Top.Mail.Ru

Организация контроля за исполнением поручений

Какой способ контроля выбрать: ручной с использованием сроковой картотеки, автоматизированный при помощи доступного всем Excel`я или замахнуться на внедрение системы электронного документооборота? Кто и что будет контролировать? Как лучше организовать постановку поручения на контроль, его доведение по исполнителей, проверку хода исполнения и снятие отработанных заданий с контроля? Как анализировать уровень исполнительской дисциплины? Чтобы построить на своем предприятии работающую систему, нужно не только найти ответы на все эти вопросы, но и закрепить их во внутреннем нормативном документе. Именно на это автор и делает упор в своей статье.
В каждой организации руководители дают поручения своим сотрудникам. При этом для маленьких фирм характерно, что большинство поручений дается в устной форме. Предполагается, что руководитель отлично помнит о небольшом количестве заданий, выданных им, и может самостоятельно контролировать их исполнение.

В крупных и средних организациях практически все поручения оформляются в письменной форме: в виде резолюций на документах или в виде содержания распорядительных документов. В таких организациях количество поручений, как правило, достаточно велико. Поэтому ни один руководитель не в стоянии запомнить все выданные им поручения и самостоятельно проконтролировать их исполнение. А некоторые «неответственные» сотрудники, зная об этом, могут сознательно игнорировать львиную долю поручений или забывать про некоторые из них, сдвигать сроки выполнения. А это в свою очередь приводит к падению исполнительской дисциплины и снижению эффективности деятельности организации. На некоторых предприятиях доходит до того, что исполнители сами решают, какие им поручения нужно исполнять, а какие можно проигнорировать.

Пример 1

С данной ситуацией я столкнулась совсем недавно в рамках внедрения системы автоматизации делопроизводства в одной крупной отечественной компании. Из соображений корректности имен называть не будем.

Во время проведения консультации по работе в новой системе секретаря в кабинет вошел сотрудник. Он внимательно посмотрел на нас, а потом задал такой вопрос: «А действительно ли в ближайшее время будет внедрена система автоматизации делопроизводства и организован контроль за исполнением поручений? И что, я теперь не смогу те поручения и те документы, которые не важны, выкинуть в мусорную корзину?». Он так прямо и сказал: «Выкинуть в мусорную корзину»!

Данные слова поразили меня. Почему исполнитель сам решает, какие поручения, адресованные ему для исполнения руководителем, важные, а какие – нет? Но такое право выбора у сотрудников компании просуществовало не долго. После организации контроля все поручения руководства перестали бесследно исчезать... в мусорных корзинах.

Чтобы организовать контроль, сначала необходимо определить все процедуры, связанные с ним, права и обязанности сотрудников, а потом закрепить их во внутреннем нормативном документе. От того, насколько детально и полно будет описана и регламентирована система контроля, зависит эффективность дальнейшей работы. Поэтому в данной статье мы решили сделать упор на двух аспектах:

  • как организовать процесс контроля исполнения поручений и
  • какие положения необходимо будет зафиксировать во внутренних нормативных документах.

Что такое контроль за исполнением поручений

Контроль за исполнением поручений представляет собой совокупность действий, целью которых является содействие своевременному и качественному исполнению поручений, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных сотрудников.

Данный термин возник относительно недавно, а именно – в 2005 г., с появлением Типовых регламентов федеральных органов власти. До этого времени использовался другой термин – «контроль исполнения документов», который содержится в тексте ГОСТа Р 51141-981. Однако новый термин больше соответствует современным реалиям, так как поручения могут содержаться не только в тексте документов, но и в резолюциях руководителей, вынесенных на входящие или внутренние информационно-справочные документы. Кроме того, в некоторых организациях поручения считаются особым видом документов.

Исходя из определения термина «контроль за исполнением поручений», можно выделить два вида контроля:

  • контроль по существу выполнения поручений, предусматривающий оценку правильности, полноты выполнения поручения и осуществляемый, как правило, самим руководителем организации / структурного подразделения;
  • контроль над сроками исполнения поручений, включающий совокупность действий по обеспечению своевременного исполнения поручений. Данный вид контроля осуществляют сотрудники службы документационного обеспечения управления2. Они:
    • отслеживают и фиксируют ход фактического исполнения выданных поручений;
    • обобщают собранные данные и в формализованном виде доводят до руководства;
    • предлагают способы ускорения документопотоков и повышения исполнительской дисциплины.

