• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2007
  • Рубрика Оформление документов

Протокол: типовые требования к оформлению и специфика акционерных обществ

  • Рейтинг 4.5
  • 1 комментарий
  • 33405 просмотров
В первой части статьи, которую мы публикуем в этом номере журнала, автор рассматривает типовые требования к составлению протокола. Подробно разобран состав обязательных реквизитов. В зависимости от документируемой ситуации показано, как по-разному они могут оформляться. В следующем номере речь пойдет об особенностях составления протокола общего собрания акционеров.


В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Протокол документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Нужно иметь в виду, что в деятельности организаций и предприятий часто составляются документы под названием «Протокол», однако они не подпадают под приведенное определение. Так, в области договорных отношений составляются протоколы о намерениях, протоколы разногласий, протоколы согласований; в числе основных документов общего собрания акционеров законодательство называет протоколы счетной комиссии и т.д. Подобные разновидности протоколов сходны по своему назначению с актами: они фиксируют и подтверждают факты или события. Поэтому на них не распространяются правила, о которых говорится в данной статье1 .

Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно действующие коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.

С появлением в нашей стране акционерных обществ возросло внимание к этому виду документа. Высшие органы управления акционерного общества – коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание составу информации этих документов, то есть их содержанию. Часть нормативных требований может быть отнесена и к тому, что мы называем оформлением документов. При оформлении протоколов органов управления акционерных обществ следует учитывать как типовые требования к данному виду документов (типовой формуляр протокола), так и те, что закреплены специальными нормами правовых актов и регламентируют документирование деятельности органов управления именно акционерных обществ.

Типовые требования к составлению протокола

В обобщенном виде порядок составления протокола сводится к следующему.

При подготовке к заседанию или собранию:

  • формулируются вопросы повестки дня, то есть те вопросы, по которым должны быть приняты решения;
  • определяется состав основных докладчиков;
  • подбираются соответствующие материалы, например, проекты документов, которые требуют обсуждения и утверждения, тексты докладов и т.п.

Во время заседания секретарем ведется запись хода обсуждения вопросов повестки дня и принимаемых по ним решений. Наиболее важные заседания могут стенографироваться, доклады и выступления – записываться на диктофон. Все эти материалы являются основой для последующего составления протокола.

Заголовочная часть протокола

Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги с реквизитами, которые соответствуют общему бланку. В их составе:

  • фирменное наименование организации;
  • название вида документа;
  • дата;
  • индекс;
  • место составления документа.

При оформлении всех реквизитов, включая реквизиты бланка, нужно учитывать определенные правила. Только это может обеспечить документу юридическую силу.

Фирменное наименование – это полное наименование организации на русском языке, закрепленное учредительными документами.

ФЗ «Об акционерных обществах» определил, что общество обязано иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование, включающее, в том числе, указание на тип общества (открытое или закрытое). Таким образом, если общество зарегистрировало наряду с полным и свое сокращенное наименование, оно вправе помещать его на свои бланки (см. Пример 1).

Пример 1

Закрытое акционерное общество
СТРОИТЕЛЬНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
(ТЕХСТРОЙ)

или


ЗАО «Строительные технологии»
(Техстрой)

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) печатается прописными буквами под наименованием организации и отделяется от него одним ­межстрочным интервалом.

При проставлении даты на протоколе следует иметь в виду, что дата заседания и дата окончательного оформления и подписания документа практически всегда различаются.

По общим требованиям протокол должен оформляться не позднее чем через 5 дней после даты заседания. Но закон «Об акционерных обществах» ввел иные сроки: для протокола заседания совета директоров максимальный период подготовки составляет 3 дня, а для протокола общего собрания акционеров – 15 дней после окончания собрания.

Нужно знать, что во всех случаях на протоколе проставляется дата заседания, а не подписания.

Пример 2

Если заседание (собрание) состоялось 1 ноября, а полностью оформленный протокол подписан 6 ноября, на документе будет стоять дата 01.11.2006.

