Top.Mail.Ru

Документооборот в территориально-распределенной компании

Положение компаний, входящих в единый холдинг, двояко. С одной стороны, это самостоятельные юридические лица, с другой, они являются составными частями одной структуры. Поэтому в холдинге кроме привычных нам входящих, исходящих и внутренних появляются еще и корпоративные документы. Автор выявляет специфику документооборота внутри холдинга. При этом даются практические рекомендации по организации движения документов между управляющей компанией и другими юридическими лицами холдинга. Вашему вниманию предлагаются образцы оформления корпоративных документов (совместных приказа и распоряжения, служебных записок).

В современных условиях глобализации наблюдается тенденция укрупнения промышленного производства, которая приводит к образованию гигантских корпораций.

В России возникает все больше и больше объединенных компаний. Как правило, эти компании (холдинги) образуются путем слияния нескольких организаций или, наоборот, выделения из одного предприятия нескольких юридических лиц, взаимодействующих друг с другом как единое целое. Положение таких компаний оказывается двояким. С одной стороны, каждое юридическое лицо, входящее в состав холдинга, официально является самостоятельной организацией, действующей автономно, самостоятельно и имеющей собственную культуру, в т.ч. и свой документооборот. С другой стороны, все юридические лица, входящие в состав одного холдинга, тесно взаимодействуют друг с другом с целью достижения принятой стратегии развития компании.

В сложившихся условиях возникает проблема организации эффективного документооборота между компаниями, объединенными в холдинговую структуру. Правильно организованная технология работы с документами в подобных компаниях позволит сократить неоправданную бюрократию («бумажную волокиту»), сэкономить временные и трудовые ресурсы компании, а также увеличить скорость обмена информацией (документами) между юридическими лицами.

В настоящее время в России действует ряд общегосударственных нормативных актов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Однако разработанные нормативные документы не регламентируют организацию документооборота в территориально-распределенных структурах организаций.
В данной статье автор, исходя из опыта, полученного в процессе внедрения различных систем электронного документооборота в более чем десяти крупных компаниях с холдинговой структурой, предлагает свой взгляд на организацию документооборота в территориально-распределенных организациях.

Документопотоки

В документообороте любой организации выделяются следующие документопотоки:

  • входящие — документы, поступившие от внешних организаций (корреспондентов / контрагентов);
  • исходящие — документы, направленные в сторонние организации (корреспондентам / контрагентам);
  • внутренние — документы, изданные в организации и не предназначенные для направления в сторонние организации.

В холдингах также образуется еще один документопоток, назовем его «корпоративный». К корпоративному документопотоку относятся документы, изданные в любом юридическом лице холдинга и направленные в любое другое юридическое лицо этого холдинга, но не предназначенные для направления в сторонние организации.

Схема документопотоков представлена на Рисунке 1.

Рисунок 1 Схема документопотоков компании с территориально-распределенной структурой

Взаимодействие участников документооборота

В зависимости от объемов документов в юридическом лице может быть принята централизованная, децентрализованная или смешанная система организации документооборота.

При централизованной системе организации документооборота все официальные документы регистрируются в одном подразделении (как правило, в канцелярии / общем отделе).

При децентрализованной системе организации документооборота документы регистрируются в подразделении, издавшем эти документы.

При смешанной — одни виды документов регистрируются в одном подразделении (централизовано), а другие виды документов — в подразделениях, их издавших (децентрализовано).

Правила работы с документами, в т.ч. правила регистрации, должны быть закреплены в утвержденных и действующих нормативных документах по ДОУ в каждом юридическом лице (например, в инструкциях, регламентах и других нормативных документах).

Как правило, основными участниками документооборота являются:

  • директор;
  • заместители директора;
  • секретари;
  • руководители структурных подразделений;
  • делопроизводители или ответственные за делопроизводство сотрудники структурных подразделений;
  • канцелярия и другие подразделения, ответственные за регистрацию и организацию работы с документами.

Взаимодействие между основными участниками документооборота осуществляется в процессе передачи документов на подпись, согласование, ознакомление, исполнение, регистрацию.

Как правило, в холдинге выделяется одно юридическое лицо — Управляющая компания, которая осуществляет стратегическое управление всеми юридическими лицами холдинга.

Каждое юридическое лицо взаимодействует:

  • с Управляющей компанией по вопросам стратегического развития (корпоративный документопоток);
  • с другими юридическими лицами холдинга по производственным вопросам (корпоративный документопоток);
  • с внешними организациями (входящий и исходящий документо­­­­потоки).

