• Журнал «Юридический справочник руководителя» июль 2016
  • Рубрика В фокусе

Самые работающие техники тайм-менеджмента

  • 0 комментариев
  • 52 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
О тайм-менеджменте – технологии организации времени и повышения эффективности его использования – сейчас не пишет разве что только ленивый. Однако на деле многие приемы и способы тайм-менеджмента не приносят желаемой пользы. Мы подобрали несколько самых работающих техник, чтобы вы смогли эффективно управлять своим временем.


Вопрос нехватки времени актуален для большинства людей, причем как при планировании личного времени, так и в производственном процессе. На эту тему написано множество книг и руководств, но все же есть самые топовые техники, эффективность которых находит регулярное подтверждение. О них-то мы и поговорим в статье.

Анализ временных затрат

Любую работу по управлению временем желательно начинать с учета того, на что именно мы тратим драгоценные минуты и часы. Делается это упражнение в идеале в течение одной-двух недель. Потребуются бумага и ручка либо фиксация на любом мобильном устройстве с возможностью последующей распечатки для анализа. Итак, каждое утро вы начинаете придирчиво фиксировать абсолютно все: время пробуждения и подъема (часто они отличаются), время на прием пищи, то, что именно вы делаете на работе, периоды отвлечения на социальные сети, телефон и т.д. вплоть до момента, когда ляжете спать. А утром попробуйте вспомнить, сколько ушло на засыпание.

Проделывать эту работу нужно предельно честно, ведь делаете вы ее лично для себя. И делиться результатами ни с кем не будете.

По прошествии недели распечатайте недельный отчет и проанализируйте. На что уходит времени больше всего? Что является самым частым «пожирателем времени»? Часто ли вы отвлекаетесь и перескакиваете с дела на дело? Где есть резервы времени и как можно по-другому спланировать дела?

Обычно уже с началом составления графика и фиксации любой человек начинает понимать, что на самом деле свободного времени у него значительно больше, чем он предполагал. Кроме того, проясняются причины усталости и раздражительности, а желание что-то изменить в планировании своих дел становится непреодолимым.

Долгосрочные цели

Большинство взрослых людей планируют свое время, но основная масса населения имеет планы на день, на месяц, максимум – на год. Дальше цели становятся все более призрачными и нечеткими. Однако именно долгосрочные цели являются вашим основным ориентиром и вектором развития. Попробуйте составить список своих долгосрочных целей, и вы сами поразитесь тому, как изменится ваше ежедневное планирование.

Итак, составьте график-таблицу. Мы предлагаем вам вариант, созданный Глебом Архангельским. В верхней части по горизонтали проставьте годы (на каком возрасте закончить планирование – это ваш выбор). Строкой ниже поставьте соответствующий годам ваш возраст. По вертикали должны располагаться сферы вашей жизни, в которых вы планируете чего-то достичь: карьера, профессиональное развитие, личное развитие, семья. Вы можете расширить этот список, добавив, например, спортивные достижения, здоровье и т.п.

Таблица 1

График-таблица долгосрочных целей

СвернутьПоказать
График-таблица долгосрочных целей

Какие-то пункты из обозначенных в таблице долгосрочных целей могут быть более четкими, какие-то лишь мечтами, но важно начать делать эту работу и представлять, чего бы вы хотели добиться в жизни.

Можно поспорить, что не всем мы можем управлять сами, что мы не вольны даже знать, сколько лет нам на роду написано, однако это не повод пускать свою жизнь на самотек, а потом, в старости, жалеть обо всем том, что не было сделано, об упущенных возможностях и нереализованных планах.

Прекрасно дополнит методику построения долгосрочных целей «календарик-пинарик».

«Календарик-пинарик»

Небезызвестный Дмитрий Литвак придумал весьма занимательную визуальную методику, которая призвана заставить вас перестать лениться и начать что-то делать для самореализации. Называется методика «календарик-пинарик». Как его сделать?

На листе А4 нужно напечатать следующее (удобнее всего делать это в программе Excel):

  • строку с годами, которые уже прожиты, начиная с даты вашего рождения (буквально в каждой клеточке 1975, 1976, 1977 и т.д. до прошлого года);
  • календарь на текущий год. Каждая строка – это месяц, каждый квадратик – один день;
  • еще одна строка с годами (которые вам хотелось бы еще прожить, то есть: 2017, 2018, 2019 и дальше);
  • перечень ключевых целей на текущий год (подробно их расписывать не нужно, это могут быть даже аббревиатуры, понятные только вам).
Таблица 2

«Календарик-пинарик» 45-летнего человека на 2016 г.