В случае если заседание продолжается не один день, в протоколе следует указывать даты его начала и окончания: «10–12.01.2007», или полностью: «10.01.2007 – 12.01.2007».

Индекс проставляется на одной строке с датой и обозначает порядковый номер заседания в пределах календарного года: «№ 02» или «№ 12».

Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров; протоколы заседаний совета директоров; протоколы заседаний правления и т.д.

Еще одним реквизитом общего бланка (и реквизитом типового формуляра протокола) является «место составления документа». Нужно обратить внимание на то, что в данном случае этот реквизит означает не место нахождения организации, а место, где реально состоялось заседание. Название соответствующего населенного пункта указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Кроме того, оно должно включать в себя только общепризнанные сокращения2 , например:

Пример 3

г. Нижний Новгород

или

пос. Мещерское Чеховского р-на Московской обл.

Расположение всех рассмотренных реквизитов зависит от того, какой бланк протокола используется в данной организации: с продольным (см. Пример 4) или угловым (см. Пример 5) расположением реквизитов. Выбор способа расположения реквизитов остается за организацией и не влияет на юридическую силу составленного на бланке документа.

Пример 4

Закрытое акционерное общество
СТРОИТЕЛЬНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

ПРОТОКОЛ

10.01.2007                                                                                                                        № 01

Москва

Пример 5

Закрытое акционерное общество
СТРОИТЕЛЬНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

ПРОТОКОЛ

10.01.2007   № 01
Москва

Заголовок протокола – это важнейший поисковый признак, он призван помогать быстро и с наименьшими затратами находить нужный документ. Государственный стандарт (ГОСТ Р 6.30-2003) трактует понятие «заголовок к тексту» как «краткое содержание документа». В этом случае заголовок отвечает на вопрос «о чем говорится в документе?».

Однако для многих видов документов невозможно сжато определить их краткое содержание, так как они отражают, как правило, несколько разноплановых вопросов. К такой группе документов относится и протокол. Поэтому заголовок к тексту любого протокола отвечает на вопрос «чего?», содержит указание вида коллегиальной деятельности (собрания, заседания и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже. Такой заголовок вместе с датой и индексом позволяет быстро находить необходимую информацию.

Пример 6

Заседания правления

или

Внеочередного общего собрания акционеров

Текст

Самым главным в любом документе является его содержание (текст).

Текст протокола четко структурирован. Это означает, что независимо от вопросов, включенных в повестку дня заседания или совещания, хода их обсуждения, принимаемых решений текст документа будет состоять из определенных частей, расположенных в одинаковой последовательности.

Текст протокола делится на две части:

  • вводная часть, в которой указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря собрания; сведения о присутствующих на собрании и повестка дня (эти данные предваряют основную часть текста, как бы «вводят» в нее);
  • основная часть, которая отражает ход обсуждения вопросов повестки дня и фиксирует принимаемые решения.

Итак, вводная часть протокола начинается с указания, кто является председателем и секретарем данного собрания или заседания. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатают от границы левого поля через два ­интервала от заголовка к тексту. После тире указывают их инициалы и фамилии:

Пример 7

Председатель – А.А. Соколов
Секретарь – Т.Л. Тимофеева

Далее располагаются сведения о количестве и персональном составе присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиального органа. Их фамилии и инициалы помещаются в алфавитном порядке после слова «Присутствовали». Эта информация также располагается от границы левого поля.

Пример 8

Присутствовали: Астахов П.Р., Бражников А.С., Макаров Р.Г., Яковенко К.В.

Однако таким образом оформляется состав присутствующих, если их количество не превышает 15-ти человек. При оформлении протоколов заседания с числом участников более 15-ти указывают их количественный состав и делают отметку о том, что список (лист регистрации) прилагается к протоколу. Образец такой надписи дан в Примере 9. А в Примере 10 показан лист регистрации (он может называться «Явочный лист» и т.п.) участников заседания (или собрания), который включает и личные подписи присутствующих. При этом количество реальных участников отмечается в итоговой записи.

