Top.Mail.Ru
Дубликат трудовой книжки выдается в определенных случаях. Причем в различных ситуациях его оформление будет иметь свою специфику (связано ли это с утерей работником трудовой книжки, приведением ее в негодное состояние, массовой утерей работодателем трудовых книжек своих работников в связи с чрезвычайными обстоятельствами, желанием работника изъять из трудовой неприятную для него запись). Итак, читайте наши разъяснения и пользуйтесь приведенными образцами документов.

Многие организации в своей деятельности рано или поздно сталкиваются с ситуациями, когда работники просят предоставить им дубликаты трудовых книжек. Получив такое заявление от работника, компании зачастую не знают, что делать – можно ли отказать в выдаче дубликата, а если не отказывать, то как его оформить? Ведь трудовая книжка – это документ установленного государством образца, который является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Допущенные при оформлении дубликата нарушения могут повлечь не только неблагоприятные последствия для работника, но и ответственность работодателя. Незаконный отказ в выдаче дубликата также является основанием для привлечения организации к ответственности.

Что такое дубликат?

Выдачу дубликата трудовой книжки необходимо отличать от внесения изменений (дополнений) и исправлений в трудовую книжку, о которых мы говорили в прошлый раз.

Из анализа ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), а также других нормативных правовых актов, о которых мы скажем ниже, следует, что трудовая книжка у работника должна быть одна. Она оформляется работодателем по основному месту работы при поступлении лица впервые на эту работу на срок свыше пяти дней и в последующем предъявляется при трудоустройстве к другим работодателям (за исключением случаев приема на работу по совместительству). Следовательно, если с подлинником, который существует в единственном экземпляре, что-нибудь случится, возникнет настоятельная необходимость восстановления содержащихся в нем сведений. Ведь без него подтвердить трудовой стаж работника станет гораздо сложнее. Именно для этих целей и выдаются дубликаты трудовых книжек.

Дубликат – это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу (п. 28 Государственного стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р51141-98», утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28).

Из приведенного определения можно сделать следующие выводы применительно к признакам дубликата трудовой книжки:

  • дубликат трудовой книжки обладает одинаковой с подлинником юридической силой, следовательно, выдается повторно, т.е. в случае, когда по какой-то причине невозможно воспользоваться ранее оформленным подлинником;
  • в дубликате трудовой книжки отражаются все те сведения, которые содержатся в подлиннике документа, а именно:
    • сведения о работнике (указываемые на титульном листе трудовой книжки);
    • сведения о работе;
    • сведения о награждении.

Однако дубликат трудовой книжки все-таки не во всем идентичен подлиннику. Более подробно на этом мы остановимся в одном в следующих разделов настоящей статьи.

Вместе с тем дубликат трудовой книжки необходимо отличать от вкладыша. Хотя и дубликат трудовой книжки, и вкладыш к ней заполняются по общим правилам, предусмотренным для заполнения трудовых книжек, они оформляются при различных обстоятельствах: вкладыш выдается в том случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, и служит своеобразным «продолжением» трудовой книжки. С тем, в каких ситуациях необходимо выдавать дубликат трудовой книжки, разберемся подробнее.

Когда работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки?

Для того, чтобы определить, в каких случаях организация выдает дубликаты трудовых книжек, обратимся к основным нормативным правовым актам, регулирующим вопросы, связанные с трудовыми книжками работников. Мы уже неоднократно упоминали их в предыдущих статьях цикла, помогут они нам и в этот раз:

  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – «Правила»);
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – «Инструкция»).

Анализ норм, содержащихся в Правилах и Инструкции, позволяет выделить следующие случаи выдачи дубликатов:

  • утеря трудовой книжки:
    • как самим работником (п. 31 Правил),
    • так и работодателем – например, при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) (п. 34 Правил);

Пример 1

  • порча...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли ламинировать документы?

Прямого запрета ламинировать документ (запаивать в пленку) в законодательстве нет. Но вы рискуете при этом лишить его юридической силы! Во-первых, рассматриваем судебную практику, которая показывает, в чем проявляется ущербность заламинированного документа и когда она возникает. Во-вторых, нотариусы обычно отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Отдельно рассматриваем ситуацию с дипломами об образовании, подсказывая, как можно сгладить последствия допущенной оплошности в случае их ламинирования.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?