Top.Mail.Ru
Если у вас нет СЭД, то регистрацию входящей корреспонденции вы, скорее всего, ведете в таблице MS Excel. Мы покажем вам, как прямо в ней можно осуществлять контроль за исполнением писем, какие колонки лучше ввести, какие функции Excel вам пригодятся для фильтрации сведений и составления отчетности, в т.ч. графической.

Деловое письмо – это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих для коммуникации (передачи официальной информации) между адресатами в деловой деятельности организаций. Зачастую деловые письма составляют основную массу документооборота предприятия.

При помощи деловых писем партнеры договариваются об условиях сделки, принимают решения по вопросам задолженностей между предприятиями и др. От быстроты подготовки ответного письма может зависеть благополучный исход решаемых вопросов или принятие решения о сделке в пользу вашей компании. Потому контроль за подготовкой ответных писем – одна из наиболее важных функций административной работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ), наравне с контролем исполнения иных документов / поручений. Порой для выполнения этой задачи создается даже специальная группа контроля внутри службы ДОУ или выделяется определенный специалист. Имея огромный поток информации, руководитель зачастую не в состоянии контролировать процесс исполнения поставленных перед сотрудниками задач. Поэтому эту функцию он и делегирует определенному подразделению или сотруднику.

Сроки предоставления ответов на письма могут быть:

  • закреплены законодательно (например, Федеральным законом от 02.05.2006 №  59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», далее по тексту – ФЗ-59);
  • установлены в локальных нормативных актах предприятия (например, в Инструкции по делопроизводству);
  • указаны в письме / обращении (например, «Ответ просим направить в срок до 16.01.2017»);
  • регламентированы договорными отношениями между контрагентами (например, в организацию поступила претензия от покупателя, а согласно заключенному договору продавец обязан ответить на нее в течение 10 рабочих дней с момента получения);
  • указаны в резолюции руководителя.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Порядок рассмотрения обращений граждан по ФЗ-59 должны соблюдать не только государственные органы, органы местного самоуправления (как было первоначально), но и другие организации, осуществляющие публично значимые функции. Кроме того, он распространяется и на обращения объединений граждан, в т.ч. обычных юридических лиц! Такое расширение зоны действия ФЗ-59 произошло давно – еще в мае 2013 года.

Согласно ст. 8 ФЗ-59 «письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления». В соответствии со ст. 10 адресанту должен быть дан «письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов» и ответ «подписывается руководителем... [организации], должностным лицом либо уполномоченным на то лицом». В силу ст. 12 «письменное обращение, поступившее в... [организацию] или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации».

Из этого общего правила есть исключения, например:

  • если запрашиваемая информация относится к государственной или иной, охраняемой законом, тайне (для нее в соответствии с ч. 2 ст. 19 ФЗ-59 установлен особый порядок предоставления);
  • если обращение касается фактов возможных нарушений законодательства о миграции (срок его рассмотрения сокращается со стандартных 30 до 20 дней в силу ч. 1.1 ст. 12 ФЗ-59);
  • если для рассмотрения обращения его получатель запрашивает сведения у другой организации (тогда согласно ч. 2 ст. 12 и ч. 2 ст. 10 ФЗ-59 «проситель» сведений / документов удлиняет срок рассмотрения обращения максимум еще на 30 дней, а «просимый» обязан предоставить их в 15-дневный срок).

Пример 1. Таблица MS Excel для регистрации входящей корреспонденции

Контроль за подготовкой ответных писем может осуществляться по нескольким параметрам:

  • контроль по существу вопроса (его обычно выполняет руководитель) и
  • контроль сроков исполнения (его обычно делегируют специальному подразделению или сотруднику), он подразделяется на:
    • текущий контроль (контроль состояния выполнения дел на текущий момент),
    • предупредительный контроль (напоминание исполнителю о необходимости подготовить ответное письмо в установленные сроки) и
    • итоговый контроль (проверка готовности делового письма).

Как в MS Excel аккумулировать и фильтровать информацию о входящих письмах

На предприятиях, где нет внедренной системы электронного документооборота (либо не установлен соответствующий модуль), возможен контроль поручений и документов в программе Microsoft Excel. Мы расскажем вам о частном случае данного процесса – как прямо в Журнале регистрации входящей корреспонденции можно вести контроль за подготовкой ответных писем. Мы это делаем в табличной форме, показанной в Примере 1, в MS Excel версии 2007. В ней регистрируем всю входящую корреспонденцию, а те письма, которые поставлены на контроль, помечаем в графе 11 буквой «К». Это позволяет потом фильтровать сведения:

  • как по всем зарегистрированным письмам,
  • так и только по контролируемым. В этом случае сначала нужно отфильтровать строки, у которых в графе 11 стоит значение «К» (см. Рисунок 5), а потом можно фильтровать и по другим параметрам иных колонок.

