• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2006
  • Рубрика Права и обязанности

Загранкомандировка: как оформить паспорт с минимальными потерями

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 31041 просмотр
Настало время отпусков. Многие едут отдыхать за рубеж. А в загранкомандировки сотрудники ездят просто круглогодично. Поэтому разъяснения автора о том, как можно получить загранпаспорт, прибегая к услугам турфирм или самостоятельно, будут сейчас как нельзя кстати. Вы узнаете, куда обращаться, как подготовить комплект необходимых документов, сколько это будет стоить и когда можно получить на руки готовый паспорт. Разбираются и частные ситуации, например, как получить второй загранпаспорт на срок действия первого. Это необходимо для тех сотрудников, которые так часто ездят за границу, что у них возникает необходимость почти одновременной сдачи паспорта в несколько посольств для получения виз.


За последние годы международные контакты между российскими и зарубежными предприятиями резко возросли. Часть компаний посылает своих работников в заграничные командировки или на семинары, часть — проводит бизнес-переговоры за рубежом, на которые едет руководство организации.

Конечно, если поездка запланирована в страны бывшего Союза ССР (кроме прибалтийских государств), то заграничный паспорт не потребуется. Достаточно будет на границе предъявить внутренний гражданский паспорт. А вот если поездка намечается в страны дальнего зарубежья, то оформления загранпаспорта не избежать.

В любом случае, для того чтобы заграничная командировка состоялась, необходимо подготовить и оформить довольно много различной документации. Те, кто хоть раз сталкивались с оформлением выездных документов, знают не понаслышке, что это непрекращающаяся головная боль и уйма потраченного времени. Чтобы избежать типичных ошибок и свести к минимуму трудозатраты, мы постарались разъяснить порядок заполнения документов на получение загранпаспорта.

Правовые аспекты

Порядок въезда в Российскую Федерацию и выезда из нашей страны, а также порядок оформления заграничного паспорта регламентируют два основных документа. Во-первых, Закон от 15 августа 1996 г. № 114-ФЗ «О порядке въезда в Российскую Федерацию и выезда из Российской Федерации». А во-вторых, «Инструкция о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам Российской Федерации для выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию», утвержденная приказом МВД России от 26 мая 1997 г. № 310.

Ответы практически на все вопросы по поводу оформления загранпаспорта можно найти именно в этих документах. Первый нормативный акт регулирует общие вопросы о выезде из нашей страны, а также о порядке оформления и выдачи документов на выезд из России. А Инструкция разъясняет порядок выдачи и оформления заграничных паспортов.

Какие загранпаспорта существуют

На сегодняшний день в нашей стране действуют три вида заграничных паспортов, по которым российские граждане могут выехать за пределы государства:

  • зеленые дипломатические,
  • синие служебные и
  • красные общегражданские заграничные паспорта (можно еще отметить паспорт моряка).

Именно на получение общегражданского загранпаспорта и может рассчитывать основная масса заявителей. Выдается он в:

  • районном отделе внутренних дел (РОВД), то есть по месту жительства заявителя;
  • Министерстве иностранных дел России;
  • а также дипломатическом представительстве или консульском учреждении.

Обращаться в РОВД и МИД нужно на территории Российской Федерации, а в консульства — за ее пределами (например, в случае, когда российский гражданин постоянно проживает в другом государстве).

Наиболее доступный и распространенный способ получения паспорта — оформить его через районный отдел внутренних дел. Напомним, что до середины 2004 года оформлением паспортов занималась отдельная структура в МВД — отдел виз и регистраций (ОВИР). Однако начиная с весны 2004 года его обязанности стали постепенно передавать РОВД.

Кроме того, получить паспорт можно через Министерство иностранных дел. Но самостоятельно сделать это не удастся. Раньше «мидовский» паспорт оформляли только сотрудники аккредитованных в министерстве компаний, которые часто бывают за границей. Однако сейчас эту услугу предлагают большинство туристических фирм. Владельцу такой паспорт никаких особых преимуществ не дает, зато по стоимости он обойдется в несколько десятков раз дороже.

 

В Москве с 22 мая начали выдавать новые биометрические паспорта. Такие загранпаспорта имеют пластиковый вкладыш с микрочипом, который содержит индивидуальную информацию владельца паспорта (с отпечатками пальцев и другими данными), а также его двухмерную фотографию. Ранее полученный паспорт менять не придется, новые будут выдавать лишь по истечении срока действия старых. Хотя некоторые страны могут отказаться ставить визы в старые паспорта (например, США), поэтому остается риск, что некоторым категориям граждан придется получить новый биометрический паспорт, а старый аннулировать.

