Организуем командировку своего шефа

В данной статье мы будем рассматривать тот случай, когда все действия по организации поездки руководителя берет на себя его секретарь-референт. Итак, приступим!

«Чего изволите?»

В целях подготовки командирования необходимо получить указания руководителя:

• о датах (день, месяц) его (коллег) приезда / отъезда;
• списке сопровождающих сотрудников (если руководитель выезжает с группой, то фамилии, имена, отчества, занимаемые должности членов группы);
• способе передвижения (на машине, самолетом, поездом);
• удобном времени прибытия / отправления;
• форме оплаты билетов;
• уровне гостиницы, типе бронируемого номера, форме его оплаты (наличные, кредитные карточки, безналичный расчет).

Бронирование гостиницы

Предоставление гостиничных услуг на территории России должно осуществляться в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490.

На класс (т.е. уровень сервиса) гостиницы, как в России, так и за рубежом, как правило, указывает количество присвоенных ей звезд: от 2 до 5. Классификация номеров гостиниц делит их по таким показателям, как площадь номера, вид из окна, обстановка и т.п. Их обозначают:

• STD (standart) – стандартная категория номеров в гостинице;
• BDR, BDRM (bedroom) – номер со спальней;
• superior – номер большего размера, чем стандартный;
• corner room – угловая комната;
• balcony – номер с балконом;
• studio – студия, однокомнатный номер больше стандартного, со встроенной кухней;
• family room – семейный номер, размером больше стандартного;
• family studio – номер на одну семью с двумя смежными комнатами;
• king size или extra bed – номер с большой кроватью для семейной пары;
• suite – номер больше, чем стандартный, с гостиной и спальней, оборудованием высокого качества и дорогой мебелью;
• suite mini – номер улучшенной категории;
• junior suite – однокомнатный двухместный номер улучшенной планировки и большого размера;
• de luxe – номер, аналогичный junior suite, но с более дорогой обстановкой;
• executive suite, suite senior – номер повышенной комфортности, состоящий из двух и более комнат;
• business – большой номер с оргтехникой (например, компьютером или факсом), пригодный для работы;
• honeymoon room – номер для молодоженов;
• connected rooms – совмещенные номера, имеющие дверь-проход из одного в другой;
• duplex – двухэтажный номер;
• apartment – номера, приближенные к виду современных квартир, имеющие места для приготовления еды, как двух- и более комнатная квартира;
• president – самый роскошный номер в гостинице, в нем кабинет, несколько спален, два-три туалета.

На сегодняшний день количество ресурсов, на которых можно выбрать подходящую гостиницу, – огромно. Лично мне самым удобным для поиска подходящих вариантов видится старый добрый www.booking.com, на данном сайте вы без труда сможете забронировать номер как под банковскую карточку, так и без нее. Обычно гостиницы предлагают клиентам различные формы оплаты:

• предварительную по безналичному расчету,
• банковскими карточками (предварительно или по прибытии) или наличными денежными средствами (по прибытии).

Первоначальные параметры поиска устанавливаются на главной странице этого ресурса (см. Рисунок 1), а после вывода на экран отфильтрованных вариантов отелей поиск можно дополнительно сузить, используя большее число критериев (Рисунок 2). Далее начинаете анализировать найденные варианты, и несколько понравившихся вам отнесите на утверждение (окончательный выбор) шефу, прокомментировав, чем они хороши и чем отличаются.

Когда я сама собираюсь в путешествие за границу, то, выбрав подходящую мне гостиницу на www.booking.com, обычно проверяю, можно ли забронировать номер на более выгодных условиях. Для этого пользуюсь ресурсом www.roomguru.ru. На главной странице этого сайта вписываю в нужные поля выбранную гостиницу, даты; в результате поисковая система выдает информацию, по какой цене номера в выбранной гостинице предлагаются различными туристическими сайтами. По гиперссылкам можно сразу переходить на эти сайты с самыми выгодными на текущий момент по стоимости предложениями и, если остальные условия (способ оплаты и пр.) подходят, бронировать.

Разные туристические сайты предлагают своим пользователям интересные бонусные программы. Например, на www.hotels.com действует акция «Наберите 10 суток и получите 1 сутки бесплатно», причем независимо от того, бронируется ли проживание для командировки или для личных целей. Каждый сайт пытается удержать своих пользователей, предлагая доступ к секретным ценам и промокоды (www.hotels.com), горящие предложения (www.booking.com) и др. Не поленитесь зарегистрироваться на этих сайтах и будете регулярно получать все спецпредложения, сэкономив как свои личные денежные средства, так и ресурсы компании.

