• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2008
  • Рубрика Современное делопроизводство

Исполнение банком запросов налоговых органов

  • Рейтинг 3.66
  • 1 комментарий
  • 37226 просмотров
Существует предписанный кредитным организациям порядок предоставления сведений налоговым органам о наличии у организаций и предпринимателей счетов в банках, операций по ним и об остатках денежных средств на них. Но как же здесь быть с банковской тайной? Какими документами установлены правила взаимодействия налоговых органов и банков? Как организовать оперативное исполнение запросов, чтобы избежать штрафов? О практике такой работы рассказывает руководитель отдела документационного обеспечения московского банка.


Исполнение запросов налоговых органов в отношении движения денежных средств на счетах налогоплательщиков – клиентов банка – одно из основных направлений деятельности делопроизводственных служб кредитных организаций.

Даже опытный документовед, проработавший в различных организациях не один десяток лет, впервые столкнувшийся с документами данного вида, задает себе ряд вопросов:

  • Имеет ли банк право предоставлять информацию?
  • Если информация предоставляется, то в каком объеме?
  • какие сроки необходимо уложиться при исполнении запроса?
  • Какими штрафными санкциями грозит непредоставление ­информации или несвоевременное исполнение запроса?

Имеем ли право?

Конечно, кредитная организация должна гарантировать банковскую тайну. Это зафиксировано в законе о банках и банковской деятельности.

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Федеральный закон РФ «О банках и банковской деятельности» от 02.12.1990 № 395-1. Статья 26 «Банковская тайна»

Кредитная организация, Банк России, организация, осуществляющая функции по обязательному страхованию вкладов, гарантируют тайну об операциях, о счетах и вкладах своих клиентов и корреспондентов. Все служащие кредитной организации обязаны хранить тайну об операциях, счетах и вкладах ее клиентов и корреспондентов, а также об иных сведениях, устанавливаемых кредитной организацией, если это не противоречит федеральному закону.

Но если прочитать внимательно процитированную нами статью «Банковская тайна», то мы заметим одну примечательную фразу: «если это не противоречит федеральному закону». Именно так выражается законодатель, если хочет дать возможность иным федеральным законам устанавливать конкретные случаи, когда банковскую тайну «допустимо нарушать». Теперь посмотрим, где и как это будет «нарушаться».

Например, Налоговый кодекс РФ (пункт 2 статьи 86) обязал кредитные организации выдавать налоговым органам справки о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписки по операциям на счетах организаций (индивидуальных предпринимателей)1. Далее Федеральная налоговая служба установила определенный порядок2 направления налоговым органом запросов в банк, а также типовые формы таких запросов. Данным порядком устанавливается, что мотивированный запрос на бумажном носителе, представленный налоговым органом в банк, должен быть напечатан на бланке налогового органа, подписан руководителем или его заместителем и заверен печатью налогового органа.

Позже был утвержден другой документ3, который уже регулировал «ответное поведение банка» на подобные запросы. В соответствии с ним банки обязаны представлять в налоговые органы следующую информацию по установленным типовым формам:

  • справки о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах налогоплательщиков – клиентов банка;
  • справки об операциях на счетах налогоплательщиков – клиентов банка;
  • выписки о движении денежных средств на счетах клиентов.

В какие сроки необходимо уложиться?

Срок исполнения мотивированных запросов налоговых органов установлен пунктом 2 статьи 86 Налогового кодекса РФ: банки обязаны выдавать налоговым органам справки и выписки по операциям на счетах клиентов в течение пяти дней со дня получения мотивированного запроса налогового органа.

Но тут возникает следующий вопрос: с какого момента начинается исчисление срока исполнения? Ответ на него дает сама Федеральная налоговая служба (далее по тексту – ФНС):

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Порядок представления банками информации о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, об операциях на счетах по запросам налоговых органов, утвержденный приказом Федеральной ­налоговой службы от 30.03.2007 № ММ-3-06/178@

2. Расчет пятидневного срока, в течение которого банком в налоговый орган должна быть представлена справка (выписка) по запросу налогового органа, производится:

для запроса, врученного под расписку представителю банка, – со дня, следующего за днем, указанным в расписке (отметке) представителя банка о принятии запроса;

для запроса, направленного в банк заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, – со дня, следующего за днем вручения почтового отправления, указанного в уведомлении о вручении.

