Top.Mail.Ru

Формирование службы делопроизводства «с нуля» и «под ключ» (часть 1)

Многие из нас в своей профессиональной практике сталкиваются с необходимостью сформировать службу делопроизводства или перестроить ее. И тогда возникают вопросы: какое наименование и организационную структуру выбрать? как обосновать численность? как найти людей?

В данной статье попробую поделиться своим опытом о том, как сформировать службу делопроизводства «с нуля» и «под ключ».

Организационная структура службы делопроизводства

Для начала разберемся с наименованием будущего подразделения. В организациях разных организационно-правовых форм на практике можно встретить всевозможные варианты: «секретариат», «канцелярия», «отдел документооборота», «управление делами» или «управление организации делопроизводства», «служба документационного обеспечения управления» или «служба делопроизводства» и др. А иногда специального самостоятельного подразделения, ответственного за организацию делопроизводства, вовсе нет, а в штате какого-нибудь отдела есть секретарь или помощник, на которого и возложена обязанность по ведению делопроизводства.

Что говорит на этот счет действующее законодательство и имеющиеся нормативы?

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27.04.1988 и утвержденной приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33 (в настоящее время документ не утратил силу и носит рекомендательный характер, далее – ГСДОУ), документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации (пункт 5.1). А в пункте 1.4 Примерного положения о службе документационного обеспечения управления (являющегося приложением к ГСДОУ) указано, что:

Фрагмент документа

Государственная система документационного обеспечения управления (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 и утверждена приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения:

в министерствах и ведомствах СССР, союзных и автономных республик – управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

<. .>

в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, дано следующее определение: «служба делопроизводства – структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти» (пункт 4).

Ну и, наконец, в постановлении Минтруда РФ от 25.11.94 № 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления» указывается, что «служба документационного обеспечения управления учреждения независимо от формы собственности может действовать на правах самостоятельного структурного подразделения или выполняться одним лицом» (абзац первый раздела 2).

Не стоит забывать о такой важной функции, как организация архивного хранения документов предприятия. Для этих целей обычно создается такое подразделение, как архив. В обязательном для всех организаций Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – ФЗ об архивном деле) дано следующее определение: «архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов».

Итак, если объемы документооборота не предполагают ведение всей работы с документами силами одного секретаря (помощника руководителя), то уже стоит задуматься о наименовании подразделения. А пока исходя из процитированных выше документов могу посоветовать в составе «делопроизводственного» подразделения (А), которое будет подчиняться непосредственно руководителю организации, выделить 2 структуры (см. Схему 1):

  • первая будет заниматься текущим делопроизводством (Б),
  • вторая – архивным хранением (В). Причем не стоит выводить ее на непосредственное подчинение генеральному директору. Современная практика все чаще использует такой подход.

Теперь нужно решить, какие наименования подразделений использовать. Для самого верхнего уровня (А) будем отталкиваться от того, как именуются в организации подразделения, напрямую подчиняющиеся руководителю организации:

  • если это управления, то и мы свое подразделение назовем «Управление делами» (если у вас «водятся» дирекции или департаменты, то не скромничайте и используйте аналогичное слово для своего подразделения);
  • если службы, то предлагаю использовать наименование «служба документационного обеспечения управления» (она же «служба ДОУ») или «служба делопроизводства»;
  • если отделы, то «отдел ДОУ» или «отдел делопроизводства», реже встречается «общий отдел» и т.д.

Для подразделения, занимающегося текущим делопроизводством (Б) нужно предусмотреть такое наименование, чтобы оно по звучанию сильно отличалось от «материнского» подразделения (А).

Ну а архив – «он и в Африке» архив (В), с его наименованием лучше не мудрить. Он будет обеспечивать хранение архивных документов, законченных делопроизводством, во исполнение ФЗ об архивном деле (хотя вопрос о том, через сколько лет какие дела следует передавать из подразделений в архив – это отдельная большая тема и тут есть варианты).

Схема 1. Варианты организации структуры и наименований подразделений

Возможная организационная структура представлена на Схеме 2. Служба ДОУ здесь подчиняется непосредственно руководителю организации (как и предписывает нормативная база). Правда, в крупных организациях первое лицо начинает делегировать свои полномочия, потому службу ДОУ вполне можно подчинить «профильному» заместителю (например, заместителю генерального директора по административным вопросам).

Схема 2. Организационная структура предприятия

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Формирование службы делопроизводства «с нуля» и «под ключ» (часть 2)

В заключительной части статьи автор описывает спектр документов, которыми следует руководствоваться и которые нужно разработать руководителю службы ДОУ для регламентации ее деятельности: Положение о подразделении и должностные инструкции работников, документы по охране труда и «нормам выработки», регулирующие технологию ДОУ на государственном и внутрикорпоративном уровнях, устанавливающие административную ответственность за ненадлежащее хранение документов.

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.

Реформируем 8-часовой рабочий день

Задумывались ли вы когда-нибудь, почему на большинстве предприятий рабочий день составляет 8 часов? Можно, конечно, объяснить это требованиями трудового законодательства, но ведь и они откуда-то взялись. Предлагаем вам оптимальным образом учесть биоритмы «жаворонков» и «сов», а также ультрадианные ритмы при планировании рабочего дня. В награду вы получите сокращение издержек, мотивацию и повышение эффективности работы персонала!

Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту

В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом. Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного ­взаимодействия и ­взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.

Реформируем 8-часовой рабочий день

Задумывались ли вы когда-нибудь, почему на большинстве предприятий рабочий день составляет 8 часов? Можно, конечно, объяснить это требованиями трудового законодательства, но ведь и они откуда-то взялись. Предлагаем вам оптимальным образом учесть биоритмы «жаворонков» и «сов», а также ультрадианные ритмы при планировании рабочего дня. В награду вы получите сокращение издержек, мотивацию и повышение эффективности работы персонала!

Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту

В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом. Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного ­взаимодействия и ­взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.

Для каких организаций обязательны новые архивные правила? И у кого есть документы Архивного фонда РФ?

21 сентября 2015 г. вступили в силу новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», которые были утверждены приказом Министерства культуры РФ 31.03.2015 № 526 и зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015, № 38830 (далее – Правила). Практика применения новых архивных Правил все чаще стала спотыкаться о принципиальный вопрос – для кого они обязательны? Причем порой на него можно услышать разные ответы. Поэтому мы решили разобраться в нем ­досконально, ­обратившись к опытнейшему специалисту. Но чтобы ответить на основной вопрос, пришлось попутно разбираться и с другими: что считать документами Архивного фонда РФ, какие документы «обычной» организации ими являются? когда «просто» документ становится архивным?