Управляющая компания издает приказы и другую документацию с целью осуществления управления юридическими лицами. Каждое юридическое лицо направляет в Управляющую компанию различные отчеты, ответы и иные документы. Все документы из Управляющей компании должны поступать в «единую точку входа», например, в канцелярию или секретарю директора. Все документы, адресованные в Управляющую компанию, также должны направляться из «единой точки выхода», например, из канцелярии или от секретаря директора.

Данные документы должны регистрироваться как корпоративные. При необходимости рекомендуется документы, полученные из Управляющей компании, и документы, направленные в Управляющую компанию, регистрировать в отдельных журналах регистрации и не смешивать их с регистрацией входящих и исходящих документов сторонних организаций. В Управляющей компании рекомендуется также регистрировать данные документы в отдельных журналах регистрации как входящие и исходящие каждого юридического лица и не смешивать их с регистрацией входящих и исходящих сторонних организаций.

Взаимодействие (переписку) между юридическими лицами холдинга рекомендуется осуществлять с помощью служебных записок, которые также регистрируются как входящие корпоративные и исходящие корпоративные.

Директор, его заместители и структурные подразделения юридического лица ведут переписку со сторонними организациями по производственным вопросам. Корреспонденция поступает непосредственно адресату или в канцелярию по почте, факсимильной связи, электронной почте. Канцелярия осуществляет рассылку документов адресатам. Такая корреспонденция регистрируется как входящие и исходящие документы.

Документооборот внутри департамента между подразделениями и между департаментами осуществляется лично делопроизводителями или секретарями или через канцелярию. Канцелярия осуществляет услуги экспедиции, т.е. обеспечивает рассылку документов адресатам. При необходимости данные документы регистрируются как внутренние документы в отдельном журнале регистрации в каждом подразделении.

Оперативное хранение документов осуществляется у секретарей и в структурных подразделениях. Дела формируются в соответствии с действующей номенклатурой дел. Документы постоянного срока хранения из структурных подразделений и департаментов передаются в Архив по установленным правилам.

Рисунок 2 Общая схема взаимодействия основных участников документооборота

Уровни принятия решений

В целом в каждом юридическом лице, входящем в состав холдинга, действует пять уровней управления:

  1. Управляющая компания.
  2. Директор.
  3. Заместитель директора.
  4. Руководитель департамента
  5. Начальник структурного подразделения (отдела, цеха и др.).

Решения, принимаемые на уровне Управляющей компании (УК), обязательны для исполнения всеми юридическими лицами, входящими в состав холдинга. Решения, принимаемые на уровне директора, обязательны для исполнения всеми департаментами юридического лица. Решения, принимаемые на уровне заместителя директора, обязательны для исполнения всеми департаментами, которые подчиняются данному заместителю директора. Решения, принимаемые на уровне руководителя департамента, обязательны для исполнения всеми структурными подразделениями, входящими в состав департамента. Решения, принимаемые на уровне начальника структурного подразделения, обязательны для исполнения всеми сотрудниками подразделения.

В качестве примера на Рисунке 3 представлена схема издаваемых на различных уровнях управления видов распорядительных документов.

Рисунок 3 Виды издаваемых распорядительных документов на различных уровнях управления

Классификация документов

В зависимости от вида деятельности в компании могут издаваться различные виды документов. В связи с тем, что существует большое разнообразие видов документов, в данном разделе статьи нет возможности рассмотреть все возможные варианты классификации. Поэтому мы предлагаем вам один из способов классификации основных видов документов.

Вид документа — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Таблица 1. Классификация основных видов и подвидов управленческих документов, образующихся практически в любой организации

Оформление корпоративных документов

Общие требования к оформлению документов установлены государственным стандартом — ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Мы же постараемся сформулировать рекомендации по оформлению специфических корпоративных документов.

С целью организации единой технологии оформления документов в холдинге рекомендуется совместные документы (приказы, распоряжения) оформлять на корпоративном бланке[1] (если в компании утвержден корпоративный логотип) или на бланке совместных документов (без указания логотипа юридического лица холдинга), а корпоративные служебные записки — на бланке корпоративного исходящего документа. Приведем образцы таких документов.

 
 
 

В № 10, 2006 журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» читайте продолжение статьи. Мы рассмотрим способ реализации единой политики регистрации документов в компаниях холдинга.

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.