СвернутьПоказать
Календарик-пинарик

Итак, «календарик-пинарик» набран в Excel. Теперь его нужно распечатать. А затем ручкой заштриховать прожитые годы и прошедшие дни текущего года.

«Календарику-пинарику» место на вашем рабочем столе, там, где вы будете каждый день наталкиваться на него глазами. Утром вы зачеркиваете половину квадратика текущего дня, а вечером – весь квадратик. И так каждый день. Больше ничего делать не надо.

«Календарик-пинарик» нужен вовсе не для планирования. Он требуется именно для «пинания». Фактически вы делаете время материальным: сами зачеркиваете каждый день прожитой жизни, и проживать ее бездарно становится как-то обидно.

Обратный отсчет

Методика эта чем-то схожа с предыдущими двумя, но рассчитана на несколько другой эффект. Если у вас есть дело, которое состоит из нескольких частей, или, например, большой долг или кредит, «обратный отсчет» – прекрасный мотиватор.

Вы рисуете шкалу, которая состоит из квадратиков. Один квадрат – это некая часть в той системе измерения, которая в данном случае актуальна. То есть один квадрат может быть 1000 руб., одной частью написанного отчета, одной проведенной встречей и др. Соответственно, если долг 60 000 руб., то квадратиков в линии будет 60, если в отчете 10 частей, то в линии – 10 квадратов и т.п. Вы размещаете табличку с «обратным отсчетом» на самое видное место, и каждый раз, когда погасили хоть часть долга, закрашиваете соответственное количество квадратов; если написали часть отчета – опять же закрасили квадратики.

Закрашенные и сокращающиеся квадратики являются очень сильным визуальным мотиватором. Очень хочется закрасить их все и выкинуть уже этот листок с чувством выполненного долга.

Томатная техника

Один из способов управления временем придумал Франческо Чирилло, назвав методику POMODORO, что с итальянского переводится как помидор. В 1992 г. Франческо Чирилло, будучи одним из отстающих, но весьма изобретательным студентом, решил как-то разобраться со своей неуспеваемостью. После ряда экспериментов над собой он обнаружил, что если распланировать весь день поминутно, то эффективность работы резко возрастет. Легенда гласит, что под рукой у студента в этот момент оказался кухонный таймер в виде помидорки, с помощью которого Франческо и решил отслеживать время. Собственно, отсюда и название методики.

Франческо Чирилло принял решение разбить весь рабочий процесс на 25-минутные периоды, а назвал он их, как несложно догадаться, «pomodoros». В каждую «pomodoro» должно было укладываться решение конкретной задачи. Если задача не укладывается в одну «pomodoro», то ее надо разбить на части, равные одной «pomodoro». Тогда на решение большого дела может понадобиться три или четыре pomodoro. После того как выполнена одна pomodoro, Чирилло назначал себе пятиминутный перерыв. А по завершении четырех pomodoros – 15–20 минут отдыха.

По мнению изобретателя томатной техники, такое планирование позволяет получить максимальную отдачу от рабочего процесса, повышает мотивацию и избавляет от стресса. Первая же сессия, к которой Чирилло подготовился, используя свое изобретение, была сдана на «отлично». Так что своим примером Франческо подтвердил эффективность техники.

Сейчас методика POMODORO пользуется огромным успехом во всем мире. Чирилло даже написал книгу, посвященную этой методике, и ведет соответствующие тренинги в разных странах. А людьми, использующими эту методику, становятся не только студенты, но и топ-менеджмент, корпоративные группы и крупные компании в целом.

Успешность техники объясняется тем, что большинство людей плохо могут организовать свой рабочий процесс, часто отвлекаются от работы и не в состоянии сконцентрироваться на одном деле длительное время. Причины этому могут быть самые различные, даже стресс от того, что работа должна быть закончена к определенному сроку. Стресс приводит к тому, что мы начинаем заниматься посторонними вещами, в итоге проверка почты, социальные сети, телефонные звонки и приготовление кофе могут занять огромное время, а работа откладывается на потом. В итоге то, что можно сделать за короткий промежуток времени, делается несколько часов, а то и дней.