Чтобы в таблице было удобно работать, для начала нужно закрепить ее заголовок на экране. Это позволит ему при прокрутке содержимого таблицы вниз оставаться на первоначальном месте. Сделаем это так:

  • заголовок у нас состоит из трех строк (в двух вписаны наименования граф, а в третьей – их...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Ассортимент ИТ-решений для контроля исполнения поручений руководителя

Предлагаем вам обзор доступных сейчас программ для автоматизации проведения совещаний, контроля исполнения поручений, сбора статусов по задачам, формирования итоговой отчетности об исполнительской дисциплине. Как можно поделить зоны ответственности по контролю исполнения поручений между службой делопроизводства и личными помощниками руководителей (в крупных и малых организациях). Как помощнику (секретарю) преодолевать саботаж исполнителей, которым не нравится идея отчитываться перед ним о проделанной работе.

Восстанавливаем дисциплину после новогодних праздников

За что можно наложить дисциплинарное взыскание (в виде замечания, выговора и даже увольнения)? Какая процедура должна быть соблюдена работодателем, чтобы его действия потом не могли быть оспорены работником с выплатой ему дополнительных денежных средств? От чего будет зависеть степень детализации и количество собираемых работодателем документов? И конечно, образцы оформления всех необходимых документов мы приводим: докладных записок, требования, объяснительной, характеристики, актов и приказов. А чтобы охладить пыл некоторых управленцев в порыве закрутить гайки при разболтавшейся после долгих праздников дисциплине, заодно расскажем о возможности принудительного восстановления на работе по решению суда при неправомерном увольнении. Кроме того, защиту себе работник может найти в лице государственной инспекции труда (даем образец жалобы работника и приказа работодателя, исправляющего ситуацию по предписанию ГИТ). Но возможен и полюбовный вариант – снятие дисциплинарного взыскания по инициативе ­работодателя (его тоже показываем с примерами оформления документов).

Система контроля исполнения документов, или Как запустить свой часовой механизм

Описаны ключевые элементы построения классической системы контроля исполнения документов в организации: что контролировать, как «дробить» поручение на группу исполнителей, как понимать ту или иную формулировку срока исполнения, кто что будет контролировать, какую информацию фиксировать и какую отчетность ­потом использовать. Показан алгоритм этого процесса.

Опыт использования коэффициента исполнительской дисциплины

Автор делится опытом АО «АТОМПРОЕКТ» по расчету коэффициента исполнительской дисциплины, который позволяет учитывать в числовой форме не только количество просроченных поручений, но и длительность задержки, их соотношение с вовремя выполненными поручениями, важность заданий. Имея на руках такой справедливый коэффициент, его можно применять при расчете мотивирующих выплат сотрудникам – и тогда исполнительская дисциплина переходит на качественно новый уровень!

Ассортимент ИТ-решений для контроля исполнения поручений руководителя

Предлагаем вам обзор доступных сейчас программ для автоматизации проведения совещаний, контроля исполнения поручений, сбора статусов по задачам, формирования итоговой отчетности об исполнительской дисциплине. Как можно поделить зоны ответственности по контролю исполнения поручений между службой делопроизводства и личными помощниками руководителей (в крупных и малых организациях). Как помощнику (секретарю) преодолевать саботаж исполнителей, которым не нравится идея отчитываться перед ним о проделанной работе.

Опыт использования коэффициента исполнительской дисциплины

Автор делится опытом АО «АТОМПРОЕКТ» по расчету коэффициента исполнительской дисциплины, который позволяет учитывать в числовой форме не только количество просроченных поручений, но и длительность задержки, их соотношение с вовремя выполненными поручениями, важность заданий. Имея на руках такой справедливый коэффициент, его можно применять при расчете мотивирующих выплат сотрудникам – и тогда исполнительская дисциплина переходит на качественно новый уровень!

Контроль исполнения документов в MS Outlook

Контроль исполнения документов – важнейшая составляющая ежедневной работы службы ДОУ, которая по праву считается и одной из самых трудоемких. Предлагаем вам бюджетный вариант его автоматизации при отсутствии СЭД – с помощью программы Microsoft Outlook, которую многие привыкли использовать только для работы с ­электронной почтой.

Восстанавливаем дисциплину после новогодних праздников

За что можно наложить дисциплинарное взыскание (в виде замечания, выговора и даже увольнения)? Какая процедура должна быть соблюдена работодателем, чтобы его действия потом не могли быть оспорены работником с выплатой ему дополнительных денежных средств? От чего будет зависеть степень детализации и количество собираемых работодателем документов? И конечно, образцы оформления всех необходимых документов мы приводим: докладных записок, требования, объяснительной, характеристики, актов и приказов. А чтобы охладить пыл некоторых управленцев в порыве закрутить гайки при разболтавшейся после долгих праздников дисциплине, заодно расскажем о возможности принудительного восстановления на работе по решению суда при неправомерном увольнении. Кроме того, защиту себе работник может найти в лице государственной инспекции труда (даем образец жалобы работника и приказа работодателя, исправляющего ситуацию по предписанию ГИТ). Но возможен и полюбовный вариант – снятие дисциплинарного взыскания по инициативе ­работодателя (его тоже показываем с примерами оформления документов).