Пример 9

Присутствовали: 18 человек (список прилагается).

Пример 10

Для принятия решений на собрании необходим кворум, то есть тот необходимый минимум участников, который делает правомочными принятые решения. Поэтому часто в протоколах делают отметку о наличии кворума, указывая общий количественный состав коллегиального органа и реальное количество присутствующих на собрании, например:

Пример 11

Присутствовали 18 из 20 членов Научно-технического совета. Кворум имеется.

или

Присутствовали пять из семи избранных членов совета директоров. Кворум имеется.

Помимо постоянных членов коллегиального органа, обязанных присутствовать на совещании или заседании, на него могут быть специально приглашены должностные лица, которые по роду деятельности связаны с обсуждаемыми вопросами. Данные о приглашенных на заседание ­обязательно должны быть зафиксированы в протоколе:

Пример 12

Приглашенные: финансовый директор Ракитин Н.И., главный бухгалтер Петрова В.А.

Следует обратить внимание на то, что при оформлении рассмотренного блока сведений не указывают должности председателя, секретаря собрания и присутствующих на нем постоянных членов коллегиального органа. Что касается приглашенных, то в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, изданных автором стандарта, Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, содержится рекомендация перечислять их фамилии в алфавитном порядке также без указания должностей. Однако традиционно в управленческой практике при оформлении протоколов должности приглашенных, как правило, указывают. Это не случайно, так как упоминание только фамилий не раскрывает всей полноты информации об участ­никах. Вместе с тем часто бывает важно показать, какие именно должностные лица могут или должны участвовать в решении конкретных вопросов.

Вводная часть протокола заканчивается перечнем вопросов, которые обсуждались на заседании. Он начинается словами «Повестка дня:» и ­располагается на два-три интервала ниже списка участников от границы левого поля.

Каждый вопрос повестки дня начинается с предлога «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем?». Вопросы нумеруются арабскими цифрами и содержат указание на докладчиков по каждому вопросу:

Пример 13

Повестка дня:

  1. Об утверждении Положения об информационной политике общества.
    Доклад начальника юридического отдела Римашевской Ю.И.
  2. Об утверждении Учетной политики на 2007 г.
    Доклад заместителя главного бухгалтера Михашева А.П.

Основная часть протокола делится на разделы, которые должны точно соответствовать вопросам повестки дня и так же нумероваться. В свою очередь, текст каждого раздела выстраивается по схеме: СЛУШАЛИ – ­ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер соответствующего раздела (вопроса повестки дня). Остальные части (ВЫСТУПИЛИ, ­ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ) не нумеруются.

В части «СЛУШАЛИ» указывают фамилию и инициалы основного докладчика в соответствии с повесткой дня, далее через тире – содержание его доклада:

Пример 14

1. СЛУШАЛИ:

Римашевскую Ю.И. – о подготовке в соответствии с решениями совета директоров проекта Положения об информационной политике общества. Разъяснила назначение данного документа, содержащего правила и подходы к раскрытию информации общества. Предложила утвердить Положение об информационной политике общества.

Если доклад большой и содержит значительный объем важной информации, предпочтительнее подготовить его текст заранее и передать секретарю собрания. В этом случае текст доклада прикладывается к протоколу, в котором дается ссылка на это приложение. Например:

Пример 15

1. СЛУШАЛИ:

Римашевскую Ю.И. – текст доклада прилагается.

В части «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. По ключевым вопросам важно отразить в протоколе все мнения, весь ход обсуждения. Поэтому если докладчикам и выступающим в прениях задавались вопросы, после каждого выступления они фиксируются вместе с ответами в порядке поступления.

Слово «ВЫСТУПИЛИ», как и слова «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), пишется от границы левого поля. Фамилии ­выступающих и содержание выступлений указываются с абзаца с новой строки.

