• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» август 2010
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

«Дан приказ: ему – на запад»: оформляем сотрудника в служебную командировку

  • 0 комментариев
  • 15884 просмотра
Трудно представить современную крупную компанию, которая не направляла бы своих сотрудников в различные регионы для решения насущных производственных задач. Часто для этого служба персонала даже разрабатывает и внедряет специальные программы под условным названием «мобильный персонал», где отражает различные аспекты, связанные со спецификой работы вдали от головного офиса. Однако при этом не всегда должное внимание уделяется правовым проблемам. О том, какие условия необходимо включить в трудовой договор с мобильным сотрудником и как юридически грамотно оформить предстоящую поездку, читайте в статье.


В последнее время компании все больше нуждаются в работниках, готовых при первой необходимости сорваться с места, для того, чтобы представлять интересы организации в различных регионах. Это понятно, ведь современный бизнес уже не довольствуется локальным существованием и всячески стремится расширить географию. Для проникновения на рынки товаров и услуг нужны работники-профессионалы, и при этом здоровые, активные, энергичные. Найти таких людей не всегда просто. Для этого нужно четко определить критерии подбора, на их основе разработать тесты, выбрать зоны поиска персонала, продумать мотивационные схемы. А также решить многочисленные юридические вопросы, которые неизбежно возникают при направлении сотрудника на работу в другую местность.

Определимся с понятиями

Как правило, при направлении сотрудника в поездку (для представления интересов организации в других компаниях, рекламы ее бизнеса, участия в различных семинарах и тренингах и т.п.) возникает вопрос, как сделать так, чтобы его длительное пребывание «вне стен» офиса не вызвало бы замечаний со стороны Гострудинспекции, то есть как все юридически грамотно оформить. Для того чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к Трудовому кодексу РФ. Из норм закона следует, что поездку работника по поручению работодателя можно оформить либо как «разъездную работу», либо как служебную командировку. Но о разъездной работе говорить в данном случае не приходится. Ведь ее оформляют только тогда, когда основная трудовая деятельность сотрудника осуществляется в пути. Например, таким образом оформляют трудовые отношения с водителями подвижных составов, с кондукторами, курьерами т.п. Но это явно не наш случай. Выходит, что в нашей ситуации отсутствие сотрудника на рабочем месте нужно оформить только как служебную командировку1. Именно с этой позиции и будем рассматривать все дальнейшие шаги работодателя.

Фрагмент документа
Свернуть Показать

Статья 166 Трудового кодекса РФ «Понятие служебной командировки»

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Ограничение по лицам

Допустим, у вас на примете есть сотрудники, отвечающие всем заявленным требованиям. Грамотные, креативные, подвижные, готовые повсеместно и активно «проповедовать» миссию компании. К тому же, они успешно «просеялись» сквозь сито различных собеседований и хоть завтра готовы в дорогу. Однако не спешите делать им конкретное предложение о работе и готовить проездные документы. Дело в том, что по закону далеко не всех сотрудников можно направлять в командировки. Так, в «неприкасаемую» группу входят беременные женщины (ч. первая ст. 259 ТК РФ), несовершеннолетние (за исключением работников, указанных в ст.268 ТК РФ2), работники в период действия ученического договора (если командировка не связана с ученичеством) (ч. третья ст. 203 ТК РФ).

Закон выделяет и такие категории сотрудников, которых можно направлять в служебные поездки, но при соблюдении некоторых условий. Первое условие – нужно заручиться письменным согласием такого работника. Второе условие – нужно располагать медицинским заключением, свидетельствующим о том, что этому работнику командировка не противопоказана по состоянию здоровья. В указанную категорию входят женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет (ч. вторая ст. 259 ТК РФ); матери (отцы), воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет; работники, имеющие детей-инвалидов; работники, осуществляющие уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением (ч. третья ст. 259 ТК РФ); опекуны (попечители) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ). Если работодатель в отношении этих лиц нарушит установленный порядок направления в командировку, ему грозит административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ3.

Отражение в трудовом договоре

С сотрудником, который принимается на работу для частых деловых поездок, должен быть правильно оформлен трудовой договор. В Трудовом кодексе есть такое понятие, как «обязательные условия труда» (ст. 57 ТК РФ). Речь идет об условиях, которые непременно должны быть отражены в трудовом договоре с работником, например, трудовая функция, режим рабочего времени, дата начала работы. К обязательным условиям законодатель отнес и условия, определяющие характер работы. Это значит, что в трудовом договоре с «мобильным сотрудником» обязательно должна быть отражена возможность частых командировок. Лучше прописать их периодичность. Тем самым вы изначально исключаете ситуацию, при которой «уставший» сотрудник может в какой-то момент сказать «нет» в ответ на распоряжение руководства о направлении его в поездку.

Если вы намерены привлекать для частых командировок работника, который уже трудится в вашей организации, то и в этом случае нужно внести ясность в его трудовой договор. Для этого достаточно составить дополнительное соглашение, где будет произведена корректировка относительно характера выполняемой работы. Если предстоящие изменения коснутся не только характера работы сотрудника (вместо «сидячей» работы частые командировки), но и его трудовой функции (например, был администратор отдела – стал региональный менеджер), это нужно также отразить в дополнительном соглашении. Ведь в данном случае будет иметь место перевод на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ4).

И в трудовом договоре с новым сотрудником, и в дополнительном соглашении с работником, который уже трудится в вашей организации (если у него меняется зарплата), не забудьте прописать размер предстоящего вознаграждения за труд. Кстати, условия оплаты труда (размер тарифной ставки или оклада, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) также являются обязательными для включения в текст трудового договора.

Как заинтересовать сотрудника?
Свернуть Показать

Как заинтересовать сотрудника?