Оформить паспорт через турфирму или самостоятельно?

Думаем, не лишним будет рассказать о туристических организациях, которые за определенную сумму денег предлагают помочь в оформлении и подаче документов на загранпаспорт. Предложения в этой сфере практически у всех стандартные.
Первый вариант — вы приходите в офис компании, где менеджеры помогают заполнить анкету и уточнить список необходимых документов. После чего вы заверяете заявление подписью руководителя и печатью организации, а затем привозите все обратно в турфирму, остальное все сделают за вас.

Второй вариант — вы заказываете на электронную почту подробную инструкцию и бланки всех необходимых документов, которые заполняете и привозите в турфирму.

Третий вариант — когда к вам в офис приедут из агентства, помогут все заполнить и заберут все документы с собой.

Цены на услуги туристических организаций самые разнообразные и зависят в основном от сроков выполнения (в прайс-листах услуги могут колебаться от 300 условных единиц до 2 000). В любом случае стоить все будет в десятки, а то и сотни раз дороже, чем когда вы делаете все самостоятельно. Единственный плюс обращения в турфирму — это выигранное время. Если у вас «горит» зарубежная встреча и необходимо срочно оформить паспорт, то единственный выход — обратиться в агентство путешествий. Там обещают оформить документы за 2 — 3 дня. Кроме того, удастся избежать очередей в сезон отпусков при подаче заявления.

Справедливости ради надо заметить, что с началом наступления летнего сезона Федеральная миграционная служба (в ведении которой находятся отделы по выдаче заграничных паспортов) приняла меры по ускорению оформления документов. Например, московские отделения переведены на новый график работы: две субботы месяца являются рабочими. Кроме того, прием населения по вторникам и четвергам ведется до 20 часов. Аналогичные меры вводятся и в других регионах.

Те, кто испытывает трудности с получением загранпаспортов, могут позвонить по специально открытой прямой телефонной линии Федеральной миграционной службы: (495) 624–54–28.

Кто может получить паспорт

Стандартные ситуации

По общему правилу загранпаспорта оформляются совершеннолетним гражданам Российской Федерации:

  • у которых раньше его не было,
  • они потеряли или испортили действующий загранпаспорт, а также
  • если последний утратил силу (кончился срок действия).

Если заявитель паспорт потерял, то его не восстановят, а оформят новый. В этом случае к стандартным документам (перечисленным ниже) следует приложить справку об утере загранпаспорта из милиции (ее можно получить либо в ОВД по месту жительства, либо в том отделении, на территории которого был потерян документ).

Если в загранпаспорте кончились свободные страницы для проставления виз, то по заявлению гражданина ему на срок действия старого оформят новый, поставив в старом печать об аннуляции.

До 14 лет ребенка могут вписать в один из паспортов родителей. Кроме того, в этом же возрасте он имеет право на получение отдельного паспорта по письменному заявлению одного из родителей. А вот с 14 лет ребенок должен иметь уже индивидуальный загранпаспорт, который получают родители по своему заявлению.

 

Два паспорта на один срок

Кроме того, часть граждан, работа которых связана с регулярными (не реже одного раза в месяц) выездами за границу, могут оформить второй загранпаспорт на срок действия первого загранпаспорта. Это исключение было сделано, поскольку могут возникнуть ситуации, когда на получение визы необходимо подать загранпаспорт одновременно в два посольства.

Для этого, помимо стандартного перечня документов, в РОВД необходимо представить письмо на бланке организации за подписью руководителя организации на имя Директора Департамента консульской службы МИД России с обоснованием необходимости оформления второго загранпаспорта. На анкетах необходимо сделать пометку: «Второй ОЗП на срок действия первого». На карточке МИД также указывается: «Второй ОЗП на срок действия первого № 52 5186974 до 07.04.2008 г.» (указывается срок действия первого загранпаспорта» (см. Пример 1). К документам также необходимо приложить копию страницы первого действующего загранпаспорта.

 



Срок действия загранпаспорта

Заграничный паспорт выдают сроком на 5 лет. Хотя фактически он действителен лишь четыре с лишним года, потому что многие страны при оформлении визы требуют, чтобы паспорт был действителен еще в течение шести месяцев после окончания поездки. Однако некоторые страны ставят визы независимо от срока действия паспорта, поэтому у командировочных возникают вопросы: как быть, если в старом паспорте стоит действующая виза?Будет ли она действительна после замены паспорта или придется подавать документы на получение визы по-новой. В этом случае можно обратиться в посольство или его консульское управление, чтобы они перенесли действующую визу из старого паспорта в новый, либо на границе показать оба паспорта (старый с «открытой» визой и новый действующий).

