Top.Mail.Ru
Оформление заверительной надписи на копии документа, представляемого в суд, возможно не только в соответствии с рекомендациями ГОСТа Р 6.302003. Юрист рассмотрела правила различных действующих и обязательных к выполнению документов, а также сложившуюся практику. Кроме того, вы узнаете, кому следует заверять своей подписью верность копии, копии каких документов заверять нельзя, как приобщить представляемые организацией документы к материалам дела и как осуществить процесс передачи документов в суд.

Окончание статьи, начало в № 8` 2009

Разные правила оформления заверительной надписи на копии документа

Напомним, что правила оформления заверительной надписи на копии документа, согласно ГОСТу Р 6.30-2003 (положения которого являются рекомендательными) и согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X (положения которого до сих пор действуют и являются обязательными), отличаются. ГОСТ рекомендует это делать так, как показано в Примере 6, а Указ – как в Примере 7. Сравните сами!

Пример 6

Пример 7

Теперь поговорим о том, какие виды заверительных надписей установлены нормативными правовыми актами, вступившими в силу намного позднее, чем Указ № 9779-Х. В настоящее время действуют документы, устанавливающие виды заверительных надписей для отдельных случаев, особенно это касается работы государственных органов. В качестве примеров приведем следующие:

  • в Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях), утвержденной приказом Высшего Арбитражного Суда РФ от 25.03.2004 № 27, содержатся следующие правила заверения копий судебных актов, направляемых лицам, участвующим в рассмотрении судебного дела (пункт 3.33): в правом верхнем углу каждого листа копии ставится штамп «Копия», на последнем листе под текстом ставится штамп «Копия верна» с указанием в штампе полного наименования суда. Верность копии удостоверяется подписью секретаря судебного заседания (помощника судьи) или специалиста судебного состава с расшифровкой фамилии, указанием должности и даты удостоверения. Заверяется копия печатью отдела делопроизводства или судебного состава суда (если таковая имеется). Если копия судебного акта состоит из нескольких листов, они прошиваются прочной ниткой, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, заклеиваются бумажной наклейкой и опечатываются печатью канцелярии суда, которая частично накладывается на бумажную наклейку;
  • в отличие от приведенной выше инструкции, согласно Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15.06.2007 № 76, для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. При этом в отношении заверения копии документа печатью в инструкции сказано «при необходимости»;
  • в пункте 4.3.22 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах, утвержденной приказом Федеральной таможенной службы от 18.10.2004 № 160, установлено, что при заверении соответствия копии документа (в частности, копии письма, остающейся в таможенном органе) подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются заверительная надпись или штамп «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения. Копию следует удостоверять печатью без изображения государственного герба;
  • или другой пример: в соответствии с пунктом 7.5 Инструкции по делопроизводству в органах Прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, утвержденной приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 05.06.2008 № 107, заверительная надпись выглядит следующим образом. В правом верхнем углу первого листа указывается: «Копия» или «Выписка». Копия заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие содержания подлиннику. Копия заверяется печатью (не гербовой), воспроизводящей название прокуратуры, следственного органа или их подразделений.

Однако на практике при подготовке заверенных копий документов к подаче в суд организациями используются куда более простые заверительные надписи, чем описанные выше. В частности, суды принимают копии документов, надпись на которых не содержит даты заверения, должности лица, удостоверившего своей подписью верность копии.

Более того, зачастую заверительные надписи делаются при передаче копии документа в материалы дела непосредственно в судебном заседании, когда у представителя организации с собой нет печати. На практике судьи принимают и такие документы, хотя они и не соответствуют формальным реквизитам, предусмотренным в Указе № 9779-X.

Если в организации много судебных дел и по каждому приходится заверять большой объем документов, целесообразно заказать «наборные» штампы, которые позволяют проставлять их оттиски на копиях документов, и от руки ставить только личную подпись, на которую потом ставится печать.

Особенности заверения копий многостраничных документов

Если речь идет об одностраничном документе, то вы можете использовать варианты оформления заверительных надписей, основанные на правилах Указа № 9779-X. В случае же необходимости оформить заверенную копию многостраничного документа вы можете:

  • либо указывая заверительную надпись на каждом листе многостраничного документа,
  • либо поступить так, как это чаще всего и делается на практике:
    • прошить листы документа прочной ниткой, шнурком или специальной лентой (можно использовать дырокол), концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, заклеиваются бумажной наклейкой, на которой ставится заверительная надпись, частично накладывающаяся на бумажную наклейку;
    • целесообразно также указать количество прошитых листов, для чего следует пронумеровать каждый лист. Учитывая, что, например, в п. 3.31 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях), утвержденной приказом ВАС РФ от 25.03.2004 № 27, установлено, что в рамках делопроизводства в суде все листы судебного дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, рекомендуем «свою» нумерацию листов проставлять в правом нижнем углу, чтобы нумерация не смешалась.
  • Для удобства можно заказать отдельный «наборный» штамп: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ (__________) лист(ов)», в который останется только вписать количество листов в сшивке цифрами и прописью в скобках (поскольку цифры могут оказаться неразборчивыми). Оттиски такого штампа удобно использовать наряду с заверительной надписью (другим штампом) – такой вариант оформления показан в Примере 8.

Пример 8

  • Некоторые организации изготавливают штамп, объединяющий сведения о...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли ламинировать документы?

Прямого запрета ламинировать документ (запаивать в пленку) в законодательстве нет. Но вы рискуете при этом лишить его юридической силы! Во-первых, рассматриваем судебную практику, которая показывает, в чем проявляется ущербность заламинированного документа и когда она возникает. Во-вторых, нотариусы обычно отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Отдельно рассматриваем ситуацию с дипломами об образовании, подсказывая, как можно сгладить последствия допущенной оплошности в случае их ламинирования.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?