В последнее время командированные и просто туристы предпочитают останавливаться не в отелях, а в частных квартирах, предлагаемых специализированными сайтами (www.airbnb.ru и пр.), которые позволяют посмотреть на город проживания глазами местного жителя, приводя рейтинги, сформированные на основании отзывов предыдущих жильцов. Согласитесь, интересно приехать, скажем, в Питер или Рим и пожить там в квартире как «местный», да еще и со всеми удобствами (оборудованной кухней, стиральной машиной, гладильными принадлежностями и пр.). Не говоря уже о том, что это зачастую оказывается существенно дешевле, чем проживание в гостинице.

А теперь несколько практических советов о том, как можно сориентироваться в незнакомом вам городе. Если кто-то из коллег уже ездил туда или даже к тому партнеру, то у него можно попробовать проконсультироваться, какой район города удобен для размещения (близок к вокзалу и конечной цели командировки, что вокруг: метро, центральная пешеходная зона с сувенирными лавочками и кафешками или спальный район на окраине), понравилась ли гостиница, в которой он останавливался и почему. Аналогичные сведения можно уточнить и у секретаря принимающей стороны. После этого найдите в Интернет карту этого города и сопоставьте полученные данные для правильного выбора местоположения отеля. Воспользуйтесь и отзывами путешественников, которые делятся своими впечатлениями как на туристических сайтах, так и в специализированных форумах (например, «Форум Винского»: forum.awd.ru), интернет-справочниках («Тонкости туризма»: tonkosti.ru и пр.).

После возвращения руководителя поинтересуйтесь, удачен ли оказался выбор, что понравилось, что доставляло неудобства. И запомните его ответ, чтобы постепенно уяснить его истинные предпочтения и в следующий раз сделать более грамотный выбор.

Приобретение билетов

Организация командировки руководителя предполагает приобретение (бронирование, доставку) билетов. Если речь идет о стандартных направлениях, то на большинство рейсов секретарь может приобрести билеты самостоятельно в Интернете. Я пользуюсь официальными сайтами основных авиакомпаний и еще некоторыми площадками: www.rzd.ru, www.skyscanner.com, www.momondo.ru, www.aviasales.ru, www.tutu.ru, www.polets.ru и пр., многие из которых располагают удобными вариантами мобильных приложений.

Как правило, приобретаются билеты в обе стороны (туда и обратно). Перед покупкой (бронированием) билета любого класса на железнодорожный или авиатранспорт необходимо выяснить условия его обмена и возврата.

Авиакомпании-перевозчики самостоятельно устанавливают весь спектр условий, связанных с приобретением билетов и полетом. В частности, они определяют тарифы на авиабилеты и скидки, условия отказа от полета и возврата билета, правила регистрации в аэропорту, правила провоза, допустимый вес и размеры багажа, условия полета с детьми и др. Все эти нюансы секретарь должен выяснить до приобретения билетов самостоятельно.

Стоимость определяется тарифами на авиабилеты, таксами и скидками, устанавливаемыми авиакомпаниями, и зависит, в частности, от условий продажи и категорий пассажиров. На тариф влияют:

• класс обслуживания (существует 3 класса авиаперелетов: первый, бизнес и экономический, они отличаются помимо цены комфортабельностью кресел, питанием и весом бесплатно провозимого багажа);
• сезон;
• время, за которое приобретается билет;
• возможность смены даты вылета и возврата билета;
• приобретается ли билет «в одну сторону» или «туда и обратно», а также срок пребывания в пункте назначения.

Приобретая железнодорожный билет, следует учитывать, что каждому пассажирскому вагону присвоено сокращенное наименование:

• СВ (Л) – мягкий с двухместными купе,
• СВМ (М) – мягкий с двух- и четырехместными купе,
• М – мягкий с четырехместными купе,
• К (К) – купейный с четырехместными купе,
• КБ – купейный с купе-буфетом,
• КР – купейный с радиостанцией,
• ПЛ (П) – плацкартный со спальными местами,
• О (О) – общий с местами для сидения,
• ОБЛ (С) – межобластной с местами для сидения,
• Р – вагон-ресторан.

Вагоны повышенной комфортности в зависимости от категории и комплекса предоставляемых услуг делятся на классы: экономический – «Э», бизнес – «Б». На сегодняшний день практически все железнодорожные билеты как по России, так и за рубежом, можно приобрести в электронном формате. Распечатав такой билет на своем принтере, вы передаете его шефу для предъявления при посадке в поезд, т.е. никому никуда дополнительно ездить за билетом не придется.

Трансфер и точки посещения

Секретарю, организующему командировку своему руководителю, необходимо связаться с принимающей стороной и запросить предварительную информацию обо всех официальных и неофициальных мероприятиях программы пребывания руководителя.

Так, если запланировано совещание, то необходимо согласовать дату и время его проведения, предварительный список участников, необходимость подготовки рекламных или информационных материалов.