Какие документы необходимо заполнить

Общий перечень

Итак, для того, чтобы оформить паспорт, необходимо обратиться в РОВД по месту жительства (регистрации).

Для оформления загранпаспорта в паспортно-визовый отдел районного ОВД необходимо собрать следующий пакет документов:

1. Российский паспорт и ксерокопия всех его заполненных страниц(заверять не надо).

2. Заявление о выдаче паспорта в двух экземплярах, заверенные на последнем месте работы (Пример 2).

 





3. Четыре черно-белые фотографиина матовой бумаге, в овале с растушевкой размером 3,5 × 4,5 см.

4. Квитанция из сберкассы, подтверждающая уплату пошлины за оформление загранпаспорта. Напомним, что с 1 января 2005 года вступила в силу глава 25.3 Налогового кодекса «Государственная пошлина», в соответствии с которой пошлина за оплату загранпаспорта составляет 400 рублей. Банковские реквизиты для ее уплаты вам подскажут (или выдадут бланк квитанции) в паспортно-визовом отделении. Мы приводим пример квитанции с реквизитами для уплаты госпошлины на подачу заявления в Москве, где реквизиты для всех районов одинаковы (Пример 3).

5. Трудовая книжка или ее ксерокопия, заверенная печатями на последнем месте работы. Рекомендуем на первой странице копии книжки поставить печать организации, а рядом написать: «Копия верна. Начальник отдела кадров (или генеральный директор) А.И. Кравченко (поставить его подпись) тел.: (495) 555–66–77». Каждый последующий лист книжки следует заверить печатью организации в центре переплета. А на последней странице в документе ниже последней надписи указать: «Копия верна. Начальник отдела кадров (или генеральный директор) А.И. Кравченко (поставить его подпись) тел.: (495) 555–66–77» (в Примере 4 жирным шрифтом мы продемонстрировали записи, которые следует внести на копии страниц трудовой книжки, и месторасположение проставляемых печатей и подписей). Кстати, иногда в РОВД от вас могут потребовать предъявить не копию трудовой книжки, а ее оригинал, хотя это и незаконно.

 Если трудовой книжки у работника нет (например, на предприятии он не был официально оформлен), то вместо нее можно представить другой документ, подтверждающий его трудовую деятельность (например, гражданско-правовой договор, свидетельство о государственной регистрации ПБОЮЛ, пенсионное удостоверение или студенческий билет).

 

 





6. Для мужчин в возрасте от 18 до 27 лет включительно необходимо представить военный билет с отметкой о прохождении воинской службы или справку из военкомата по форме 32. Без них мужчине призывного возраста паспорт не выдадут. Отметим, что некоторые турагентства обещают оформить «мидовский» паспорт без этих документов. Доверять рекламным призывам или нет — решать вам.

7. Если вы хотите, чтобы вам сообщили о том, что паспорт готов, то вместе с другими документами необходимо принести заполненную почтовую карточкус указанным домашним адресом и непогашенной маркой.

Если паспорт «мидовский»

Последнее время некоторые паспортные столы стали требовать также и заявление от организации на выдачу загранпаспорта сотруднику (Пример 5). Если вы подаете документы на загранпаспорт в МИД, то это требование является обязательным.

 



Кроме того, на «мидовский» паспорт к перечисленным документам придется заполнить карточку на отъезжающего за границу в одном экземпляре, который также необходимо заверить по месту последней работы (Пример 6).

 



Документы для тех, кто хочет вписать в загранпаспорт малолетнего ребенка

Если командировочный хочет, чтобы в готовый паспорт вписали ребенка, не достигшего 14-летнего возраста, то помимо перечисленных документов в паспортно-визовое управление необходимо представить:

  • свидетельства о рождении детей, не достигших 14-летнего возраста, и их копии, заверенные нотариально;
  • вкладыши к свидетельству, подтверждающие гражданство Российской Федерации и их копии;
  • заверенное у нотариуса заявление от второго родителя о том, что он не возражает, что ребенка впишут в паспорт супруга;
  • ксерокопию паспорта второго родителя (с подтверждением гражданства);
  • для детей от 6 до 14 лет — 4 фотографии;
  • для детей от 1 месяца до 6 лет — фото не обязательно.

