Отправляем в ежегодный оплачиваемый отпуск

Порядок предоставления отпусков

Итак, всем работникам положено предоставлять ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). Как правило, длительность основного отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Между тем нерабочие праздничные дни, приходящиеся как на период ежегодного основного отпуска, так и на время дополнительного отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ).

Отметим, что работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 93 ТК РФ). А вот работникам, занятым на сезонных работах, и лицам, заключившим трудовой договор на срок до 2 месяцев, положен оплачиваемый отпуск из расчета 2 рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ).

По общему правилу за каждый отработанный у данного работодателя месяц работнику предоставляется 2,33 оплачиваемых дня отпуска (28 календарных дней отпуска / 12 мес. = 2,33).

Ежегодный основной отпуск за 1-й год работы

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Вместе с тем право на использование отпуска за 1-й год работы возникает у сотрудника только по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон отдых может быть дан и раньше указанного срока.

Некоторым категориям работников оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их заявлению в любое время и до истечения 6 месяцев. К примеру, совместителям (ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе), женщинам перед отпуском по беременности и родам либо непосредственно после него, лицам в возрасте до 18 лет и т.д.

Но в большинстве случаев отпуск до того, как работник проработал у данного работодателя 6 месяцев, может быть предоставлен ему только по просьбе работника и по доброй воле работодателя. Ведь в данном случае отпуск предоставляется как бы авансом. Просьба работника оформляется заявлением (см. Пример 2), на котором руководитель проставляет свою резолюцию (оформляется в верхнем левом углу). Именно в ней отражается решение работодателя, согласиться ли с просьбой работника. Прежде чем заявление попадет на стол руководителю организации, его могут рассмотреть иные должностные лица (например, начальник отдела, в котором работает сотрудник, просящийся в отпуск, и др.) и проставить свои визы, отразив в них собственное мнение о целесообразности предоставления отпуска. В крупных и средних организациях именно так и поступают. В маленьких же руководитель просто опрашивает всех заинтересованных лиц и пишет свою резолюцию на заявлении (варианты оформления резолюции показаны не только в Примере 2, где видно место ее расположения, но и в Примерах 3, 4, 5).

Своей резолюцией руководитель может либо отказать (и, возможно, дать какие-либо дополнительные поручения, см. Пример 2), либо согласиться с просьбой работника. Самовольно изменить запрашиваемый период отпуска без согласования с работником руководитель не может.

Если принимается решение удовлетворить просьбу работника, то издается приказ по унифицированной форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.04.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Для этого предусмотрены 2 формы:

• если в отпуск отправляется 1 человек, то используется форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику». См. образец в Примере 10;
• если одновременно нужно оформить предоставление отпуска сразу нескольким работникам, то для экономии ваших сил и времени предусмотрен «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» по форме № Т-6а, в котором в табличной форме можно перечислить сведения сразу о группе лиц. При этом вид, продолжительность и период их отпусков могут различаться. См. Пример 6.

Начиная с приказа о предоставлении отпуска все последующие документы будут едиными для двух возможных ситуаций:

• когда отпуск предоставляется за 1-й год работы до истечения 6 месяцев работы у данного работодателя и
• когда отпуск предоставляется за 2-й и последующие годы работы на основании графика отпусков

Состав документов, который необходимо оформить, наглядно показан в Схеме 1. Большинство используемых документов составляется по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам.

Ежегодный основной отпуск за 2-й и последующие годы работы

Во 2-й и последующие годы работы сотрудник может уйти в отпуск в любое время рабочего года в соответствии с очередностью отпусков, установленной у конкретного работодателя (ст. 122 ТК РФ) – она закрепляется графиком отпусков. Его соблюдение обязательно как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска сотрудник должен быть извещен под личную подпись не позднее, чем за 2 недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Заметим, что Трудовым кодексом не установлена обязанность оформления работником заявления на отпуск, если указанный отдых предусмотрен графиком отпусков

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается следующее время (ст. 121 ТК РФ):

• фактической работы;
• когда за работником в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска и предоставляемые дни отдыха;
• вынужденного прогула при незаконном увольнении либо отстранении от работы и последующем восстановлением на прежнем месте;
• период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
• предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающих 14 календарных дней в течение рабочего года.

