В статье описан живой опыт разработки Классификатора, Табеля и Альбома унифицированных форм документов конкретного предприятия. Автор предупреждает читателя о возможных ошибках на этом пути, советует оптимальный алгоритм действий и демонстрирует образцы оформления документов.
Вы поймете, как инициировать такой проект, собрать нужную информацию с подразделений, проанализировать ее и систематизировать, оформить результаты должным образом, а потом корректировать по мере необходимости, отслеживая версионность форм документов.
Сразу отмечу, что буду рассказывать о нашем опыте разработки и внедрения Табеля и Альбома унифицированных форм документов 1, пусть он не идеален и к каким-то решениям мы пришли не сразу, но поставленная задача нами достигнута – вот уже несколько лет все формы управленческих документов, которые используются на нашем предприятии, берутся строго из них.
К их разработке мы приступили за год до того, как формы первичных учетных документов, содержащиеся в «общероссийских» альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, перестали быть обязательными. Напоминаю, что со вступлением в силу 01 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов должен утверждать руководитель организации. То есть в начале 2012 года унифицированные формы на нашем предприятии были, но только в части бухгалтерского учета, и включены они были в состав Учетной политики предприятия.
Необходимость разработки унифицированных форм документов тогда была вызвана слишком большим и разнородным количеством управленческих документов, которые создавались и успешно «курсировали» на нашем предприятии. Чтобы повысить качество управления организацией, нужно было унифицировать и маршрутизировать основные управленческие процессы, а для этого понадобилось в т.ч. унифицировать состав и формы документов.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
49 унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
50 табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
51 альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
Табель представляет собой систематизированный перечень установленных к применению на предприятии унифицированных форм документов с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки, прохождения и представления на подпись / утверждение.
Альбом унифицированных форм документов – это сборник унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению. Альбом является приложением к Табелю.
Таким образом, разработка Табеля и Альбома позволяет решить следующие задачи:
- оптимизировать состав применяемых на предприятии форм документов,
- закрепить формы документов в едином нормативном акте,
- упорядочить процесс документирования,
- типизировать маршруты движения форм документов.
Придайте легитимность вашей работе
Разобравшись с определениями, перейдем к нашему проекту, назовем его условно «Разработка форм документов». На первой стадии такого проекта (впрочем, как и для всех иных) рекомендуем выпустить приказ «О создании рабочей группы» (Пример 1).
Пример 1. Приказ о создании рабочей группы
Затем мы разослали руководителям подразделений служебную записку за подписью руководителя аппарата генерального директора с просьбой представить список документов, которые у них создаются, и сами документы (точнее электронные проекты документов, которые потом распечатывались и подписывались). Хотя сейчас понимаю, что было бы удобнее прямо тогда еще запрашивать информацию о том, какие формы документов обязательны и чем они утверждены (см. Пример 2).
Пример 2. Служебная записка о запросе перечня и форм используемых документов
Анализ используемых форм документов
Мы провели анализ создаваемых форм документов и были поражены их многообразием. Например, обратите внимание на такой вид документа, как акт, это может быть:
- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- акт о внедрении изобретения (промышленного образца, полезной модели);
- акт уничтожения материальных носителей, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну;
- акт о несчастном случае на производстве;
- акт обследования;
- акт приемки в эксплуатацию;
- акт технического состояния и т.п.
Как показал анализ, акт в каждом подразделении имел свою форму (а иногда и не одну!), свой список согласующих лиц (в лучшем случае в соответствии с требованиями законодательных актов, в худшем – на усмотрение руководителя подразделения) и свой список подписантов.
Поэтому следующее, что мы сделали, – это постарались сократить количество форм 2 и привести уже сокращенные формы документов к единообразию в оформлении. Эту работу мы провели самостоятельно, не привлекая сотрудников подразделений. Наша задача была понять назначение каждого документа, объединить в группы документы с одинаковым назначением и функциями, далее определить, что в этих формах можно унифицировать (т.е. привести к единообразию в оформлении). C руководителями подразделений мы согласовали уже унифицированные нами формы.
При создании одних форм документов мы опирались на ранее утвержденные и обязательные....