Подготовка и подача документов

Где взять бланки

Необходимые документы для загранпаспорта (анкеты, карточки, квитанцию на уплату пошлины) можно получить в паспортно-визовом отделении РОВД. Кроме того, там есть стенд, на котором имеются образцы заполнения документов и перечислены требования к ним. Здесь же можно получить и бланки.

Бланк заявления на выдачу загранпаспорта можно скачать и из Интернета, например, с сайта столичного ГУВД: www.petrovka38.ru/media/pasport/zagranpasport_blank.rtf. Обратите внимание, что бланк анкеты состоит из двух страниц. Распечатывать их нужно на одном листе с двух сторон.

Заполняем заявление грамотно

Остановимся на тех пунктах заявления, при заполнении которых могут возникнуть вопросы (см. Пример 2).

В первом пункте анкеты необходимо полностью указать фамилию, имя и отчество заявителя. Если раньше заявитель их менял, то следует указать и их, а также место и время их смены. Если не менял, то нужно написать «фамилию не менял».

 

В пункте 4 «Место рождения» следует написать данные из российского паспорта.

 

В пункте 5 «Место жительства» следует написать адрес постоянного проживания. Если он расположен не там, где вы получаете в настоящий момент паспорт, то под этим адресом следует написать адрес регистрации по месту пребывания (минимум на шесть месяцев). Например:

633422, Новосибирская область, Тогучинский район, п. Нечаевский, дом 227.

регистрация: 121123, г. Москва, 4-й Смоленский переулок, дом 8, строение 4, квартира 102.

Здесь надо заметить, что загранпаспорт можно оформить только по постоянному месту жительства либо по месту временной регистрации. В этом случае необходим документ о временной регистрации.

В статье 15 Закона от 15 августа 1996 г. № 114-ФЗ «О порядке въезда в Российскую Федерацию и выезда из Российской Федерации» указаны основания, в соответствии с которыми гражданин может быть ограничен на выезд из России:

  • если был допущен к сведениям, составляющим государственную тайну (до снятия соответствующего ограничения);
  • призван на военную службу (до окончания срока военной службы);
  • задержан по подозрению в совершении преступления либо привлечен в качестве обвиняемого;
  • осужден за совершение преступления (до отбытия наказания либо освобождения от наказания);
  • уклоняется от обязанностей, наложенных судом (до исполнения обязательств или достижения согласия сторонами);
  • при оформлении документов на выезд за границу сообщил о себе заведомо ложные сведения.

Следующие три пункта (с 10 по 13) затрагивают именно подобную информацию. Рассмотрим их.

В пункте 10 нужно указать, был ли когда-либо за период работы, учебы или службы на заявителя оформлен допуск к сведениям, отнесенным к государственной тайне. Если был, то в заявлении необходимо указать место, организацию, время, форму допуска, а также дату его прекращения. Например: «да, форма № 2 с 1991 года по 1995 год, режимное предприятие «Октан», г. Томск».

В статье 21 Закона от 21 июля 1993 года № 5485–1 «О государственной тайне» установлены три формы допуска должностных лиц и граждан, соответствующие трем степеням секретности сведений, составляющих государственную тайну: к сведениям особой важности, совершенно секретным или секретным. Допуск по форме 3 оформляется на 3 года, по форме 2 — на 5 лет и по форме 1 — на 10 лет. Имейте в виду, если к моменту оформления загранпаспорта допуск не снят или его срок не истек, то заявителю может быть отказано в выдаче паспорта.

 

Если заявитель призывного возраста (с 18 до 27 лет), то в 11 пункте необходимо написать «да», а к заявлению приложить справку из военкомата (по форме 32), если он не служил, или военный билет (если отслужил).

В пункте 12 надо указать, если когда-либо (независимо от давности) заявитель был осужден либо привлечен в качестве обвиняемого. Кроме того, к документам следует приложить постановление суда о снятии обвинения.

Пункт 13 не менее важен. Если в отношении заявителя, предположим, был выдан исполнительный лист о наложении ареста на имущество, а он скрывается от его исполнения, то на получение загранпаспорта можно не надеяться.

К этим пунктам следует отнестись ответственно, поскольку они тщательно проверяются. Любой обман приведет к тому, что в выдаче загранпаспорта заявителю откажут.

Пункт 14 анкеты необходимо заполнить тем заявителям, которые хотят вписать в свой заграничный паспорт детей до 14 лет. В этом случае указываются фамилия, имя и отчество ребенка, год и место его рождения. Если ребенку от 6 до 14 лет, то фотография приклеивается в центральную часть таблицы пункта 14 и также заверяется печатью с места работы родителя. Если ребенку меньше шести лет, то фотографию можно не приклеивать. Эти данные также надо заверить по месту работы заявителя.