Если запланирован прием в ресторане, следует уточнить дату и время проведения, предварительный список приглашенных гостей, особенности протокола: форма приглашения, одежда, размещение символики компаний, именные карточки и т.д. Как правило, комментарии по выбору того или иного ресторана я смотрю на www.tomesto.ru. На данном ресурсе удобно бронировать столики, сориентироваться в стоимости блюд, кухне, по фото оценить интерьер, узнать время работы, адрес и контактный телефон. Часто пользуюсь и www.tripadvisor.ru, где есть возможность просмотреть отзывы бывалых критиков вплоть до советов, какое блюдо в каком ресторане особенно хорошо удается поварам. Здесь же можно задать параметры поиска заведения с высоким рейтингом среди посетителей с учетом удаленности от места проживания или пребывания командированного и средней стоимости чека. Одновременно с помощью данного ресурса можно спланировать и культурную программу, уточнив, какие достопримечательности располагаются поблизости

Можно запросить принимающую сторону о возможности оказания помощи в бронировании гостиницы, в передвижении по городу (машина с водителем), а также при встрече в аэропорту. Если трансфер все-таки нужно организовать самим, то в Интернет легко найти службу такси этого города, далее по согласованию с руководителем нужно определиться с классом автомобиля и количеством поездок:

• можно заказать встречу на вокзале с «доставкой» в выбранный отель, а потом руководитель в случае необходимости сам сможет заказывать у них такси либо
• сопровождение одной машиной / водителем или разными в течение всего времени пребывания человека в городе.

Если нужен только трансфер из вокзала в отель, то его часто можно заказать в самом отеле.

Бывают командировки, в которые едут и на собственном авто.

Согласование планов

Целесообразно регулярно (во время ежедневных докладов) сообщать руководителю о ходе подготовки его командировки.

Следует организовать подготовку и представление документов, необходимых для переговоров (проекты контрактов, сертификаты, заключения экспертов, бизнес-планы и т.д.).

Кроме того, если руководитель пожелает, можно подготовить набор сувенирной продукции с эмблемой организации: ручки, календари, ежедневники, в допустимых случаях – образцы продукции и т.д.

Алгоритм действий

Итак, накануне отъезда необходимо сделать следующее:

• Убедиться в наличии действующего заграничного паспорта и действующих виз, если планируется загранкомандировка.
• Иметь проверенную информацию о прибытии / отъезде: место, точное время прибытия / отъезда, номера рейсов / поездов.
• Убедиться, что билеты выкуплены и доставлены (либо распечатаны).
• Иметь окончательный список отъезжающих в командировку.
• Подтвердить бронирование гостиницы.
• Определить время и место отъезда и сообщить об этом водителю.
• Предоставить окончательную информацию о возможных изменениях в программе пребывания сотрудникам компании, сопровождающим руководителя в командировке.
• Составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов.
• Обратите внимание, что с 08.01.2015 постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 №  1595 отменены командировочные удостоверения и служебные задания. Таким образом, при подготовке документов для отправки сотрудника в командировку использовать эти документы больше не нужно (фактическое время пребывания в командировке теперь определяется по проездным документам). Но по-прежнему придется оформить:
  • приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9 (а если отправляется группа сотрудников, то по форме Т-9а). Раньше унифицированные формы документов по учету труда были обязательными для всех, а теперь их должна разрабатывать и утверждать для себя каждая организация, хотя многие продолжают использовать прежние формы, утвердив их. Потому в статье мы продолжим использовать их общепринятые наименования, введенные изначально постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
    Заполнение приказа мы показали в Примере 2. Обратите внимание, что руководитель предприятия расписывается в нем дважды: как лицо, уполномоченное подписывать такие документы, и как работник, направляемый в командировку, дабы не оставлять этот второй реквизит незаполненным. Раньше в качестве основания издания такого приказа обычно значилось служебное задание, теперь из-за его отмены здесь фигурируют иные документы, например служебные записки;
  • затем необходимо зафиксировать факт выбытия сотрудника в Журнале учета командированных сотрудников. Он утвержден приказом Мин­здравсоцразвития России от 11.09.2009 №  739н. В нем нужно заполнить: Ф. И. О. командированного работника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения. А в графе 3 «Дата и номер командировочного удостоверения» можно проставить прочерк. См. Пример 1;
  • дни командировки, в которые сотрудник отсутствует на рабочем месте, нужно обозначить в табеле рабочего времени (ведется по форме Т-12 или Т-13) кодом «К». Если сотрудник в командировке трудился в свой выходной день, то в табеле нужно проставить сразу два кода: «К» и «РВ». В соответствии со статьей 153 ТК РФ работа в выходной день оплачивается «не менее чем в двойном размере»;
  • после возвращения работника из командировки он сам должен (но за руководителя это чаще делает бухгалтер) составить авансовый отчет (форма АО-1) о суммах, которые были потрачены. Работник должен представить документы, которые подтверждают понесенные им расходы. Ими могут быть чеки, приходные ордера, квитанции, договоры и т.д. Все это нужно приложить к авансовому отчету.