Чем грозит указание в договоре фактического адреса организации, отличного от юридического? Как можно обойти эти «грабли»? В каком порядке указывать элементы адреса (начиная с индекса и заканчивая улицей и домом или наоборот)? Как проверить правильность указания партнером его места нахождения? Какую контактную информацию и как следует указать? Что означают аббревиатуры ИНН, КПП, ОГРН, ГРН? И какие коды по Общероссийским классификаторам принято отражать в реквизитах сторон? Нужно ли включать в договор данные о имеющихся лицензиях? Каковы особенности отражения реквизитов организации, индивидуального предпринимателя и «обычного» гражданина? Показаны образцы составления преамбулы и последнего раздела договора, а также так называемой карточки контрагента. Кроме того, предложен вариант оперативного уведомления партнеров об изменении ранее указанных в договоре реквизитов.
Адрес юридического лица
Для организаций понятие адреса может включать:
- место нахождения согласно учредительным документам,
- почтовый адрес и
- так называемый фактический адрес.
Попробуем разобраться в тонкостях этих понятий.
Начнем с места нахождения согласно учредительным документам.
На практике в реквизитах организации часто указывают «юридический адрес», не задумываясь о том, что как раз в «юридическом» смысле такого понятия и не существует – оно не предусмотрено законом. Корректнее использовать другую формулировку: «место нахождения» – это место регистрации юридического лица, которая производится там, где находится постоянно действующий исполнительный орган, а при его отсутствии – иной орган или лицо, имеющее право действовать от имени юридического лица без доверенности (так записано в п. 2 ст. 54 ГК РФ). Но в практической деятельности словосочетание «юридический адрес» уже настолько вошло в обиход, что его используют даже суды как аналог легального (т.е. предусмотренного законом) «места нахождения».
Итак, место нахождения организации-контрагента (или юридический адрес) – это именно тот адрес, по которому осуществляется официальная связь с данным лицом. Ведь все уведомления, как от коммерческих организаций, так и госструктур (например, налоговых органов), направляются именно на юридический адрес организации. И чтобы не потерять их, компания, реально «живущая» по другому адресу, по своему юридическому адресу часто заказывает почтово-секретарское обслуживание.
Если исполнение договора вашей партнерской организацией связано с деятельностью ее филиала, представительства или иного обособленного подразделения, то наряду с местом нахождения самого юридического лица целесообразно указать и место нахождения этого обособленного подразделения. Его можно взять из учредительных документов организации и/или из Положения об этом подразделении. Напоминаем, что в этом случае стороной по договору остается юридическое лицо, а в его реквизитах лучше указывать и место нахождения самой организации, и место нахождения ее обособленного подразделения.
Почтовый адрес
Указание почтового адреса в реквизитах не является для организации обязательным. Особенно, если юридический адрес совпадает с фактическим и по нему корреспонденция доходит без проблем.
Хотя для отдельных видов юридических лиц наличие почтового адреса, зафиксированного в учредительных документах, все же обязательно. Так, согласно Федеральному закону от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» унитарное предприятие должно иметь почтовый адрес, по которому с ним осуществляется связь, и оно обязано уведомлять об изменении своего почтового адреса орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц. Если почтовый адрес отдельно указывается в учредительных документах, то он подлежит отдельному указанию и в договоре.
Порядок перечисления элементов адреса на почтовом конверте раньше был от общего к частному (от страны и почтового индекса – к дому и номеру квартиры). И мы давно к нему привыкли. Но в 2005 году мы взяли пример с Европы и закрепили «перевернутый» порядок в своих «почтовых правилах». С тех пор на корреспонденции мы должны писать сначала улицу и дом, а потом город и индекс.
Фрагмент документа
Правила оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правитель- ства РФ от 15.04.2005 № 221. Пункт 23
Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:
а) для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество;
б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
д) название района;
е) название республики, края, области, автономного округа (области);
ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
з) почтовый индекс.
Почтовые отправления и почтовые переводы могут быть адресованы до востребования... или на абонементный ящик...
Этот новый порядок менее удобен для сотрудников почты, которые вручную осуществляют сортировку корреспонденции и глазами выискивают почтовый индекс получателя (по нему и осуществляется сортировка). Вот почему перенесение индекса с первого на последнее место – скорее, дань моде, чем производственная необходимость. Вспомните: на некоторых конвертах отдельно предусмотрено место для дублирования почтового индекса получателя крупными цифрами. Такое дублирование значительно облегчает сотрудникам почты обработку корреспонденции на почтовых узлах. См. Рисунок 1.
В реальности, как бы на конверте вы ни указали адрес, если он полный и актуальный, то корреспонденция должна быть доставлена по нему.
А вот в каком порядке указывать элементы почтового адреса в договоре – это вопрос. Если следовать почтовым правилам и перечислять элементы почтового адреса от частного к общему, то логично было бы поступить аналогичным образом и с юридическим, и с фактическим адресами. Но практика делового оборота такова, что подобный вариант написания будет восприниматься большинством ваших контрагентов «перевернутым». Какой вариант выбрать (от частного к общему или от общего к частному) – решать вам. Главное, использовать одинаковый порядок элементов адреса для всех адресов, присутствующих в реквизитах стороны договора, чтобы сохранить единообразие.
Часто при составлении текста договора стороны указывают так называемый фактический адрес, однако такое понятие закону также не известно. Как правило, под фактическим адресом подразумевается место, где в действительности находится организация, при этом она формально числится по адресу, указанному в учредительных документах как место нахождения. По фактическому адресу компания часто получает корреспонденцию.
Законодательство не ограничивает организации в праве находиться сразу по нескольким адресам наряду с теми, которые указаны в учредительных документах. Но будьте осторожны. Налоговые органы имеют свою, особенную точку зрения на этот счет. И если информация о наличии фактического адреса, отличного от официального места нахождения, попадет к налоговому органу (а она непременно попадет, например, как только вы предъявите копию договора в налоговую инспекцию для камеральной налоговой проверки), то эта налоговая инспекция может установить, что фактический адрес организации относится к «ведению» другой инспекции (по территориальному признаку). Тогда фактическое нахождение по иному, чем зарегистрированное место нахождения, адресу может быть квалифицировано как создание обособленного...
