Подготовка документов к их изъятию правоохранительными органами

Что обычно интересует и кого?

Какими сведениями о клиентах банка чаще всего интересуются ­правоохранительные и контролирующие органы? Это:

• сведения о наличии счета или вклада в банке;
• сведения о владельце счета;
• сведения о движении денежных средств по счету.

Основными документами, содержащими данную информацию, являются:

• документы организации – клиента банка (или физического лица), на основании которых был открыт расчетный или иной счет: нотариально заверенные копии учредительного договора, устава, регистрационных свидетельств, копии приказов о назначении лиц, имеющих право подписи на расчетно-кассовых документах и пр.;
• договоры на расчетно-кассовое обслуживание, кредитные договоры, договоры на обслуживание по системе «Банк-Клиент», договоры банковского вклада и пр.;
• банковские карточки с образцами подписей и оттисков печати организации – клиента банка;
• первичные платежные документы: приходные и расходные ордера, платежные поручения, распоряжения на проведение каких-либо банковских операций (списание денежных средств со счета, ­брокерское обслуживание и пр.), кассовые документы (чеки) и т.д.

В соответствии с Положением ЦБ РФ от 26.03.2007 г. № 302-П «изъятие бухгалтерских документов может производиться судом, органами прокуратуры, предварительного следствия и дознания в предусмотренных законом случаях, а также иными органами, наделенными ­законодательством Российской Федерации соответствующими полномочиями».

Правовые основы

Рассмотрим правила инициирования выемки на примере изъятия документов органами предварительного дознания.

Выемка предметов и документов, содержащих информацию о вкладах и счетах в банках и иных кредитных организациях, является следственным действием, осуществляемым органами предварительного следствия ­в рамках возбуждения уголовного дела.

Право принимать решение о производстве выемки предметов и документов, содержащих информацию о вкладах и счетах в банках и иных кредитных организациях, предоставлено только суду (в соответствии с пунктом 7 части 2 статьи 29 и со статьей 183 УПК РФ).

Чтобы снизить возможность незаконного получения и разглашения сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, введены ограничения на предоставление документов с подобной информацией. Приведем мнение Конституционного Суда на этот счет.

Порядок получения разрешения на выемку документов прописан в Уголовно-процессуальном кодексе РФ.

Таким образом, для проведения в кредитной организации выемки документов, содержащих информацию о счетах и вкладах, органы предварительного следствия (дознания) обязаны представить в банк постановление суда о разрешении производства следственного действия (см. Пример 1). Постановление (решение) суда, в соответствии со статьей 474 УПК РФ, может быть выполнено «типографским, электронным или иным способом. В случае отсутствия бланков процессуальных документов, выполненных типографским, электронным или иным способом, они могут быть написаны от руки».

В постановлении должны быть изложены материалы уголовного дела и основания для проведения следственных действий. Обязательно дается ссылка на статьи УПК РФ. Кроме того, должно быть зафиксировано решение судьи, например: «Разрешить производство выемки в ОАО «А-Банк» документов ». Постановление подписывается судьей, принявшим решение, и заверяется печатью суда. Когда в вашу организацию приходят изымать оригиналы документов, в первую очередь уполномоченные лица должны предъявить вам такое постановление и попросить должностное лицо банка оформить отметку об ознакомлении (она состоит из подписи с расшифровкой и даты).

Технология работы

Выемка документов может проводиться непосредственно после предъявления организации постановления суда о разрешении производст­ва выемки. Но, как правило, в связи с тем, что иногда процесс подбора документов может занять несколько рабочих дней, копия постановления вручается представителю организации под расписку, и ей предоставляется время для подготовки запрашиваемых документов.

С этого момента начинается кропотливая работа. Рассмотрим ­ее основные этапы:

• получение постановления;
• регистрация постановления;
• принятие управленческого решения;
• подбор документов;
• копирование документов;
• заверение копий;
• изъятие оригиналов документов и составление протокола выемки;
• «возвращение» в дела копий документов.

Как видите, постановление суда о разрешении производства выемки документов предъявляется представителю банка под расписку (в Примере 1 показано постановление, на котором еще не оформлена отметка об ознакомлении; как это сделать, показано в Примере 2):

Так как изъятие оригиналов документов не является моментом прекращения всех взаимосвязей банка с клиентом и часто к одним и тем же документам приходится возвращаться неоднократно, даже по прошест­вии нескольких лет, то целесообразно всю работу по вопросу выемки документов выделить в отдельное производство. И, соответственно, вести строгий учет поступающих в банк постановлений и изъятых оригиналов. Поэтому предлагаю вести специальный Реестр регистрации постановлений о производстве выемок документов, в котором можно описывать все наиболее важные сведения, касающиеся получения постановления, принятия по нему управленческого решения и выдачи документов. Образец оформления такого Реестра см. на следующей странице. К представленным в нем графам можно добавить информацию о лицах, проводящих изъятие, и о понятых (эти сведения есть в протоколе изъятия, поэтому целесообразность их переноса в Реестр каждая организация оценивает самостоятельно).