Отметим, что некоторые иностранные посольства при приеме документов на визу требуют, чтобы фотография ребенка уже с рождения была вклеена в паспорт родителя.

 

В 15 пункте следует перечислить всю трудовую деятельность за последние десять лет, включая учебу в учебных заведениях и военную службу (в этом случае надо указать номер воинской части и место дислокации). Если заявитель не работал более трех месяцев, то в анкете следует указать адрес проживания. Например: «с 02.2004 по 09.2004 временно не работал, г. Долгопрудный, Московская область, ул. Вишневая, д. 17, корпус 1, кв. 34».

 

Если у заявителя есть заграничный паспорт, то в 16 пункте необходимо указать его серию, номер и дату выдачи, а также выдавшее учреждение. Например: «серия 74 № 7654321, выдан 4 сентября 2001 года РУВД–132».

Кто заверяет заявление

На каждый экземпляр анкеты в правый верхний угол приклеивается фотография и заверяется печатью с последнего места работы таким образом, чтобы печать захватила левый нижний угол фотографии. Печать ставится также на обратной стороне анкеты, где подписывается руководитель, начальник отдела кадров или другое должностное лицо с расшифровкой фамилии и указанием его контактного телефона.

Кроме того, если в загранпаспорт родителя вписывается ребенок до 14 лет, то все данные (или фотография) в пункте 14 также заверяются печатью работодателя.

Если у работника два места работы — основное и по совместительству, то заверить анкету можно на любом из них, хотя предпочтительнее, конечно, сделать это на основном месте.

 

Бывает, что работник не всегда оформлен на предприятии официально. Куда обратиться для подтверждения данных, указанных в его заявлении? Пенсионеры или неработающие граждане могут заверить заявление по месту жительства в РЭУ или ЖЭКе. Студенты (аспиранты) — в деканате учебного заведения. Военнослужащие — по месту прохождения службы (в отделе кадров или офицером по режиму).

Подать документы лично

Все документы для оформления паспорта через РОВД нужно собрать и лично принести в паспортный отдел для сдачи документов.Как было сказано выше, сейчас графики многих паспортно-визовых отделов, занимающихся оформлением паспортов, изменены. Часы их работы лучше уточнить по месту жительства. В Москве вы можете это сделать в интернете по адресу: http://www.petrovka38.ru/rus/guvd/pasporta/rabota.wbp.

 

Стандартный срок для оформления загранпаспорта составляет максимум 30 дней. Однако, если вы подали документы по месту временной регистрации, то проверять их имеют право аж 4 месяца. Поэтому лучше всего получать паспорт по месту прописки.

Некоторые паспортные отделы при подаче заявления потребуют старый загранпаспорт, однако изъять его у вас они не имеют право. Вместо этого они ставят печать об аннулировании и прокалывают его (или вырезают номер). Старый паспорт старайтесь сохранить, во-первых, потому, что там могут еще остаться действующие визы. Во-вторых, посольства многих стран требуют показать копию старого паспорта с полученными за последние несколько лет визами.

После того как заявитель сдаст все документы, ему скажут, когда ориентировочно можно приходить за паспортом. Сделать это необходимо тоже только лично заявителем. Имейте в виду, что при получении паспорта следует внимательно проверить правильность написания фамилии, имени, отчества, даты и места рождения, сведений о вписанных в паспорт детях, сроке действия паспорта.

Отказ выдать паспорт? Надо обжаловать!

В случае отказа в выдаче загранпаспорта вам обязаны выдать постановление с указанием причин. например, не истек доступ к государственной тайне или заявитель указал в анкете ложные сведения. Однако отказ не означает, что вы не можете его оспорить. Это можно сделать, подав заявление либо в вышестоящую организацию, либо начальнику РОВД.

 

В следующем номере журнала мы продолжим тему оформления документов для загранкомандировок. Вы прочтете о том, в какие государства требуется виза, а в какие нет. Какие документы необходимо подготовить для шенгенской и американской виз. Какие европейские страны не входят в шенгенское соглашение. В какое посольство подавать заявление на получение визы, если вы предполагаете посетить с деловым визитом две и более стран. Чем отличаются мультивизы от обычных, и кто имеет право на их получение. Как оформить анкету. В чем заключается процедура получения визы. Как долго ее будут оформлять и почему могут отказать в выдаче визы. Ответы на эти и многие другие вопросы об оформлении виз читайте в июле. 

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.