Оформление вопросов четко не установлено. В практике можно ­встретить несколько вариантов:

  1. Сначала пишется слово «Вопрос:» (или «Вопросы:»), далее с новой строки указывается фамилия задавшего вопрос, после тире формулируется сам вопрос и на следующей строке – ответ на него
    (см. образец в Примере 16).
  2. После слова «Вопрос:» записывается только сам вопрос без указания фамилии лица, задавшего его (см. образец в Примере 17).
  3. Слово «Вопрос:» не пишется. С красной строки записывается сам вопрос и ниже – ответ на него. В этом случае фамилию задавшего вопрос также допускается не указывать, однако лучше ее все-таки записать. Это позволит отделить вопрос от текста выступления (см. образец в Примере 18).

Пример 16

ВЫСТУПИЛИ:

Петров А.Ю. – сообщил о начале работы по формированию пакета ­корпоративных организационных документов.

Вопрос:

Ковалев В.В. – в какие нормативные документы уже внесены изменения?

Изменения были внесены в Положение о кадровой службе.

Пример 17

ВЫСТУПИЛИ:

Петров А.Ю. – сообщил о начале работы по формированию пакета ­корпоративных организационных документов.

Вопрос: в какие нормативные документы уже внесены изменения?

Изменения были внесены в Положение о кадровой службе.

Пример 18

ВЫСТУПИЛИ:

Петров А.Ю. – сообщил о начале работы по формированию пакета ­корпоративных организационных документов.

Ковалев В.В. – в какие нормативные документы уже внесены изменения?

Изменения были внесены в Положение о кадровой службе.

Однако выступлений, помимо основного доклада, может и не быть. В этом случае часть «ВЫСТУПИЛИ» из текста выпускается, и раздел будет состоять только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

Завершает каждый раздел принятое решение по данному вопросу. Оно записывается после слова «ПОСТАНОВИЛИ:» или «РЕШИЛИ:». Оба слова являются начальными элементами постановляющей части протокола и имеют равноценное значение.

Записываемые решения должны быть краткими, точными, не допускающими их двоякого толкования. Если решений по одному вопросу несколько, они формулируются как несколько пунктов, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами:

Пример 19

РЕШИЛИ:

1.1. Утвердить Кодекс корпоративного поведения общества.

1.2. Принять предложенный проект Положения об информационной политике общества за основу. Начальнику юридического отдела Римашевской Ю.И. ­доработать проект Положения с учетом высказанных замечаний. Срок – 15.12.2006.

Важно обратить внимание на то, что решения носят распорядительный характер. Поэтому они должны формулироваться с использованием модели, характерной для распорядительных документов. Модель состоит из указания на дальнейшие действия, отвечающего на вопрос «что сделать?», ­исполнителя (ответственного за исполнение) и срока исполнения.

Однако не всегда перечисленные составляющие могут или должны использоваться в протоколе. Так, сообщение, сделанное на совещании, может быть просто принято к сведению присутствующими или принимается решение об утверждении какого-либо документа. В этих случаях формулировка решения будет соответствовать модели «Что сделать» (см. Пример 20).

Пример 20

РЕШИЛИ:

Утвердить Положение о совете директоров в предложенной редакции.

Если же в решении содержится указание на проведение дальнейших дейст­вий, должен быть указан их исполнитель (исполнители) или ­ответст­венный за исполнение и срок исполнения (см. Пример 21).

Пример 21

ПОСТАНОВИЛИ:

Управляющему делами к 01.02.2007 подготовить план разработки руководящих документов по внедрению стандартов в рамках корпоративной Системы менеджмента качества.

