Top.Mail.Ru
Какие варианты оформления списка уместны в документах? Как можно обозначать элементы многоуровневого списка при помощи римских и арабских цифр, букв и графических обозначений? Какие знаки препинания ставить сразу после этих «флажков», а какие – в конце элементов списка, от чего это зависит? Обязательно ли в конце обобщающей фразы, предваряющей перечень, ставить двоеточие? И где рядом размещать предлог? Автор показывает многообразие правильных вариантов и рекомендует оптимальные.

Сразу уточним, что в статье речь пойдет о перечне как способе структурирования текста. Его еще называют «список». Именно так перечни представлены в MS Word, который очень упрощает пользователям их создание. Но есть некоторые правила, которые «компьютер» пока не предусмотрел.

Когда же нужен перечень? Прежде всего, когда нам необходимо привести ряд однотипных сведений. Длинное перечисление внутри одного абзаца затрудняет восприятие текста читателем. Поэтому его лучше организовать в виде списка, где:

  • сначала идет предупреждение о том, что далее последует перечисление понятий, предметов или действий;
  • а потом – сам список элементов, пронумерованных, литерованных или обозначенных графическими знаками (буллетами).

Перечень позволяет собрать и представить ряд однотипных сведений. Причем представить наглядно, поскольку каждый элемент перечня отделяется графически от других.

Виды перечней

Перечень может быть размещен внутри одного абзаца, и тогда он называется внутриабзацным. Его элементы располагаются в строчку и отделяются друг от друга: а) цифрой, б) литерой, в) графическим обозначением. Такой перечень удобен, если его элементы состоят из одного или нескольких слов и нет необходимости подчеркнуть их значение. А также если документ должен быть компактным.

Более наглядны перечни, в которых каждый элемент представляет собой отдельный абзац. В таком перечне легче ориентироваться и находить нужное. Элементы-абзацы отделены друг от друга не только «флажком», но и абзацным отступом.

В последнее время распространился тип многоуровневого перечня, в котором элементы нумеруются только арабскими цифрами с точками (см. левый вариант в Примере 1). Здесь каждому «этажу» перечня соответствует номер с таким же количеством чисел, разделенных точками. Для удобства восприятия еще можно каждый «этаж» начинать со своего отступа. Чем больше «вложенность» элемента, тем больше отступ от левого поля и чисел в его номере.

Пример 1. Варианты нумерации элементов многоуровневого списка

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли ламинировать документы?

Прямого запрета ламинировать документ (запаивать в пленку) в законодательстве нет. Но вы рискуете при этом лишить его юридической силы! Во-первых, рассматриваем судебную практику, которая показывает, в чем проявляется ущербность заламинированного документа и когда она возникает. Во-вторых, нотариусы обычно отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Отдельно рассматриваем ситуацию с дипломами об образовании, подсказывая, как можно сгладить последствия допущенной оплошности в случае их ламинирования.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?