Как правило, все этапы работы с данным видом документов осуществляются и контролируются определенными службами банка, например, службой безопасности или юридической службой. Мы не будем вдаваться в тонкости их работы, а остановимся на тех участках, которые находятся в компетенции службы ДОУ:

• подбор оригиналов документов, хранящихся в архиве;
• изготовление и заверение копий изымаемых документов;
• оформление протокола выемки;
• организация дальнейшего хранения и использования документов.

Подбор оригиналов документов

Подбор оригиналов документов осуществляется в соответствии с тем перечнем документов, который указан в постановлении суда, если ­в резолюции руководителя не написано иное.

Сотрудник нашего банка, ответственный за исполнение постановления суда, в соответствии с резолюцией руководителя банка направляет в наш архив требование о предоставлении документов в виде служебной записки (см. Пример 4).

На основании полученного требования сотрудники архива подбирают соответствующие дела и документы.

Если исполнителю выдается архивное дело полностью, то вместо него на стеллаже помещается лист-заменитель дела и в Журнал регистрации выдачи архивных дел вносится соответствующая запись. Лист-заменитель дела и Журнал регистрации выдачи архивных дел оформляются в соответствии с требованиями правил работы ведомственных архивов (см. Примеры 5 и 6).

Как быть, если изымается большое количество оригинальных платежных и других первичных документов?

Особое внимание необходимо уделить порядку изъятия первичных платежных документов из так называемых документов операционного дня. Дело в том, что Центральным банком РФ установлено, что бухгалтерские документы кредитной организации за рабочий день должны быть сформированы в дела, сверены и сброшюрованы. Каждое дело сшивается нитью, заверяется печатью и подписью главного бухгалтера или другого должностного лица.

Если необходимо изъять большое количество первичных документов (и, естественно, в довольно сжатые сроки), то в первую очередь необходимо в соответствии с предоставленной выпиской подобрать дела и разложить их в хронологической последовательности. К сожалению, если дела мы можем разложить в хронологической последовательности (по датам, по томам), то порядок сшива документов в деле не всегда совпадает ­с порядком расположения документов в выписке.

Итак, дела «Документы операционного дня» подобраны. Начинаем изъятие оригиналов первичных платежных документов. Так как дела сшиты, необходимо аккуратно вырывать изымаемые документы из дел, а на их место вкладывать листы-заменители документов. Роль листа-заменителя может играть «стикер» (лист бумаги с клейким краем) или любой другой лист бумаги, на котором обязательно указываем:

• номер платежного документа,
• его дату и
• сумму платежа, так как платежные поручения различных организаций, поступившие к оплате в один день, могут иметь одинаковые номера. Например, огромная масса платежных поручений ­от 1 января будет иметь номера 1 и 2.

Удобно для этой цели использовать выписку: просто режем ее на части – записи о документах, которые будем вкладывать в дела.

При изъятии документов очень важно работать в определенной по­следовательности, следить за тем, чтобы документы лежали именно в том порядке, в котором они были изъяты из дел. Нам же еще придется вшивать в дела копии этих документов!

Хотелось бы отметить, что бывают случаи, когда запрашиваются не десятки, а сотни документов. Но это, скорее, относится к тому периоду работы банковской системы, при которой еще не был так широко распространен Интернет и системы электронных платежей «Банк-Клиент», «Интернет-Клиент» не были доступны каждому клиенту.

Изготовление и заверение копий изымаемых документов

Наконец, все документы подобраны. Что делать дальше? У вас может возникнуть справедливый вопрос: если мы сейчас отдадим оригиналы документов, то что же останется в банке? Тем более, на основе собственного опыта могу с уверенностью сказать, что к изъятым документам приходится еще не раз возвращаться и даже проводить выемку копий уже ранее ­изъятых оригиналов!

Действуем в соответствии с Положением ЦБ РФ № 302-П:

Т.е. сначала изготавливаем и заверяем копии подготовленных к изъятию документов. Еще раз обращаю внимание на то, что с изъятыми документами необходимо работать аккуратно и по возможности не менять их местами. Так же необходимо работать и с копиями.

Если вам нужно заверить копию документа, помещающуюся на 1 листе, то действуем следующим образом. В правом верхнем углу проставляем штамп «КОПИЯ», а на нижнем свободном поле – отметку о заверении.

По общему делопроизводственному правилу такая отметка должна содержать слово «Верно», подпись должностного лица с расшифровкой, дату заверения и печать (см. Пример 7). Но в нашем случае предлагаем ­изготовить и пользоваться штампом следующей структуры: см. Пример 8.

Иногда на документе не хватает свободного места для оформления отметки о заверении копии (например, на векселе, на свидетельстве, лицензии). В этом случае на нижнем поле лицевой стороны документа делается прочерк и проставляется подпись лица, заверяющего копию, а отметка о заверении копии оформляется на оборотной стороне документа (см. Пример 9).

Как быть, если документ состоит из двух и более страниц? В этом случае весь документ сшивается нитью или степлером, в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа проставляется отметка «КОПИЯ». На оборотной стороне последнего листа оформляется отметка о заверении копии. Кроме того, сшив скрепляется заверительной надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью____л.»