Теперь назовем основные этапы контроля за исполнением поручений (их подробное описание мы приведем чуть ниже):

  1. Постановка поручения на контроль.
  2. Проверка своевременности доведения поручения до конкретных исполнителей.
  3. Предвари тельная проверка и регулирование хода исполнения поручения.
  4. Снятие поручения с контроля.
  5. Учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений.

Способы контроля за исполнением поручений

В настоящее время существует несколько способов контроля за исполнением поручений. Глобально их можно разделить на две категории:

  • ручной способ, который осуществляется с использованием сроковой (контрольно-справочной) картотеки;
  • автоматизированный способ, который может использоваться с применением программных продуктов.

Ручной способ контроля за исполнением поручений

При ручном способе контроля используется картотечный ящик и специальные листы плотной бумаги или картона, на которых по установленной в организации форме записывают информацию о поручениях. Данные листы называют регистрационно-контрольными карточками (сокращенно – РКК) или регистрационно-контрольными формами (сокращенно – РКФ).

Форма РКК нормативно не закреплена, поэтому она может быть непосредственно определена в самой организации. Обычно данные карточки делают формата А5 (148 × 210 мм) или А6 (105 × 148 мм) и выглядеть они могут так, как показано в Примере 2.

В РКК при постановке поручения на контроль заносится информация о самом поручении и о документе, на основании которого данное поручение было создано. В процессе осуществления контроля в карточке могут фиксироваться сведения о результатах предварительной проверки исполнения поручения. Информация о снятии поручения с контроля также отражается в РКК.

Пример 2. Регистрационно-контрольная карточка

Заполненные РКК расставляются по определенному правилу в картотечном ящике, который содержит 32 или 33 подвижных картонных или пластмассовых разделителя.

Разделители с 1 по 31 используются для хранения РКК поручений, которые должны быть...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Исполнение запросов внешних организаций о предоставлении персональных данных

На чьи запросы о представлении персональных данных организация обязана отвечать. В какие сроки (показываем нормативно закрепленные правила и практику). Как организовать этот процесс. Даем образцы оформления разных документов, направляемых в ответ: для представления запрошенных сведений или копий документов, для отказа из-за невозможности идентифицировать субъект персданных или из-за невозможности в принципе их предоставления автору запроса.

Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 1)

Контроль исполнения поручений осуществляется во многих организациях – сам по себе он новацией не является. Интерес представляют детали того, как его можно оптимальнее организовать. В этой статье описан живой опыт. В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, обратите внимание: какие документы ставятся на контроль, как назначаются сроки исполнения, какие роли и типовые резолюции используются в СЭД, как выстраивается иерархия задач при спуске поручений вниз по управленческой пирамиде, как можно оперативнее доводить срочные документы до руководителей для вынесения резолюции и до исполнителей, о каких законодательных ограничениях важно помнить.

Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 2)

В этой части статьи детально рассматривается функционал СЭД,которым пользуются руководители, исполнители и служба ДОУ. Какие папки и отчеты в СЭД используются, какие сведения анализируются и вручную добавляются в отчет, экспортируемый из СЭД в Excel. Какие операции службой ДОУ делаются ежедневно, какие отчеты могут готовиться к еженедельной планерке у руководителя организации, какие решения он может принимать на их основе. Показаны инструменты СЭД, логика работы службы ДОУ и руководителей, примеры разных отчетов по исполнительской дисциплине.

Исчисление сроков исполнения документов по правилам делопроизводства

Детально рассматриваем сроки регистрации и исполнения документов по правилам, установленным для государственных и муниципальных органов, а также для госорганизаций. Сравниваем их между собой и с правилами, зафиксированными в ГК РФ. Иллюстрируем на примере с календарем. Объясняем реальную границу свободы выбора для «обычных» негосударственных организаций: какие правила не для них, а что в любом случае соблюдать придется. Отмечаем расхождения в правилах для госорганов и их отдельной категории – федеральных органов исполнительной власти.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.

Оформляем резолюцию

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Исчисление сроков исполнения документов по правилам делопроизводства

Детально рассматриваем сроки регистрации и исполнения документов по правилам, установленным для государственных и муниципальных органов, а также для госорганизаций. Сравниваем их между собой и с правилами, зафиксированными в ГК РФ. Иллюстрируем на примере с календарем. Объясняем реальную границу свободы выбора для «обычных» негосударственных организаций: какие правила не для них, а что в любом случае соблюдать придется. Отмечаем расхождения в правилах для госорганов и их отдельной категории – федеральных органов исполнительной власти.