Чтобы отойти от этого шаблона, нужно всего лишь постоянно отслеживать время и регулярно заниматься самонаблюдением. Тогда процесс работы будет выстроен в соответствии с личными возможностями, а стресс максимально исключен. Приработка составляет 7–10 дней. Они нужны, чтобы определить личный темп работы и научиться грамотно разделять дела на «pomodoros». А далее уже дело техники.

Для составления графика нужен обычный таймер, который будет сообщать о начале и конце «pomodoros» и перерывов. Таймер вы легко можете установить на компьютере или в телефоне. А предварительно нужно запланировать дела и разбить их на отрезки, равные одному «pomodoro». Сделать это можно с помощью любого планировщика или даже листа бумаги. Нужно отметить, что для Mac существует специально разработанная программа Pomodoro 0.28.

Итак, еще раз подытожим суть методики:

  • создаем список задач на день;
  • разбиваем его на 25-минутные отрезки;
  • запускаем таймер;
  • работаем над задачей 25 минут. Если требуется оторваться от работы (например, очень важный телефонный звонок), таймер следует остановить;
  • после 25 минут работы делается перерыв на пять минут. Во время перерыва нужно максимально отключиться от работы;
  • после четырех 25-минутных заданий делается перерыв 15–20 минут. В это время нужно отдыхать, а не думать о том, что вы успели сделать. Это как раз то время, которое можно потратить на социальные сети, чай-кофе-перекур и т.п.;
  • в конце рабочего дня обязательно проанализируйте результаты, порадуйтесь и похвалите себя.

Хронос и Кайрос

Когда мы говорим о времени, привычно вспоминаем органайзеры, календари и планеры, рассчитываем необходимые часы, минуты и секунды. То есть говорим о времени как линейном процессе. Но так ли все просто?

У древних греков было два обозначения времени – Хронос и Кайрос. Как несложно догадаться, это имена богов греческого пантеона. Хронос (вспоминаем слова «хронология», «хронологический», «хронический») являл собой время в количественном аспекте; время, которое все пожирает. Это линейное, последовательное время, в котором каждая минута стоит не больше и не меньше другой. Но есть и другой бог – Кайрос, который олицетворяет миг удачи. Кайрос покровительствует счастливым шансам, мгновениям удачи, моментам, когда все может получиться. То есть Кайрос – это не количественное, а качественное время, это миг удачи, который наступает совершенно неожиданно, и надо успеть им воспользоваться.

Кайрос изображался в виде крылатого юноши, причем с крыльями и на спине, и на ступнях, с единственной прядью на голове (на манер чуба). В руках у Кайроса весы, что говорит о справедливости судьбы, предоставляющей человеку шанс на удачу. Кайрос, порожденный временами года, бесконечно перемещается в вечности и бежит между людьми с такой скоростью, что его невозможно догнать. Увидеть Кайроса можно, столкнувшись с ним лицом к лицу, а как только увидел, сразу хватать за чуб, иначе Кайрос убежит, блеснув напоследок гладким лысым затылком. Если медлить, раздумывать и пребывать в нерешительности, мгновение удачи уже не повторится. И останется лишь сказать, что Кайрос убежал. Если же удастся схватить Кайроса за чуб, удача и счастье будут в твоих руках.

Собственно, о чем идет речь. Планирование – это необходимый навык, который значительно упрощает жизнь, делает рабочие процессы слаженными и эффективными. Но иногда жизнь предлагает нам особые шансы, упускать которые не следует. Такие шансы – это как телепорт, перекидывающий сразу на другой уровень. И раздумье в таких случаях совершенно неуместно. Кстати, раздумывают обычно именно те люди, у которых нет видения долгосрочных целей. Они так боятся потерять соответствие сиюминутному выверенному плану, что в итоге отказываются от большего и значительно более ценного.

Те же, у кого есть долгосрочные амбициозные цели, а также «пинарик» перед глазами, вряд ли когда-нибудь упустят своего Кайроса. А помимо часов, всегда нужно иметь при себе компас, который указывает, находитесь ли вы на пути к вашей личной цели или идете по чужому пути, реализуя вовсе не свои стремления. Надеемся, что уже сегодня вы сделаете свой долгосрочный план, а наши методики помогут вам воплотить его в жизнь.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.