При оформлении сшивов могут возникать и другие вопросы. ­Рассмотрим некоторые из них.

Как сшить и заверить юридическое дело и его копию? На этот вопрос нет однозначного ответа. Юридическое дело клиента, как правило, состоит из нескольких документов, это: нотариально заверенные копии уставных и регистрационных документов, подписанные экземпляры договоров на расчетно-кассовое обслуживание, заявления клиента и пр. документы. Нотариально заверенные копии документов, представленные клиентом при оформлении договора с банком, заверения не требуют. А вот прочие документы необходимо заверить.

Заверить каждый документ отдельно или сшить в один сшив? В этой ситуации необходимо учитывать следующие моменты:

• если заверяется каждый документ отдельно, то в протокол выемки будет внесен каждый изъятый документ;
• если же документы будут оформлены одним сшивом, то и запись о них в протоколе тоже будет одна.

Конечно, подробное описание документов увеличивает время на подготовку документов к изъятию и растягивает процесс составления протокола, но, с другой стороны, у вас на руках остается подробное описание изъятых документов.

Если решили объединить оригиналы отдаваемых документов в один комплекс, то все страницы «дела» сшиваются, затем они подлежат сплошной нумерации и, наконец, сшив скрепляется заверительной надписью руководителя банка (обратите внимание, в Примере 10 у нас 2 штампа: один используется для скрепления сшива, другой – для подтверждения верности входящих в него копий; а в Примере 11, в котором мы сшиваем оригиналы документов, нам нужно заверить только сам сшив, причем здесь мы добавляем дату заверения, как этого часто требует ЦБ РФ):

Таким же образом заверяются предоставляемые оригиналы выписок по счетам клиентов, паспортов сделок, ведомостей валютного контроля, ­кредитных досье клиентов, а также копии вышеперечисленных документов.

Как правило, документы заверяются должностными лицами банка в пределах предоставленных им прав:

• оригиналы – руководителем банка и / или главным бухгалтером.
• копии – главным бухгалтером или лицом, ответственным за изготовление и заверение копий данного вида документов (например, юридического досье – руководителем юридической службы, ­выписки – руководителем операционной службы).

Оформление протокола выемки документов

Итак, документы к выемке подготовлены, теперь передаем их «в руки закона». Протокол следственного действия правоохранительного органа оформляется в соответствии с процедурой, установленной статьей 166 УПК РФ, в которой достаточно подробно описываются все ­основные этапы и требования к оформлению протокола.

Необходимо отметить, что в протокол подробно вносятся все изымаемые в ходе выемки документы. Каждый изымаемый документ должен быть подробно описан в самом протоколе выемки документов либо в описи, которая идет приложением к нему. В любом случае в обязательном порядке указываются наименование, количество и индивидуальные признаки документов (в том числе копия это или подлинник).

Приведем образец оформления протокола выемки документов (см. Пример 13). Как видите, каждый тезис протокола подтверждается подписями соответствующих лиц, поэтому они располагаются не только в конце этого документа.

Возвращаем в дела копии изъятых документов

Протокол составлен, документы изъяты, представители следственных органов покинули помещение банка. Теперь настало время возвращать в дела все копии изъятых документов.

Ответственный сотрудник банка, получивший оригиналы документов из архива, обязан вернуть их. Если он этого сделать не может (как в рассматриваемом нами случае), то он должен предоставить в архив документы, подтверждающие их изъятие, – это постановление об изъятии и протокол выемки. На основании полученных документов сотрудник архива обязан проставить в Журнале выдачи документов соответствующую отметку. Сравните Примеры 5 и 12.

Как вы помните, мы очень аккуратно изымали документы, при изготовлении и заверении копий старались сохранить именно ту последовательность, в которой документы изымались из дел. Поэтому мы очень быстро находим для каждой копии документа ее законное место – место изъятого оригинала.

Вынимаем из дел листы-заменители документов и в соответствии с Положением № 302-П вклеиваем заверенную сотрудником банка копию изъятого документа. К каждой копии отданного документа необходимо приложить копию постановления о производстве выемки и самого протокола выемки.

Если посмотреть на пункт 4.9 Положения ЦБ РФ от 26.03.2007 г. № 302-П (мы процитировали его ранее на стр. 27), который требует вместе с копией изъятого оригинала помещать в дело «первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа», то оно выполнимо только в случае изъятия правоохранительными органами одного-единст­венного документа, что встречается крайне редко. Поэтому оригиналы постановления и протокола выемки мы подшиваем в юридическое дело клиента, документы которого изымались, а в другие дела (например, в дело документов операционного дня) вместе с копиями изъятых оригиналов мы возвращаем копии постановления и протокола выемки.

Если было изъято более 100 документов, то, думаю, копии постановления и протокола можно в дела не вшивать, а ограничиться проставлением на возвращенной в дело копии документа отметки с указанием места ­хранения оригиналов постановления и протокола выемки, например:

Ответы на них вы тоже получили.