В стабильной экономической ситуации аутсорсинг помогает компаниям оптимизировать издержки на непрофильную деятельность. Насколько он эффективен в условиях финансового кризиса?
В условиях финансового кризиса многие компании ставят своей целью снижение затрат и повышение эффективности бизнес-процессов. Насколько полезным в решении этих задач может оказаться аутсорсинг?
Аутсорсинг (out – внешний, source – источник, англ.) – способ оптимизации деятельности предприятий за счет сосредоточения усилий на основном предмете деятельности и передачи непрофильной деятельности внешним подрядчикам.
Так, с помощью аутсорсинга компании «избавляются» от функции снабжения и поставок, обслуживания, финансов и бухгалтерии, обеспечения персоналом, IT и даже производства.
В стабильной экономической ситуации практика аутсорсинга помогает компаниям решить проблемы функционирования и развития путем сокращения издержек, увеличения приспособляемости к условиям внешней среды, улучшения качества продукции и услуг, уменьшения рисков. В условиях кризиса и нестабильности аутсорсинг может стать одним из факторов, позволяющих компании эффективно оптимизировать затраты и сосредоточить усилия на стратегических задачах, а не на рутинных процедурах. Но было бы неверно говорить о том, что аутсорсинг является универсальным средством для выхода из кризисной ситуации. Действительно, передача ключевых функций на аутсорсинг может привести к потере контроля над деятельностью предприятия или недостижению его стратегических целей.
Мнение эксперта
Сафарова Елена, юрист, консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом, автор книг
Принимая решение о переходе на использование аутсорсинга, компании необходимо ответить на один очень важный вопрос: целесообразно ли отдать данную конкретную функцию аутсорсеру или правильнее будет выполнять ее самостоятельно? В качестве критерия целесообразности в условиях экономического кризиса разумно использовать себестоимость данной функции и вовлеченность ее в ключевые бизнес-процессы.
Семь раз отмерь, один – отдай
Для определения необходимости аутсорсинга и возможных рисков, связанных с ним, рекомендуется ответить на ряд вопросов:
- Является ли функция, которую мы планируем передать на аутсорсинг, ключевой или вспомогательной и в какой мере ее аутсорсинг может поставить под угрозу деятельность компании?
- Сколько мы планируем сэкономить путем передачи функции на аутсорсинг?
- С какими рисками сопряжена наша текущая и планируемая будущая аутсорсинговая деятельность?
- Как мы можем более эффективно выявлять такие риски в будущем?
- Пытались ли мы усвоить лучшие практики и опыт других отраслей, находящиеся на более развитых стадиях непрерывного процесса аутсорсинга?
- Является ли экономия от аутсорсингa постоянной или же в будущем могут возникнуть проблемы?
Практика показывает, что чаще всего на аутсорсинг отправляются функции, не относящиеся к основному производственному процессу компании, требующие капитальных вложений и привлечения квалифицированного персонала. Например, многие компании передают на аутсорсинг функцию логистики. При этом отпадает необходимость в приобретении собственного парка транспортных средств, их ремонте и техническом обслуживании, периоды простоя транспорта сокращаются.
Кроме того, традиционно популярна передача на аутсорсинг ряда управленческих функций, в частности бухгалтерского учета, а в последнее время, особенно в условиях кризиса, многие компании задумались об аутсорсинге функции внутреннего аудита.
Долгое время аутсорсинг внутреннего аудита считался «привилегией» только крупных и чаще всего публичных компаний. Но его преимущество – доступ к более широкому спектру навыков, которых может недоставать традиционным небольшим отделам внутреннего аудита, – оценили также компании среднего и малого бизнеса.
Несмотря на кажущуюся дороговизну услуг профессиональных консультантов, аутсорсинг тем не менее позволяет обеспечить гибкость с точки зрения затрат и бюджета компании на внутренний аудит при высоком качестве результатов и их своевременности для заинтересованных пользователей. Сокращение стоимости достигается для компании, например, за счет использования готовых инструментов и методик внутреннего аудита, которыми обладает консультант, новейших технологий и применения электронных систем управления аудитом, значительно сокращающих время на документирование и обработку данных, за счет готовых рабочих программ аудита выбранной области, посредством доступа к глобальному «банку» специалистов и использования их уникального опыта работы, за счет привлечения экспертов по определенным вопросам, только когда в этом возникает необходимость, и готовых наработок там, где компании потребовалось бы проработать целое множество решений, прежде чем найти наиболее оптимальное. Компания экономит на необходимости инвестировать средства в приобретение, модернизацию или разработку специфических технологий и другой инфраструктуры внутреннего аудита.