Как видите, установлены весьма сжатые сроки исполнения запросов налоговых органов. А чтобы дисциплинировать банки, к этому добавили еще и штраф в размере 10 000 руб. за каждый документ (надлежащую справку или выписку) по операциям и счетам клиентов, не предоставленный банком в установленный законом срок (пункт 2 статьи 86 Налогового кодекса РФ).

Необходимо обратить ваше внимание на то, что в связи с внедрением в аппарате ФНС автоматизированной системы делопроизводства, налоговые органы значительно усилили контроль сроков исполнения своих запросов: строго фиксируется дата получения запроса банком и дата отправки ­ответного документа, указанная на конверте почтового отправления.

Как организовать оперативное исполнение запросов и избежать штрафов?

Во-первых, необходимо разработать Порядок исполнения запросов, в котором подробно описать права и ответственность должностных лиц банка, участвующих в процессе исполнения запроса:

  • Какому должностному лицу предоставлено право получать запрос?
  • На какое структурное подразделение (должностное лицо) возлагается обязанность регистрации запросов, в какой форме?
  • Какому должностному лицу предоставляется право проверки запроса на предмет его соответствия законодательству?
  • Каким должностным лицам рассылается запрос для сведения ­и в какой форме?
  • Какому должностному лицу предоставлено право принимать ­управленческое решение об исполнении запроса?
  • Какое структурное подразделение формирует ­из автоматизированной системы и печатает выписки и справки?
  • На какое должностное лицо возлагается ответственность составления и оформления сопроводительных писем?
  • Какому должностному лицу предоставлено право подписывать ­выписки и справки?
  • На какое должностное лицо возлагается обязанность сшивать выписки?
  • Какому должностному лицу предоставляется право заверять сшивы?
  • На какое структурное подразделение возлагается обязанность регистрации направляемых в налоговые органы документов?

Все этапы исполнения запроса должны быть выстроены в хронологической последовательности, и на исполнение каждого этапа должно быть выделено определенное количество дней, а может быть, и часов!

Важным моментом работы над Порядком является предоставление права подписи документов: выписок и сшивов. Например, в нашем банке в связи с постоянным ростом запросов мы прошли несколько этапов делегирования права подписи таких документов:

  • Первоначально все справки, выписки и сопроводительные письма подписывались первым лицом банка.
  • Затем в связи с увеличением количества поступающих запросов право подписи таких документов было предоставлено главному бухгалтеру, затем – заместителю главного бухгалтера.
  • В настоящее время право подписи справок и выписок по счетам клиентов предоставлено сотруднику Операционного управления (т.е. должностному лицу, формирующему в автоматическом режиме данные документы), право заверения сшивов предоставлено лицу, выполняющему данную операцию. Тем самым мы значительно сократили сроки исполнения запросов, что очень важно в связи с постоянным увеличением их количества.

Во-вторых, необходимо строго фиксировать дату и время поступления запроса в банк.

В-третьих, маршрут исполнения запроса должен быть максимально коротким. Предлагаем вам алгоритм исполнения мотивированных запросов налоговых органов (см. Схему 1) и комментарий относительно его реализации.

Схема 1

Основные этапы исполнения мотивированных запросов налоговых органов

Свернуть Показать

Прием мотивированных запросов налоговых органов

Итак, банк получает мотивированные запросы налоговых органов на бумажном носителе следующими способами:

  • непосредственно от представителя налогового органа;
  • заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

На практике часто с целью получения оперативной информации налоговые органы направляют в банки запросы средствами электронной связи: по факсимильной связи или е-mail. Однако нужно знать, что в таких случаях срок исполнения запроса рассчитывается от момента получения запроса на бумажном носителе с подписью руководителя налогового органа и заверенного печатью налогового органа.

При получении запроса от представителя налогового органа сотрудник банка, на которого возлагается получение запросов, обязан:

  • проверить документы (служебное удостоверение), удостоверяющие личность представителя налогового органа;
  • на копии запроса, которая возвращается должностному лицу налогового органа, вручившего запрос, проставить свою фамилию, имя, отчество, должность, личную подпись, а также дату и время получения запроса.

