• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2016
  • Рубрика Оформление документов

ТОП-7 ошибок при оформлении дубликата трудовой книжки

  • 0 комментариев
  • 1518 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Рассмотрим, в каких случаях возникает необходимость оформления дубликата трудовой книжки, как запросить сведения с предыдущих мест работы, как правильно оформить дубликат, сложные случаи и распространенные ошибки.


Когда понадобится дубликат

Давайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:

  • трудовая книжка утеряна;
  • трудовая книжка пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
  • в трудовую книжку была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда признана незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при ее оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако следует помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Просто переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя. Это значительно усложняет процедуру оформления дубликата трудовой книжки.

Как оформить дубликат

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя. Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки (см. Примеры 2 и 3). Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у него разрешение в письменном виде.

См. статью «Персональные данные работников»
Мнение
СвернутьПоказать
Наталия Сараева, эксперт журнала

Персональные данные работников подпадают под действие Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Все персональные данные сотрудника следует получать у него самого (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Если информацию можно получить только у третьей стороны (например, у предыдущего работодателя), то работник должен быть об этом уведомлен заранее и от него должно быть получено письменное согласие!

Согласие на обработку персональных данных лучше получать уже при начале взаимодействия с кандидатом на вакансию, ведь в этом случае организация уже начинает накапливать о человеке сведения, подпадающие под понятие персональных данных: как минимум резюме / анкета, могут быть еще копии документов об образовании и др. Вариант такого документа показан в Примере 1. Лучше уже в него включить пункт, помеченный «!», о запросе данных «о предыдущих местах работы и периодах трудовой деятельности от третьих лиц». Но если этого ранее сделано не было (на этапе проведения собеседования либо при заключении трудового договора), то для оформления дубликата трудовой книжки перед тем как направлять запросы предыдущим работодателям нужно такое согласие получить.

Если в ответном документе предыдущего работодателя есть сведения финансового характера, то в нем дополнительно должна быть подпись главного бухгалтера (сравните справки из Примера 3 этой статьи и Примера 3 статьи «Исправляем ошибку на титульном листе трудовой книжки, сделанную предыдущим работодателем»)

Пример 1

Согласие на обработку персональных данных

СвернутьПоказать
Согласие на обработку персональных данных

В дубликат сначала вносятся данные об общем стаже данного работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами предыдущих работодателей. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателей, периодов работы и должностей (см. отметку с цифрой «1» в Примере 5). Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Пример 2

СвернутьПоказать
Запрос действующего работодателя

Только после того, как были внесены сведения о работе в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с последнего места работы. Вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы (распоряжения) и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и номеров. См. отметку с цифрой «2» в Примере 5.

Пример 3

Ответ бывшего работодателя в виде справки

СвернутьПоказать
Ответ бывшего работодателя в виде справки
Пример 4

Титульный лист дубликата трудовой книжки

СвернутьПоказать
Титульный лист дубликата трудовой книжки

Ошибки работодателей

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных приведем ниже:

1. На титульном листе забывают указать наименование «Дубликат» (правильный вариант показан в Примере 4). При этом на первоначальной книжке, которую будем считать недействительной, нужно в том же месте от руки написать (или проставить штамп) «Взамен выдан дубликат».

Пример 5

Раздел «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки

СвернутьПоказать
Раздел «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки

Раздел «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки
Пример 6

Запись в дубликате об изменении наименования работодателя после увольнения

СвернутьПоказать
Запись в дубликате об изменении наименования работодателя после увольнения

2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда последний работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении) предыдущих работодателей, на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат в качестве основания должна указываться полученная справка, а именно: «Справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) № (при наличии номера)». См. Пример 5.

3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован после того, как работник уволился. После реорганизации будет особый порядок оформления дубликата (см. Пример 6). После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем, что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации!

Но в «Сведениях о работе» необходимо сначала указать то наименование работодателя, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное) (см. «1» в Примере 6). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке (см. «2» в Примере 6):

  • следующий порядковый номер и дата не заполняются;
  • в «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)»;
  • в качестве основания указываются документы о переименовании: протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования компании.

4. Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа. Это одна из самых распространенных ошибок. Правильный вариант см. в Примере 5, отмечен «1».

5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании оригиналов соответствующих документов. Поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании документов, полученных от предыдущего работодателя.

6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.

7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

Бесплатно 1 номер журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.