Аудиторы многих компаний уже ощутили влияние кризиса, кто-то сумел быстро отреагировать на сложившуюся ситуацию – скорректировать планы аудитов, перенаправить усилия на наиболее критичные области деятельности компании, переоценить риски и предложить менеджменту помощь в решении проблем. Но аудиторам не всех компаний такая задача оказалась по плечу. И здесь также может помочь аутсорсинг, поскольку он позволяет в сжатые сроки провести аудит кризисных областей, предложить решения по сокращению издержек и если не по повышению, то хотя бы по сохранению прежней эффективности бизнеса. Компания, прибегая к аутсорсингу внутреннего аудита в условиях кризиса, может рассчитывать на быстрый поиск путей оптимизации затрат с наименьшим риском для будущего компании и с учетом долгосрочных перспектив. В рамках программы аутсорсинга профессиональные консультанты участвуют в разработке антикризисных программ, оценивают и просчитывают последствия поспешных решений органов управления компании в условиях провокационного поведения рынка.
Преимущества, получаемые пользователем услуг по внешнему ведению бухгалтерского учета, очевидны. Аутсорсинг позволяет решить проблемы с привлечением и обучением квалифицированного персонала. Кроме того, не возникает проблем при болезни, отпуске или увольнении кого-либо из сотрудников бухгалтерии. И, что особенно важно в условиях кризиса, появляется гибкость в управлении ресурсами. При необходимости сокращения численности персонала не возникают юридические риски, связанные с увольнением сотрудников, компания избегает расходов на выходное пособие и сохраняет репутацию надежного работодателя. Однако основной выгодой является возможность использования значительного опыта, накопленного при решении аналогичных задач, и постоянный доступ к новым технологиям и знаниям. Компания, специализирующаяся на предоставлении услуг по аутсорсингу управленческих функций, первой сталкивается с возникающими проблемами в данной области, инвестирует в выработку решений задач и развитие соответствующих технологий, в постоянное повышение квалификации своего персонала.
Мнение эксперта
Сафарова Елена, юрист, консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом, автор книг
Необходимо отметить, что, передавая на аутсорсинг функцию бухгалтерского и налогового учета, компании целесообразно отдать аутсорсеру и методологию ведения учета. То есть работа компании-аутсорсера должна состоять не только в механическом подсчете цифр, но и в повышении эффективнсти учетных процедур. В противном случае заказчику придется содержать собственных методологов, что усложнит взаимоотношения с аутсорсером и в конечном итоге не приведет к желаемой экономии времени и средств.
Риск потери контроля над учетным процессом может быть сведен к минимуму с помощью правильно составленного договора аутсорсинга, который позволит осуществлять необходимый контроль, избегая при этом лишних затрат на трудовые ресурсы.
Правовое обоснование
Что же касается некоторых правовых аспектов аутсорсинга, в частности функций внутреннего аудита, то хотелось бы отметить следующее. В силу того, что понятия договора аутсорсинга1 и аутсорсинга как такового не содержатся в российском законодательстве, часто возникают вопросы по поводу правового регулирования данной категории правоотношений.
Справедливым является утверждение, что к данному договору применимы положения Гражданского кодекса РФ о договоре возмездного оказания услуг (глава 39 ГК РФ). В частности, п. 2 ст. 779 ГК РФ прямо указывает на применение данных положений закона в отношении аудиторских услуг. Данный вид договора следует рассматривать как консенсуальный (совершаемый под определенным условием), двусторонний (заключаемый между двумя субъектами) и, естественно, возмездный.
