Top.Mail.Ru

Сказано – сделано, или методика постановки задач

Любое управление начинается с формулировки задач! От того, насколько грамотно поручение сформулировано, на добрые 50% зависит качество его выполнения. Вне зависимости от того, один человек работает в вашей службе или их несколько десятков, постановка задач – навык, жизненно необходимый для работы (тем более что руководителю службы персонала по специфике работы нередко приходится ставить цели и руководителям смежных отделов). Казалось бы, чего проще: раз сказал, для «особо одаренных» – повторил, и можно пожинать плоды своих управленческих усилий. Но нет, далеко не всегда и не все получается так, как хотелось бы. Данная статья посвящена пошаговой постановке задач, что позволит руководителю с любым опытом проверить точность своего ежедневного воздействия на подчиненных, а также пополнить свой багаж знаний новыми управленческими «хитростями».
Каждый руководитель в своей ежедневной практике делает несколько необходимых вещей: планирует, контролирует, хвалит или ругает и, конечно, раздает задания сотрудникам. Но далеко не всегда и не все получается так, как хотелось бы. Если хотя бы изредка бывает так, что подчиненный не понял, не услышал, неправильно истолковал, а в результате – не выполнил поставленную задачу, эта статья для вас. Если же все, всегда, с первого раза выполняют безукоризненно все указания – поздравляем, вы замечательно формулируете задания для подчиненных. Тогда прочитайте статью для того, чтобы сравнить предложенный алгоритм с тем, что делаете именно вы.

Протестируйте себя…

Для начала – протестируйте себя. Сформулируйте (вслух или лучше на листе бумаги) задачу, скажем, на оформление папки с кадровой документацией за прошлый год (берем несложную задачу). Но учтите, что подчиненный, которому вы сейчас даете задание, неопытен и работает в отделе персонала всего две недели (пусть это будет стажировка). И данная оговорка нужна не для того, чтобы усложнить задание, а чтобы внести элемент новизны для подчиненного, потому что привычные и отработанные задачи подчиненные сделают и без подробных инструкций.

Итак, что вышло?

С одной стороны, хочется надеяться, что нижеприведенный пример не имеет к вашей задаче ни малейшего отношения, с другой – очень часто задания формулируются приблизительно так:

«Мария, стой! Тебе будет нужно… Сначала скажу «нужно», потому что руководство сказало. Я, конечно, понимаю, что это не очень-то и нужно, ну, и не убудет от тебя, а раз руководство сказало, то придется делать… Необходимо оформить всю кадровую документацию за прошлый год. Они у нас все и так лежат в одной папочке, а тебе нужно будет просто их аккуратно подшить. Просмотри их все внимательно, рассортируй по датам и фамилиям, продыроколь и вставь вот в эту большую папку. Потом, как сделаешь, зайди ко мне, расскажи, что получилось. Если у тебя, конечно, есть более важные задания, тогда можешь не прямо сейчас архивом заняться, а потом, когда закончишь текущие задачи. Поручаю это тебе, потому что ты у нас самый новый и молодой сотрудник… Ну, а кому еще поручить такое дело?.. Вопросы есть? Нет? Тогда, иди, работай. Вопросы появятся – подходи».

Безусловно, если подчиненный обладает достаточным уровнем самосознания, ответственности и хочет стать хорошим специалистом, он и подойдет, и переспросит неоднократно, и найдет, с кем посоветоваться. Однако в наиболее распространенном варианте через день (два-три), вспомнив о порученном Марии задании с «кадрами», в ответ вы получите (в зависимости от личных особенностей сотрудника) либо плохо выполненную задачу, либо весьма любопытные варианты ответов от «я… в общем…, а разве надо было на этой неделе…, а я не поняла» вплоть до «Вы же сами сказали, что не срочно, и вообще, я даже не знаю, где у нас дырокол!» И ведь действительно о низкой мотивации говорить еще очень рано. Она правда не слышала, и срок не записала, и других важных задач было слишком много… А вина за невыполнение задачи в таком случае зачастую лежит на руководителе.

Алгоритм постановки задачи сотруднику

Задача должна быть поставлена таким образом, чтобы подчиненный ее выполнил в срок и на должном уровне качества. Алгоритм состоит из нескольких шагов, которые мы и разберем с привлечением примера с Марией и папки кадровых документов.