Вместе с тем не включаются в отпускной стаж следующие периоды:

• отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
• отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Отметим, что еще существуют так называемые удлиненные отпуска, длительность которых варьируется в зависимости от занимаемой должности, отрасли либо возраста. Указанный отдых предоставляется работникам в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ). Речь здесь идет о следующих гражданах:

• лицах моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• педагогических работниках (ст. 334 ТК РФ, постановление Правительства от 01.10.2002 г. № 724 «О продолжительности ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам»);
• инвалидах (Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
• сотрудниках милиции (Закон от 18.04.1991 № 1026-1 «О милиции») и т.д.

Учтите, что не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в период его пребывания в отпуске (ст. 81 ТК РФ).

Формы для оформления и учета отпусков введены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков применяют график отпусков (форма № Т-7). При его составлении учитываются положения действующего законодательства, специ фика деятельности организации и пожелания работников. Эти пожелания можно собирать в виде письменных заявлений работников (Пример 7). В соответствии со ст. 123 ТК РФ указанный график должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до наступления соответствующего календарного года. Обратите внимание: в Примере 9 графа 6 с запланированным периодом отпуска заполняется сразу, а вот графа 7 заполняется только в отношении состоявшихся отпусков, ведь пока работник не отгулял свой отпуск, он еще может быть перенесен, поэтому у предстоящих отпусков графа 7 пустая.

Работодатель обязан известить работника под подпись о дате начала его отпуска не позднее, чем за 2 недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Способ оповещения выбирается работодателем по своему усмотрению. Мы предлагаем вам воспользоваться нашей формой извещения (см. Пример 8), на которой работник расписывается в получении и в случае возникновения возражений или предложений относительно предстоящего отпуска может о них написать. Сделать это можно прямо на данном документенте или оформив отдельное заявление работника.

Далее составляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6, Пример 10) или работникам (форма № Т-6а, Пример 6), который объявляется каждому под расписку

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска проставляются отметки в личной карточке (форма № Т-2, Пример 11 или № Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № T-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Время фактического нахождения в отпуске отмечается в графике отпусков и в табеле учета рабочего времени. В зависимости от вида отпуска в табеле (форма № Т-12 или форма № Т-13, Пример 12) проставляют следующее буквенное обозначение (код):

• ежегодный основной оплачиваемый отпуск – ОТ (09);
• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск – ОД (10).

Ниже мы покажем образцы оформления тех из перечисленных документов, с которыми специалист ДОУ должен уметь обращаться. А вот лицевой счет и записку-расчет мы опустим, т.к. этими документами, как правило, занимается бухгалтерия.

Отпускные

Отпускные выплачиваются из расчета среднего заработка. Порядок его исчисления прописан в ст. 139 ТК РФ. Более детально это сделано в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства от 24.12.2007 г. № 922 (далее – Положение).

Выплата отпускных производится не позднее, чем за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). В случае нарушения указанного срока работодатель по заявлению работника обязан перенести отпуск (ст. 124 ТК РФ). Также при нарушении срока выплаты отпускных работодатель должен уплатить сотруднику денежную компенсацию. Речь здесь идет об одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального Банка от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки. При этом размер компенсации может быть повышен коллективным либо трудовым договорами (ст. 236 ТК РФ).

Особенности предоставления дополнительных отпусков

Кроме основных отпусков, определенная категория работников может претендовать на ежегодные дополнительные отпуска (ст. 116 ТК РФ). Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются следующим работникам:

• занятым на работах с вредными или опасными условиями труда¹ ;
• имеющими особый характер работы²;
• с ненормированным рабочим днем³;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях⁴;
• работникам здравоохранения⁵;
• гражданским⁶ и муниципальным служащим⁷;
• сотрудникам таможенных органов⁸;
• а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Отметим, что работодатели вправе самостоятельно устанавливать иные дополнительные отпуска. При этом порядок и условия их предоставления определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами. Также при наличии профсоюза следует учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 116 ТК РФ).

Обратите внимание: при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ):

Зачастую возникает вопрос, в каком порядке следует исчислять общую продолжительность основного и дополнительного отпусков, если:

• основной отпуск предоставляется в календарных днях (значит, включает и выходные дни),
• а дополнительный отпуск предоставляется в рабочих днях.

Специалисты Минтруда в письме от 01.02.2002 г. № 625-ВВ разъяснили, что в данном случае надо поступить следующим образом:

• от начала отпуска отсчитывается количество дней основного отпуска в календарных днях (так мы определяем последний день ежегодного оплачиваемого отпуска),
• затем – количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю (так мы определяем дату последнего дня всего отпуска).
• далее подсчитывается общее количество календарных дней. Их и следует оплачивать в размере среднего заработка⁹.