В типовой форме запроса, утвержденной Порядком направления налоговым органом запросов в банк о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, о предоставлении выписок по операциям на счетах организаций (индивидуальных предпринимателей, нотариусов, занимающихся частной практикой, адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты), определено место и перечень реквизитов для оформления отметки о получении документа. В заполненном виде она будет выглядеть следующим образом:

Пример 1
Свернуть Показать

Для указания подобной информации на поступающих документах можно изготовить соответствующий штамп. Приведем пример оформления отметки о получении запроса с его помощью:

Пример 2
Свернуть Показать

Теперь рассмотрим второй вариант – получение запроса из территориального отделения Почты России. Как правило, запросы налоговых органов о предоставлении информации направляются в банки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

На оборотной стороне уведомления о вручении сотрудник банка обязан проставить отметку о получении почтового отправления с указанием времени и даты получения, как уже говорилось выше, целесообразно использовать набор специальных штампов (для указания даты и времени получения, должности):

Пример 3
Свернуть Показать

При приеме запросов необходимо проверить целостность почтового отправления и правильность доставки. Ошибочно доставленные запросы целесообразно возвращать в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указать причину неисполнения запроса. Копию возвращенного без исполнения запроса необходимо оставить в банке.

Регистрируем запрос

Для организации контроля исполнения запросов удобно их регистрацию осуществлять в отдельном «журнале», т.е. выделить для данной группы документов отдельную систему регистрации и присвоить ей специальный индекс (например, – ФНС). Нужно вести журнал регистрации входящих запросов и журнал регистрации исходящих ответов на них. Они могут быть организованы:

  • на бумажном носителе;
  • с использованием Microsoft Office Excel или Microsoft Office Access;
  • с помощью системы электронного документооборота.

В любом случае должен быть организован строгий учет поступающих запросов и сроковый контроль за их исполнением. В связи с тем, что по ходу исполнения запросов часто приходится получать какую-либо справочную информацию о состоянии исполнения, то необходимо, чтобы информация, внесенная в базу данных, была достаточной и доступной (в пределах предоставленных прав) всем участникам исполнения.

При регистрации входящего запроса необходимо в регистрационных материалах проставлять дату и время поступления документа в банк, а также фиксировать время передачи документа от одного исполнителя другому.

Электронные системы документооборота имеют ряд преимуществ:

  • возможность рассылки электронной копии документа одновременно нескольким должностным лицам;
  • возможность организации быстрого поиска документа;
  • возможность организации связок между входящими и исходящими документами;
  • возможность протоколирования всех этапов работы с документом (протокол ввода информации в базу данных, журнал передачи документа).
В следующем номере читайте продолжение статьи. Мы расскажем о регистрации запросов налоговых органов в системе электронного документооборота, а также об организации контроля исполнения запросов. Дадим свои рекомендации относительно оформления ответов банка: образцы конкретных документов, правила сшива выписок и др. И завершим тему рекомендациями относительно отправки ответа банка в налоговый орган.

Сноски

Свернуть Показать
  1. Аналогичные исключения сделаны для Счетной палаты Российской Федерации, таможенных органов Российской Федерации и органов принудительного исполнения судебных актов, органов внутренних дел, организации, осуществляющей функции по обязательному страхованию вкладов, нотариальных контор, уполномоченного органа, осуществляющего меры по противодействию легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем. Вернуться назад

  2. См. «Порядок направления налоговым органом запросов в банк о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, о предоставлении выписок по операциям на счетах организаций (индивидуальных предпринимателей, нотариусов, занимающихся частной практикой, адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты)», утвержденный приказом Федеральной налоговой службы от 05.12.2006 № САЭ-3-06/829@. Вернуться назад

  3. Приказ Федеральной налоговой службы от 30.03.2007 № ММ-3-06/178@ утвердил «Порядок представления банками информации о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, об операциях на счетах по запросам налоговых органов ­и соответствующих форм справок и выписки». Вернуться назад

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  6 голосов

1 комментарий
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Елена, 24 июня 2013 12:09

Добрый день.

Хочу уточнить информацию предоставленную на данном сайте, так у вас обозначено, что
"Срок исполнения мотивированных запросов налоговых органов установлен пунктом 2 статьи 86 Налогового кодекса РФ: банки обязаны выдавать налоговым органам справки и выписки по операциям на счетах клиентов в течение пяти дней со дня получения мотивированного запроса налогового органа.", тогда как в Налоговом кодексе РФ сказано - " Банки обязаны выдавать налоговым органам справки о наличии счетов, вкладов (депозитов) в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, вкладах (депозитах), выписки по операциям на счетах, по вкладам (депозитам) организаций, индивидуальных предпринимателей и физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, а также справки об остатках электронных денежных средств и о переводах электронных денежных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации в течение трех дней со дня получения мотивированного запроса налогового органа в случаях, предусмотренных настоящим пунктом."

С уважением, Елена.

+1

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.