Top.Mail.Ru

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Продолжение статьи, начало в №№ 9 и 10` 2009

Мы продолжаем осваивать процесс подготовки кадровых документов к их передаче на архивное хранение. Благодаря практическим рекомендациям автора нам легче будет провести экспертизу ценности. Далее мы разложим документы в делах в определенной последовательности и пронумеруем листы (пояснив, что делать с допущенными ошибками). Составим для приказов по личному составу и личных дел внутреннюю опись документов, лист-заверитель и обложку дела. Поясним специфику работы с личными карточками уволенных сотрудников. На определенных этапах воспользуемся благами цивилизации под названием «автоматизация».

Основной нашей задачей является сокращение трудозатрат при подготовке документов к архивному хранению. Поэтому самые трудоемкие процессы работы с документами начнем выполнять на этапе текущего делопроизводства, а точнее – с приема сотрудника на работу и оформления его личного дела, а также с процесса формирования в дела приказов по личному составу.

В соответствии с п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организации дела по личному составу подлежат полному оформлению.

Фрагмент документа

Основные правила работы архивов организации

Свернуть Показать

Основные правила работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа-заверителя;
  • составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

На этапе текущего делопроизводства мы можем начать исполнять эти требования, т.е. составлять внутренние описи к личным делам и делам «Приказы по личному составу». А вот на личные карточки работников пока времени тратить не будем, так как к делам, в которые будут сформированы личные карточки уволенных работников, внутренние описи можно не составлять.

С этой целью выполним подготовительную работу:

  1. На основании утвержденного перечня документов, входящих в состав личного дела, разработаем типовую форму внутренней описи личного дела и шаблон внутренней описи.
  2. Разработаем форму внутренней описи приказов по личному составу, которую затем будем вести в электронном виде.

Правила оформления

Основные правила работы архивов организации предъявляются следующие требования к оформлению внутренней описи документов, подлежащих архивному хранению:

Фрагмент документа

Основные правила работы архивов организации

Свернуть Показать

Основные правила работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

В графу 1 «№ п/п» вносится порядковый номер документа в описи, который может заполняться в автоматическом режиме.

В графы 2 «Индекс документа» и 3 «Дата документа» вносится индивидуальный индекс и дата, присвоенные документу в момент его регистрации.

Сведения в графу 4 «Заголовок документа» переносятся в опись из документа или заполняются в момент оформления внутренней описи.

Если внутренняя опись составляется для приказов по личному составу, то наименование документа в состав заголовка не включается, а заголовок должен состоять из следующих элементов: наименования зафиксированного в приказе управленческого действия и фамилии работника в отношении которого данное действие произведено. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?»:

Пример 7

О приеме на работу Захарова И.С.

О переводе Петровского В.А.

Если внутренняя опись составляется для документов личного дела, в состав которого входят документы различных видов, то заголовок документа должен содержать следующие реквизиты:

  • наименование вида документа;
  • типовое наименование документа или его краткое содержание.

Пример 8

Свидетельство о браке Зайцевой А.В.

Удостоверение об окончании курсов повышения квалификации «Требования к ведению кассовых операций»

Обращаю ваше внимание, что при описании подшитых в личное дело приказов в состав заголовка документа обязательно включается наименование вида документа:

Пример 9

Приказ о приеме на работу

Как правило, в состав личных дел подшиваются копии различных документов, поэтому информация о «копийности» документа обязательно включается в текст заголовка:

Пример 10

Диплом об окончании РГГУ (копия)

Копия диплома об окончании РГГУ

Так как документы дел, передаваемых на архивное хранение, подлежат обязательной нумерации, то в графу «Номера листов ед. хранения» вносятся номера страниц документов дела.

Пример 11

Например, если личное дело открывается листком по учету кадров, напечатанном на четырех листах, то в данную строку внутренней описи будет внесена такая запись:

«Листок по учету кадров Смирнова П.И. 1-4»

А следующая запись о характеристике, напечатанной на одном листе, будет выглядеть так:

«Характеристика Смирнова П.П. 5»

В графу 6 «Примечание» вносятся сведения о месте нахождения оригинала документа или сведения об изъятых из дела документах.

Теперь посмотрите образцы оформления внутренних описей двух дел: «Приказы по личному составу» (Пример 12) и личного дела сотрудника (Пример 13).

Пример 12

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

В какой архив должны попадать документы филиалов и представительств

Куда должен передаваться архивный фонд филиалов и представительств? Показываем теорию и практику. Поводом для этой статьи стали вопрос читателя и новое уточнение в Правилах архивов организаций 2023 года (объясняем, как оно коррелируется с положениями иных нормативных документов).

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Как получить архивную справку о зарплате?

Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.