• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2008
  • Рубрика Права и обязанности

Что делать с документами при ликвидации организации

  • Рейтинг 4
  • 8 комментариев
  • 28338 просмотров
Автор советует определенный порядок действий для коммерческой организации, собственники которой приняли решение о ее ликвидации. Что делать с документами постоянного срока хранения, кадровой документацией и, главное, с «времянкой», которая вызывает наибольшее число вопросов? Куда все это передавать? Кого следует этим озадачить и какие документы оформить?


Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя. Думаем, что ответ на него будет интересен многим.

  • Кому: delo@delo-press.ru
  • Тема: Вопрос читателя

Ликвидируется акционерное общество. Документацию по личному составу и организационные (уставные, регистрационные и т.п.) документы мы сдадим в государственный архив. А что делать с бухгалтерскими документами, которые сформированы, переплетены и хранятся в архиве компании? Срок хранения у них – 5 лет, за 2003–2007 годы объемы приличные.

  • Леднева Ю.К.,
  • г. Курск

Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс)

3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей ­стоимостью чистых активов.

Согласно данному постановлению получается, что сдать документы в архив может только организация, которая полностью прекращает свое существование. Если же она реорганизуется, то все документы передаются «одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ».

В октябре 2004 года с принятием закона «Об архивном деле в Российской Федерации» в нашем законодательстве был закреплен порядок хранения архивных документов при реорганизациях и ликвидациях. Для коммерческих организаций передача в государственные архивы предусматривается только при ликвидации и только на основании договора.

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию ­государственных и муниципальных архивов архивными документами»

9. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих ­организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

К сожалению, в нашем законодательстве фактически закреплено требование о хранении документов временного срока хранения ликвидированной организации даже после того, как ликвидационная комиссия завершит свою работу и организация прекратит свое существование. В законе об архив­ном деле предусматривается передача таких документов на хранение ­в государственные архивы на платной основе.

Но данное положение по разным причинам не всегда выполняется. В результате создается реальная угроза того, что документы могут стать бесхозными со всеми вытекающими из этого последствиями.

Порядок действий

Итак, при ликвидации коммерческой структуры рекомендуем поступить следующим образом:

1. В акционерных обществах решение о ликвидации юридического лица принимается общим собранием акционеров большинством голосов (пункт 4 статьи 49 Закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ). В обществах с ограниченной ответственностью такое решение принимается всеми участниками общества (пункт 8 статьи 37 Закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ).

На общем собрании назначаются и утверждаются:

  • состав ликвидационной комиссии;
  • проект порядка ликвидации;
  • сроки ликвидации.

С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами юридического лица (это зафиксировано в пункте 3 статьи 62 Гражданского кодекса РФ).

Поэтому сначала нужно:

  • оформить передачу документов организации ликвидационной комиссии передаточным актом, в котором обязательно должна быть информация о документах прежде всего постоянного хранения и кадровых делах, а также о документах временного срока хранения;
  • с точки зрения автора, сама организация, принимая решение о ликвидации, должна предусмотреть, что ликвидационная комиссия должна будет сделать с документами, и принять решение о финансировании этих работ. Идея заключается в том, чтобы сами собственники организации приняли решение о дальнейшей судьбе документов.

2. Ликвидационная комиссия должна поступить с документами ­ликвидируемой организации следующим образом:

  • можно заключить договор на обработку, упорядочение документов, оформление их на архивное хранение с архивом (государственным, муниципальным) или с коммерческой фирмой, которая оказывает подобные услуги. Это следует сделать, если ликвидируемая организация не в состоянии самостоятельно подготовить свои документы для последующего хранения;
  • теперь следующий вопрос – куда передавать все эти дела? Тут ­возможны варианты:
    • документы постоянного срока хранения и кадровые дела ­нужно будет сдать в государственный архив по договору;
    • а вот документы временного срока хранения можно передать как в госархив, так и на внеофисное хранение в коммерческую организацию. В любом случае вам потребуется заключить договор. И тут – внимание! Важно предусмотреть в нем условие об уничтожении документов организацией-хранителем по истечении временного срока хранения. Кроме того, данное решение ликвидационной комиссии должно быть закреплено в ее распорядительном документе.
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  6 голосов

8 комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Анонимный гость, 25 марта 2013 11:05

И дождь смывает все следы...увы...Ни один архив даже по договру не принимает документы постоянного и временного хранения ликвидируемой организации, они просто уничтожаются в огне...