Расходы на оплату дополнительных отпусков, предусмотренных законодательством, облагаются НДФЛ, страховыми взносами на обязательное социальное страхование и на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, они учитываются при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда.

Если работнику важно удлинить время своего отдыха и работодатель не возражает, то к основному оплачиваемому отпуску можно присоединить отпуск без сохранения заработной платы (в просторечии его еще называют «отпуск за свой счет»). Тогда именно он указывается в разделе «Б» приказа по форме № Т-6.

Перенос отпуска

В некоторых случаях ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен либо перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ). К примеру, при временной нетрудоспособности сотрудника, в период прохождения военных сборов и т.д.

Листок нетрудоспособности по уходу за больным членом семьи не выдается в период ежегодного оплачиваемого отпуска (п. 41 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития от 01.08.2007 г. № 514). Так что ежегодный оплачиваемый отпуск продляется или переносится только при временной нетрудоспособности самого работника.

В данном случае процедура переноса отпуска выглядит следующим образом:

• пишется заявление от работника с просьбой перенести отпуск (Пример 16);
• издается приказ о перенесении отпуска, который объявляется сотруднику под личную подпись (Пример 17);
• в график отпусков вносятся соответствующие изменения (Пример 18);
• при переносе отпуска также следует пересчитать сумму отпускных выплат (делается это в случае изменения расчетного периода).

Кстати, работодатель по заявлению работника обязан перенести отпуск, если сотруднику не были своевременно выплачены отпускные (за 3 дня до начала отпуска) либо он был предупрежден о времени начала указанного отдыха позднее, чем за 2 недели до его начала.

Также в исключительных случаях, когда предоставление отпуска сотруднику может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий год. В данном случае потребуется заручиться согласием сотрудника, издать приказ о переносе отпуска и внести изменения в график отпусков. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Обратите внимание: запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. При этом работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, отпуск должен даваться ежегодно (ст. 124 ТК РФ).

Отзыв из отпуска

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена сотруднику в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ).

В данном случае процедура отзыва выглядит следующим образом:

• вначале следует получить согласие работника на отзыв из отпуска.
  Важно сделать это в письменном виде:
  • для этого можно направить работнику соответствующее уведомление либо предложение, согласие либо несогласие сотрудника на отзыв оформляют отдельным документом либо прописывают в самом уведомлении (предложении);
  • другой вариант оформления: показать работнику докладную записку, которая извещает руководство о необходимости отзыва работника из отпуска, и попросить работника написать свое согласие либо отказ прямо на этом документе, ведь здесь сразу видна причина такого неприятного предложения, его инициатор и мнение руководителя. Тогда один документ будет отражать все интересующие нас события, предшествующие изданию приказа. См. Пример 19;
• далее издается приказ об отзыве из отпуска, который объявляется работнику под личную подпись (см. Пример 20). В этом же приказе можно предусмотреть порядок использования сотрудником оставшейся части отпуска (речь здесь идет о процедуре переноса отпуска). Кстати, зачастую согласие/несогласие работника прописывают в самом приказе на отзыв из отпуска, но этот вариант неправильный, т.к. мнение работника нужно узнать до того, как издается распорядительный документ, который уже не должен ни пересматриваться, ни отменяться.

Обратите внимание на то, что не допускается отзыв из отпуска следующих работников (ст. 125 ТК РФ):

• в возрасте до 18 лет;
• беременных женщин;
• занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.

Компенсация за неиспользованные отпуска

В соответствии со ст. 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Между тем при суммировании отпусков или перенесении отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, либо любое количество дней из этой части.

Обратите внимание: не допускается замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска лицам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).

В свою очередь при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). Роструд в письме от 02.07.2009 г. № 1917-6-1 напомнил, что указанная компенсация выплачивается вне зависимости от основания увольнения.

Как правило, компенсацию рассчитывают пропорционально отработанному времени, идущему в стаж для отпуска. При установленной продолжительности ежегодного отпуска 28 календарных дней на каждый отработанный месяц приходится 2,33 календарных дня отпуска. И если кроме полных месяцев, за которые отпуск еще не предоставлялся, остается неполный месяц, то с ним поступают следующим образом¹⁰:

• излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета;
• излишки, составляющие половину месяца или более, округляются до полного месяца.

Специалисты Минздравсоцразвития¹¹ отмечают, что округление количества дней неиспользованного отпуска законодательством не предусмотрено. Поясним сказанное на примере.