Каждое начиналось с оценки прошедшей недели (перед глазами руководителя был всегда протокол предыдущего совещания), вопросы делились на блоки (например, как у нас ведутся проектные работы, что нового в закупках и т.п.). Ответственные работники отчитывались о проделанной работе, при особо резких замечаниях и даже обвинениях пытались свалить вину на другого: «Я проект не доделал, потому что мне вовремя документы не выдали из архива», «Материалы не доехали до объекта, потому что механик неисправную машину в рейс выпустил» и т.п. Конструктивной беседы обычно не получалось.
Руководитель кричал, что все плохо, сотрудники сидели, понурив головы, а секретарь записывал «ускорить», «увеличить», «улучшить», «устранить»… После окончания «совещания» сотрудники бежали на свои рабочие места, радуясь, что «экзекуция» закончилась. Секретарь оформляла протокол, иногда обращаясь с вопросами к какому-нибудь специалисту (например, как корректнее переформулировать решение «срочно закончить вторичку»), подписывала его у руководителя и рассылала на электронную почту сотрудников, указанных исполнителями. Контроль исполнения протоколов велся слабо, большей частью путем телефонного обзвона и выяснения, решен ли вопрос. Как правило, вопрос был не решен или на его решение требовалось больше времени, чем было записано в протоколе. Да и не понимали сотрудники, почему они должны отчитываться перед секретарем, который все равно ничего не смыслит в их работе. И вообще, надо работой заниматься, а не бумажки печатать.
Проходила неделя, наступал понедельник, руководитель снова устраивал разнос…
К сожалению, такая картина характерна для многих отечественных предприятий: культура исполнения документов все еще остается довольно низкой, поэтому одной из главных задач секретаря является создание удобного рабочего механизма контроля исполнения протоколов совещаний. Мы хотим рассказать о том, как секретарь может помочь руководителю, используя некие «облегченные» (менее трудоемкие) формы контроля, базис под них можно заложить еще при протоколировании совещания.
Приведем два примера протокола: с классическим представлением текста и табличным. Конечно, грамотный управленец знает, что каждое поручение должно четко говорить: кому, что и когда нужно сделать. То есть в тексте вместо «абстракции», отмеченной цифрой 1 в Примере 4, должны были бы красоваться конкретные поручения:
Пример 3. Правильная формулировка поручения
1.1. Начальнику монтажного цеха Школьнику А.Л. организовать работу в две смены на объектах «Красная Пресня-1» и «Стигма». Срок исполнения – 01.03.2016.
1.2. Начальнику проектного отдела Лазарюку П.А. направить заявку на подбор персонала для проектного отдела в отдел кадров. Срок исполнения – 18.02.2016.
А вот использование табличной формы сразу бы дисциплинировало и заставило правильно сформулировать поручения (см. строки, отмеченные цифрой 1 в Примере 5). Кроме того, в такую таблицу удобно добавлять сведения об исполнении поручений и тогда к следующему оперативному совещанию ситуация будет ясна и наглядно представлена (см. Пример 7). Это не только дисциплинирует руководителя и исполнителей, но и очень удобно шефу.
Использование табличной формы оправдано еще и потому, что на оперативных совещаниях обычно не столько важно зафиксировать ход обсуждения и выработки решения, сколько сформулировать план действий и потом отслеживать ход его выполнения. Как видите, в Примере 5 мы сильно упростили раздел «СЛУШАЛИ» (сравните его в Примерах 4 и 5, отмечено цифрами 2).
Еще одна тонкость: классический формуляр протокола подразумевает, что по каждому вопросу повестки дня мы сначала после слова «СЛУШАЛИ:» указываем докладчика, а всех последующих выступающих с сутью их предложений – после слова «ВЫСТУПИЛИ:». Но на оперативных совещаниях о ситуации может докладывать «профильный специалист» и следом руководитель (он же председатель совещания) сразу же высказывает свои соображения и раздает указания. Так вот в подобных случаях аргументы руководителя можно не фиксировать, а поручения сразу писать после слова «ПОСТАНОВИЛИ:»
Пример 4. Образец протокола оперативного совещания (классическая форма, краткий вариант изложения, неправильная формулировка поручения)
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Описаны ключевые элементы построения классической системы контроля исполнения документов в организации: что контролировать, как «дробить» поручение на группу исполнителей, как понимать ту или иную формулировку срока исполнения, кто что будет контролировать, какую информацию фиксировать и какую отчетность потом использовать. Показан алгоритм этого процесса.
Как организовать и задокументировать совещание коллегиального органа, планерку в кабинете руководителя, деловую встречу с важным коммерческим партнером (русскоязычным и иностранным)? В каждом случае есть свои особенности. Как правильно составить протокол и что обязательно указать в нем, чтобы придать необходимую юридическую силу? Какие при этом есть варианты и от чего они зависят?
Автор делится опытом АО «АТОМПРОЕКТ» по расчету коэффициента исполнительской дисциплины, который позволяет учитывать в числовой форме не только количество просроченных поручений, но и длительность задержки, их соотношение с вовремя выполненными поручениями, важность заданий. Имея на руках такой справедливый коэффициент, его можно применять при расчете мотивирующих выплат сотрудникам – и тогда исполнительская дисциплина переходит на качественно новый уровень!
Как организовать контроль исполнительской дисциплины? Что контролировать, по каким критериям и с какой периодичностью? Как осуществлять постановку документов (поручений) на контроль? Как автоматизировать данный процесс (в т.ч. перенос сроков, мониторинг, отчетность и др.)? Как увязать коэффициент исполнительской дисциплины по каждому сотруднику в СЭД с его премией?
Как и о чем стоит уведомлять участников совещания? Какие материалы следует собирать еще до начала мероприятия? Как фиксировать ход совещания и когда необходимо оформить сам протокол? Чем его полная форма отличается от краткой и какие нововведения появились для федеральных органов исполнительной власти? Как оформить выписку из протокола для выборочного уведомления исполнителей о принятых решениях? Как потом хранить протоколы? В статье подробно разобраны все реквизиты протокола с объяснением вариаций их оформления и образцами целых документов.
Как организовать контроль исполнительской дисциплины? Что контролировать, по каким критериям и с какой периодичностью? Как осуществлять постановку документов (поручений) на контроль? Как автоматизировать данный процесс (в т.ч. перенос сроков, мониторинг, отчетность и др.)? Как увязать коэффициент исполнительской дисциплины по каждому сотруднику в СЭД с его премией?
Как организовать и задокументировать совещание коллегиального органа, планерку в кабинете руководителя, деловую встречу с важным коммерческим партнером (русскоязычным и иностранным)? В каждом случае есть свои особенности. Как правильно составить протокол и что обязательно указать в нем, чтобы придать необходимую юридическую силу? Какие при этом есть варианты и от чего они зависят?
Контроль исполнения документов – важнейшая составляющая ежедневной работы службы ДОУ, которая по праву считается и одной из самых трудоемких. Предлагаем вам бюджетный вариант его автоматизации при отсутствии СЭД – с помощью программы Microsoft Outlook, которую многие привыкли использовать только для работы с электронной почтой.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