Есть еще одна важная особенность принятия решений на собраниях или заседаниях, которая обязательно должна учитываться при оформлении протокола: некоторые решения принимаются путем голосования. Так, например, обязательно голосуют за принимаемые решения на заседаниях совета директоров, обязательным является и голосование при определении кандидатуры для занятия выборной должности. В этих случаях в протоколе после соответст­вующего решения указываются результаты голосования (см. Пример 22). Если же все присутствующие проголосовали за принимаемое решение, результаты голосования можно обозначить иначе – см. Пример 23.

Пример 22

Результаты голосования: «ЗА» – 10 голосов; «ПРОТИВ» – 4 голоса; ­«ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» – нет. Решение принято большинством голосов.

Пример 23

Решение принято единогласно.

Оформляющая часть

Протокол подписывается после того, как его текст окончательно отредактирован, выверен и оформлены все разделы, соответствующие повестке дня собрания. Документ подписывают председатель и секретарь собрания. Подписи располагают от границы левого поля, отделив их от текста двумя- тремя межстрочными интервалами.

Пример 24

Юридическую силу протокол приобретает только при наличии этих двух подписей. Это общепризнанная практика, которая закреплена в ряде законодательных и нормативных актов. В частности, по нормам ФЗ «Об акционерных обществах» протокол общего собрания акционеров составляется в 2-х ­экземплярах и оба они должны быть подписаны председателем и секретарем собрания.

Вместе с тем этот же закон устанавливает иной порядок подписания протокола заседания совета директоров акционерного общества: протокол подписывается только председательствующим на заседании, и он один несет ответственность за правильность составления документа. Такая норма представляется спорной, так как записи, отражающие ход заседания, ведет секретарь, именно он должен грамотно отредактировать их и оформить проект протокола. Из чего следует, что не только председатель, но и секретарь отвечает за составление протокола. Об этом и должна свидетельствовать его подпись под документом.

Протокол является внутренним распорядительным документом, ­поэтому его удостоверения печатью обычно не требуется.

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению руководителем организации (например, протокол заседания технического совета, экспертной комиссии и т.д.). Утверждение оформляется грифом в верхнем правом углу: после слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности (без упоминания наименования предприятия, т.к. оно присутствует в заголовочной части документа) проставляется личная подпись, ее расшифровка и дата утверждения.

Пример 25

А теперь предлагаем вашему вниманию образец протокола, ­составленного в соответствии с рассмотренными правилами:

Пример 26

В следующем номере журнала читайте продолжение статьи. Мы расскажем об особенностях оформления протокола общего собрания акционеров и о составе информации, которая в обязательном порядке должна найти свое отражение в этом документе. При изложении материала будут учтены требования таких основополагающих документов, как ФЗ «Об акционерных обществах», постановления ФКЦБ от 31.05.2002  г. № 17/пс и др. Вы увидите, насколько типовой протокол отличается от протокола общего собрания акционеров!

В статье «Организационный аспект проведения совещаний на предприятии» автор делится своими секретами. Он предлагает пошаговую методику подготовки эффективного совещания (вы узнаете, как формируется повестка дня, как организовать взаимодействие с участниками совещания и приглашенными, как подготовить информационные материалы и помещение для встречи). Предлагается оптимальный регламент обсуждения, который базируется на рекомендациях психологов. Рассмотрены вопросы хода протоколирования, сроков оформления протокола, правил составления его копии и выписки для информирования исполнителей тех решений, которые были приняты на совещании.


1 См. статью Е.Г. Юсиповой «Организационный аспект проведения совещаний на предприятии» на стр. 52 журнала № 1` 2007

2 Общепринятые сокращенные наименования административно-территориальных единиц и перечень субъектов РФ опубликованы на стр. 91–93 журнала
№ 1` 2007

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  22 голоса

1 комментарий
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Диска Евгения, 30 августа 2012 05:41

Если в протоколе заседания Совета директоров ОАО звучит формулировка: " 1.1. Утвердить Кодекс корпоративного поведения общества", стоит ли дополнительно издавать приказ Генерального директора ОАО "Об утверждении Кодекса корпоративного поведения общества"

+5

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.