+2

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (4 сообщения)
Анонимный гость, 3 апреля 2013 15:07

т.е. после ликвидации, личные дела сотрудников уничтожаются?

-1

Ответить
Олег, 10 июля 2013 12:35

Да это чепуха. Архивы не только должны принимать документы по личному составу, но и хорошо это практикуют в основном. Исключение составляют ситуации когда в районе один архив, а места в нем уже нет для хранения документов. При ликвидации Арбитражный суд часто требует справку о том, что документы действительно были сданы в архив.

+0

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (2 сообщения)
бывший работник архива, 31 июля 2013 16:32

В районных муниципальных архивах не только места нет, но и сотрудников 1-2 человека на такой большой объем документации и з/пл от 10 тыс до 15 тыс. И Закон об архивном деле муниципальные архивы сравнял с архивами ведомственными.Раньше были районные государственные архивы. А сейчас кто как назовет. А документы и постоянного хранения и по личному составу, а работы добавилось выше крыши.Эта работа с учреждениями, организациями по приему описанию,работы с описями, отписками, планами и отчетами а т.ж. прием граждан и выборка справок, копий,розыск адресов на документы ликвидируемых, обанкротившихся предприятий.
А конкурсные управляющие получают зарплаты ого ????.И сдают (фиктивные справки) в Арбитражный суд, а они принимают и завершают процедуру банкротства. Документы до архивов не доходят и при этом страдают люди. Это очень большая проблема, а Правительству в этом нет ни какого дела. Законов нет, документов нет. Можно всем и везде воровать. А зачем им нужно все это, у них и так зарплаты ??????? и пенсия не нужна. Но они все равно ее получают.

+3

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Аноним, 11 февраля 2014 19:47

А знаете ли Вы, уважаемый бывший работник архива, что работу свою Вы сами и усложняете, потому у Вас ее и выше крыши. Придираетесь к каждой букве и цифре, шрифт видите-ли Вам не тот. Конечно, Вы скажете, что руководствуетесь "Правилами". Только почему-то работники архивов в разных муниципальных районах свои требования диктуют. А люди будут страдать не от того, каким шрифтом опись дела составлена, а того, если документов не будет вообще. Конкурсные управляющие не зарплаты в кассе получают, а вознаграждения, к Вашему сведению, и всего-то 30 тыс. в месяц, причем транспортные расходы, услуги связи и т.д. за свой счет. Зачастую конкурсные управляющие работают вообще бесплатно: у должника взять нечего, а тот, кто по закону должен заплатить оказывается непорядочным и просто исчезает.

+2

Ответить
Аноним, 23 августа 2013 10:31

Это все не правда. Я Вам как практик скажу что личный состав принимают нормально в области и Москве. Просто это надо доверять архивным компаниям

-3

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (2 сообщения)
Жанна, 13 ноября 2014 12:43

Коллеги, добрый день!

Подскажите, пожалуйста, прием документов по личному составу при ликвидации организации в гос.архив на платной основе? в нескольких архивах озвучили стоимость хранения около 500 руб для дело, в другом сказали: "Конечно бесплатно, у Вас же ликвидация".

+0

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Анонимный гость, 14 февраля 2016 23:07

Бесплатный прием документов на хранение существует только для организаций - источников комплектования данного архива. Для всех остальных организаций - 500 - 600 руб. дело

+2

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.