Шаг 0. Выбор ситуации

Идеальный вариант – выход в отдельное помещение в специально выделенное время, с параллельным отключением телефонов и устранением всех внешних помех. Неидеальный – привлечение внимания подчиненного, просьба отложить на...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Влияние цвета на человека

Рассказываем о значении цвета в психологии и психотерапии, как его можно использовать для лечения и расслабления, при стрессовых ситуациях, синдроме хронической усталости. В табличной форме даем описание цветов и их влияние на психофизическое состояние человека (как положительное, так и отрицательное). Предлагаем упражнения (цветовая соляризация воды, дыхание) и советы по выбору цвета одежды для разных задач (переговоров или дружеских посиделок).

О различиях мужчин и женщин

Накануне гендерных праздников самое время порассуждать о том, насколько все-таки разные (или, наоборот, похожи) мужчины и женщины. Как пол и гендер влияют на мозг и способности. Каким образом исторически складывалось отношение к женским и мужским способностям и талантам. Почему женщины практически не выбирают технические профессии, а мужчины нечасто выбирают профессии, связанные с творчеством и самовыражением. Как воспитывать детей, чтобы развить в них те области, которые будут близки им, а не навязаны стереотипами общества.

Выбираем подарки к женским и мужским праздникам

Для кого-то 23 Февраля и 8 Марта – ​повод отдохнуть и повеселиться. А для кого-то – ​головная боль на тему «Что будем дарить?» Нередко задачу подобрать подарки ставят отделу персонала, причем требуют сделать это оригинально и интересно. Разбираемся, зачем в принципе люди дарят подарки, как правильно достичь именно той цели, которая за этим стоит, и чего точно не следует делать.

Если бы коллеги были сказочными персонажами

Даже если на улице не снежная зима и не морозы под – 40°С, приближение Нового года все равно ощущается. А как лучше всего поднять себе настроение? Присмотреться к коллегам. Ведь накануне семейного праздника они как никогда становятся похожими на сказочных персонажей! Под масками ваших коллег скрываются Царевны Несмеяны, трудолюбивые Золушки и даже вредные Бабки Ёжки. Давайте присмотримся повнимательнее в первую очередь к коллегам-женщинам, ведь их в кадровых службах большинство.

Топ‑10 эффективных способов борьбы с сонливостью на работе

Сонливость на работе – ​крайне неприятное состояние. Спать хочется, а нельзя. Расскажем, в чем причины сонливости; как организовать место для сна; зачем проветривать помещение; что предпринять, чтобы быстро засыпать и высыпаться; какие упражнения делать, чтобы проснуться; какой запах использовать в аромалампе и как психологически настроиться на продуктивный сон.

Как научиться говорить «нет» коллегам и начальству

Помните голливудский фильм с Джимом Керри «Всегда говори “Да”»? Нелюдимый Карл на любую просьбу говорил всегда всем «нет». У нас же обратная ситуация: большинство не умеет отказывать коллегам и начальству. А это порой влияет на работу. Поскольку просьбы могут быть далеко не рабочего содержания: сходить за кофе, отнести вещи в химчистку или помочь доделать проект, который совсем не входит в круг ваших обязанностей. Посмотрим, что можно сделать, чтобы вырваться из этого порочного круга, и когда уместно говорить начальству «нет».

Учимся правильно давать негативную обратную связь

Поговорим о том, что такое обратная связь, зачем она нужна, как ее правильно давать и принимать. Обсудим часто совершаемые ошибки и способы их избежать. Как не ранить сотрудника, не испортить с ним отношения и не подвести его к увольнению? Расскажем о нюансах выдачи обратной связи в некоторых конкретных ситуациях, с которыми ежедневно приходится сталкиваться кадровикам и руководителям. Например, как подготовить работника к увольнению, когда без этого не обойтись, потребовать соблюдения дисциплины труда или обратиться с критикой, касающейся не только профессиональной деятельности специалиста, и даже как кадровику дать обратную связь начальству от коллектива. К тому же подскажем, каким образом самим правильно принимать критику – ​не только руководства, но и подчиненных. Как не обидеться, выслушивая шефа, и учесть его пожелания, пусть и высказанные в негативном ключе.

Как отдыхать правильно: вечерами, на выходных и в отпуске

Работоспособность стоит на трех китах – ​здоровье, энергия и выносливость. Если же вы работаете 24 часа в сутки без выходных и полноценного отдыха, то постепенно они подкосятся и повлияют на результативность вашей работы. Отдыхать надо уметь. Недостаточно просто выключить компьютер или закрыть дверь офиса. Следует научиться отдыхать эффективно. Автор делится лайфхаками по отдыху после рабочего дня, на выходных и в отпуске.