Top.Mail.Ru

Новые подходы к организации хранения документов на бумажных носителях в смешанном документообороте: опыт Федеральной налоговой службы

В настоящее время большинство отечественных организаций работает в смешанном документообороте, используя в своей деловой деятельности как документы на бумажных носителях, так и изначально электронные документы. Многие в интересах эффективного использования информации сканируют бумажные документы, включая их электронные образы в свои информационные системы. После этого организациям приходится решать, что делать с бумажными подлинниками отсканированных документов. Поскольку в нашей стране пока нет законодательных норм и традиций делового оборота, допускающих их уничтожение, бумажные документы приходится хранить в соответствии с требованиями российского законодательства, даже если для оперативной деятельности они не нужны. Федеральная налоговая служба РФ в вопросах управления документами является одним из наших флагманских ведомств. Потому интересно посмотреть, какие новшества она внедрила для организации хранения громадной массы документов, связанных с регистрацией юридических и физических лиц, а также для их выборочного уничтожения.

Что делает ведомственный архив ФНС

У организаций, вне зависимости от вида собственности, есть два пути решения проблемы хранения бумажных документов: либо справляться собственными силами, либо использовать услуги внеофисного хранения.

Федеральная налоговая служба России (ФНС России) в вопросах управления документами и информацией является одним из несомненных лидеров, как по объему обрабатываемых материалов, так и по применению современных подходов и методов. Огромные объемы документов и информации, как в электронной форме, так и на бумажных носителях, поступают главным образом в территориальные налоговые органы, которые обеспечивают их обработку, хранение и уничтожение по истечении сроков хранения. Сейчас, однако, ситуация меняется, и все больший акцент будет делаться на централизованную обработку данных, которую будет проводить Федеральное казенное учреждение (ФКУ) «Налог-Сервис» ФНС России. С этой целью выпущен ряд приказов:

  • приказом ФНС России от 23.12.2011 № ММВ-7-1/979@ был утвержден «План реализации организационно-структурных преобразований и передачи функций из УФНС России по субъектам Российской Федерации и Межрегиональной инспекции ФНС России по централизованной обработке данных в ФКУ “Налог-Сервис” ФНС России в рамках модернизации налоговых органов в 2011–2013 годах»;
  • приказом ФНС России от 19.02.2015 № ММВ-7-12/75@ ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России была передана часть полномочий по организационно-техническому и информационному обеспечению деятельности ФНС России и ее территориальных органов;
  • приказом ФНС России от 24.06.2016 № ММВ-7-14/374@ был утвержден «Порядок взаимодействия территориальных органов ФНС России и ФКУ “Налог-Сервис” ФНС России при реализации с использованием АИС “Налог-3” функций централизованной обработки документов, представляемых в территориальные органы ФНС России при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

В настоящее время на ФКУ «Налог-Сервис» возложены следующие функции 1:

  • по приему и входному контролю данных налоговой, бухгалтерской отчетности и другой информации, поступающей от налоговых органов, налогоплательщиков, других источников информации на бумажных и электронных носителях, подлежащей централизованной обработке;
  • по обработке сведений, поступающих в электронном виде и на бумажных носителях от регистрирующих органов в соответствии со статьей 85 Налогового кодекса РФ;
  • по централизованной обработке, сканированию и массовому вводу данных документов, образующихся в результате процедуры регистрации налоговыми органами юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств;
  • по централизованной обработке документов, образующихся в результате процедуры истребования налоговыми органами;
  • по централизованному архивному хранению налоговых документов на...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

В какой архив должны попадать документы филиалов и представительств

Куда должен передаваться архивный фонд филиалов и представительств? Показываем теорию и практику. Поводом для этой статьи стали вопрос читателя и новое уточнение в Правилах архивов организаций 2023 года (объясняем, как оно коррелируется с положениями иных нормативных документов).

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Как получить архивную справку о зарплате?

Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.