Top.Mail.Ru
MS Word позволяет устанавливать пароли на файлы так, чтобы задавать разные ограничения. Незнание пароля может лишить «непрошеного гостя» права открыть файл (это самый банальный вариант), права записать файл под вашим именем со своими правками, может позволить внести свои изменения или примечания, но все они будут помечены (кто, когда и что именно внес), а вы потом сможете от них отказаться. Мы подробно рассмотрели назначение каждого вида пароля, а также способы их установки в 2 наиболее распространенных сейчас версиях Microsoft Word.
Поводом для написания настоящей статьи стал полученный нами вопрос читателя:
Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации
От кого: Наталья Майорова, г. Екатеринбург

Есть ли в MS Word функция установки пароля к файлу и, если такая функция существует, то как ею пользоваться?

Наверное, у каждого возникала потребность защитить от несанкционированного доступа один или несколько файлов, подготовленных в текстовом процессоре Microsoft Word. Это могли быть какие-то личные файлы либо файлы с результатами работы, которую не хотелось кому-то просто так предоставлять, либо вы боитесь, что чужие правки могут все испортить.

MS Word позволяет устанавливать пароли на файлы, причем с их помощью можно задавать разные ограничения, а именно:

  • запрет на открытие файла;
  • запрет на запись файла;
  • запрет на изменение документа, кроме записи исправлений;
  • запрет на изменение документа, кроме добавления примечаний.

Рассмотрим, что происходит при задании каждого из перечисленных видов паролей, и как это сделать. Причем процесс установки пароля будем рассматривать сразу в двух наиболее распространенных в настоящее время версиях Microsoft Word: 2003 и 2007.

Пароль, без которого не открыть файл

При установке данного вида пароля файл документа шифруется, чтобы его нельзя было прочесть в обход ввода пароля. При открытии такого файла MS Word запрашивает пароль, и если он правильный, то документ открывается и расшифровывается, в противном случае выдается сообщение, что пароль указан неверно.

То есть в момент открытия документа, защищенного таким образом, появляется окно «Пароль» (см. Рисунок 1).

Рисунок 1. Запрос пароля при открытии файла

Для установки данного вида пароля в MS Word версии 2003 необходимо выбрать в строке меню команду «Сервис», далее – «Параметры»:

Рисунок 2

После этого откроется окно «Параметры», в нем необходимо выбрать закладку «Безопасность» (см. Рисунок 3), а затем в поле «пароль для открытия файла» ввести пароль. Вводимые в поле символы не отображаются, вместо них на экране появляются точки или звездочки. Делается это для того, чтобы любопытный сосед не смог его подглядеть. Поэтому прежде чем вводить пароль, необходимо переключить клавиатуру на нужную раскладку (язык) и убедиться, что клавиша «Caps Lock» не включена. Также необходимо помнить, что при вводе пароля строчные и прописные буквы различаются.

Рисунок 3

Отметим, что от надежности...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России

Какие организации бесплатно получают усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России. Куда за ней обращаться и что с собой взять. Что в результате получите от налоговой. Где можно будет использовать эту электронную подпись. Автор статьи показывает алгоритм действий с учетом изменений, внесенных в 2023 году. Отмечает и проблемы, часть которых его организации удалось разрешить. Данная статья написана по материалам выступления автора на Форуме ЭДО 2023.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.