Мнение эксперта
Сафарова Елена, юрист, консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом, автор книг
Необходимо отметить, что аутсорсинг – это всего лишь термин. Если действующее законодательство его не применяет, то исключительно в силу иностранного происхождения слова outsourcing, что в дословном переводе с английского языка означает использование чужих ресурсов. В том или ином виде данное понятие раскрывается в российском законодательстве. Например, п. 2 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» устанавливает, что руководитель предприятия в зависимости от наличия объема работ имеет право передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту.
Налоговый кодекс в подп. 36 п. 1 ст. 264 включает в число прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходы на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями.
Одним из квалифицирующих признаков любого договора возмездного оказания услуг является его объект, в качестве которого выступают сами услуги, то есть определенные действия, совершаемые исполнителем в интересах заказчика. Среди наиболее важных положений, которые должен содержать договор данного вида, необходимо выделить порядок оказания и порядок оплаты услуг.
В соответствии с положениями ГК РФ запрещено передавать исполнение обязательств по договору третьим лицам; заказчик обязан оказать услуги лично. Однако если согласие заказчика на исполнение обязательства другим лицом предусмотрено положениями договора, такое исполнение будет признано правомерным. Услуги могут предоставляться в соответствии с определенным графиком, согласованным сторонами договора.
В зависимости от соотношения оказания услуг и момента поступления платы за них оплата может быть предварительной (предваряет оказание услуги), последующей (оплата после оказания услуг), с применением авансирования (предварительной частичной оплаты), возможно установление определенного графика оплаты услуг. Цены (тарифы, расценки, ставки и т.п.) услуг определяются соглашением сторон. Хотя цена и не признается существенным условием данного договора, отсутствие условия о цене в договоре может вызвать существенные затруднения при ее определении.
К обязанностям исполнителя, необходимым для закрепления в договоре и характерным для большинства видов обязательств об оказании услуг, можно отнести и обязанность по обеспечению конфиденциальности информации о заказчике услуги, получаемой в ходе исполнения обязательства. Аналогичная обязанность по неразглашению коммерческой тайны зачастую возлагается по договору и на заказчика услуги, так как в процессе оказания услуг он может стать обладателем информации, составляющей коммерческую тайну исполнителя.
Мнение эксперта
Сафарова Елена, юрист, консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом, автор книг
Довольно часто положения о конфиденциальности вносятся не в текст договора аутсорсинга, а фиксируются отдельным соглашением.
Основной обязанностью заказчика услуг является уплата вознаграждения, что вытекает из самой конструкции рассматриваемого обязательства. Возмездный характер признается законодателем существенным признаком обязательств об оказании услуг.
Говоря о мерах ответственности по договору оказания услуг, можно выделить следующие аспекты. Невозможность исполнения, вызванная виновными действиями заказчика, не освобождает его от обязанности оплатить услуги, равно как и виновно созданная невозможность исполнения обязательства не дает заказчику права требовать возврата оплаченных за услуги средств. Виновный в невозможности исполнения обязательства не вправе требовать исполненное им по обязательству (п. 2 ст. 416 ГК РФ). Если по вине заказчика услуги вообще не оказаны, то следует говорить не об оплате услуг (т.к. они не оказаны), а об ответственности заказчика в форме убытков (ст. 15 ГК РФ). Невозможность исполнения прекращает обязательство, если она вызвана обстоятельством, за которое ни одна из сторон не отвечает (п. 1 ст. 416 ГК РФ).
П. 3 ст. 781 ГК РФ также содержит важное положение о возмещении расходов: в случае, когда невозможность исполнения возникла по обстоятельствам, за которые ни одна из сторон не отвечает, заказчик возмещает исполнителю фактически понесенные им расходы (если иное не предусмотрено договором). В этом случае оплата фактических расходов не является формой имущественной ответственности – речь идет о риске возникновения убытков исполнителя, который частично принимает на себя заказчик. Соответствующие условия о распределении рисков между исполнителем и заказчиком должны быть предусмотрены в тексте договора.
Подводя итоги, хотелось бы порекомендовать руководству компаний тщательно оценивать все риски, связанные с передачей той или иной функции на аутсорсинг и, несмотря на экономическую выгоду, принимать во внимание возможные косвенные потери. Единого рецепта использования аутсорсинга как лекарства от кризиса не существует – решение должно приниматься после анализа всех аргументов «за» и «против» с учетом специфики деятельности компании.