Работа, связанная с частыми поездками, имеет много неудобств. Это и утомительные перелеты, и акклиматизация в непривычной среде, порой неустроенность быта и, наконец, оторванность от привычного круга – семьи, друзей, знакомых. Далеко не каждый сотрудник готов на протяжении длительного времени испытывать подобный дискомфорт. А значит, для того чтобы ваш кандидат дал согласие на частые поездки, его нужно в этом заинтересовать. Предложить ему повышенную зарплату (ведь по закону за время командировки работнику гарантируется только средний заработок), премиальные бонусы, возможность профессионального обучения за счет компании, реальную перспективу карьерного роста. Вариантов может быть множество. Главное, чтобы человек понял: игра стоит свеч. Все договоренности с подчиненным в обязательном порядке отразите в трудовом договоре (в дополнительном соглашении к нему).

Есть ли ограничения по срокам поездки?

Часто руководителей интересует и такой вопрос: на какой период можно направить подчиненного в служебную поездку? Раньше в этом плане была полная определенность. Предельный срок командировки устанавливался соответствующей Инструкцией5 и составлял 40 дней (не считая времени нахождения в пути). В случае если пребывание работника в сторонней организации затягивалось, проверяющие органы рассматривали это как перевод на другую работу6. Однако с принятием Положения о командировках ситуация изменилась. Теперь речь не идет о каком-то конкретном отрезке времени. В пункте 4 нового документа сказано, что срок командировки определяется с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Однако это вовсе не означает, что работник может находиться вдали от основного места работы сколь угодно долго. Из формулировки нормативного акта следует, что пребывание его должно быть закончено, как только он выполнит то служебное поручение, для осуществления которого и был командирован. Для выполнения нового поручения (пусть и в той же организации) необходимо заново оформить все процедурные вопросы, связанные с поездкой.

Служебное задание. Приказ. Командировочное удостоверение

Для того чтобы отправить сотрудника в командировку, нужно оформить ряд кадровых и бухгалтерских документов. Это форма Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», форма Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», форма Т-10 «Командировочное удостоверение»7.

В служебном задании должны быть отражены цель и задачи предстоящей командировки. Обычно их формулирует и подписывает руководитель структурного подразделения, в котором трудится командируемый сотрудник. В последующем, при возвращении из командировки, на бланке этого документа сотрудник должен будет изложить краткий отчет о выполненном поручении.

На основании служебного задания работник кадровой службы готовит соответствующий приказ и передает его на утверждение руководителю организации. На практике часто возникают вопросы, обязательно ли в данном случае оформлять приказ? Не будет ли это лишней бумажной волокитой? Ведь в Положении о командировках определенно названы в качестве обязательных только два документа – служебное задание и командировочное удостоверение (к тому же, и ФНС на приказе не настаивает, см. письмо от 25.11.2009 г. № МН-22-3/890). Правда, в документе говорится о том, что командировочное удостоверение выдается на основании распоряжения руководителя. Но при этом не уточняется, что это за распоряжение: должно ли оно быть в письменном виде или достаточно устного указания. На этот вопрос ответим так. На наш взгляд, приказ нужен, его издание в интересах самой же организации. Судите сами. Как в отсутствие приказа можно привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности, в случае если он откажется от поездки? Где взять доказательства того, что на самом деле было то распоряжение работодателя, которое он не выполнил? Без приказа возникнут проблемы и с расчетом денег, которые бухгалтерия должна выдать сотруднику под отчет. Так что практика показывает: без такого документа в данном случае просто не обойтись. Образец приказа см. в Примере 1.

Помимо служебного задания перед поездкой на руки работнику и выдается командировочное удостоверение. В нем делаются отметки о времени прибытия в конкретную организацию (времени убытия). Командировочное удостоверение – очень важный документ. Впоследствии организация может предъявить его проверяющим органам, чтобы подтвердить обоснованность произведенных расходов. А для работника эта «бумага» будет одним из оснований, дающих право на получение соответствующего денежного возмещения8.

Фрагмент документа
Свернуть Показать

Статья 168 Трудового кодекс3а РФ «Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой»

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В дополнение к тем документам, о которых мы рассказали, в каждой организации должен быть еще журнал учета сотрудников, направляемых в командировку. Форма такого журнала утверждена Приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 г. № 739н (см. Пример 2).

Пример 1
Свернуть Показать

Пример 2

  • Кому: kadry@delo-press.ru
  • Тема: Консультации по кадровым вопросам

Наша компания занимается оптовыми поставками товаров широкого потребления. В основном это текстиль: постельное белье, одеяла, полотенца и т.п. В этом году мы впервые вышли на международный рынок, установили деловые отношения с партнерами из Венгрии. Для подписания контракта направляем в эту страну несколько сотрудников. Вопрос у меня такой: как документально оформить поездку? Нам и раньше приходилось командировать сотрудников, но только в пределах России. Но ведь для оформления поездки за рубеж, наверное, нужно действовать по другим правилам?

  • Марина Скобцева
  • директор по персоналу, г. Тверь

Да, порядок направления работников в служебные командировки за рубеж действительно имеет свои особенности. Начнем с того, что у сотрудника на руках должен быть заграничный паспорт (до окончания срока действия которого к моменту поездки остается, как минимум, три месяца) с визой государства, в которое планируется поездка. В данном случае речь идет о Шенгенской визе9.

Еще одна особенность. При подготовке документов вам не придется оформлять сотруднику командировочное удостоверение (достаточно будет служебного задания и приказа), в данном случае оно просто не имеет смысла10. Дело в том, что даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте. Просто после того, как сотрудник вернется из командировки, нужно попросить его сделать ксерокопию страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы и приложить ее к авансовому отчету11.

Направление сотрудников в командировку за рубеж отличается от направления по России не только в плане оформления поездки, но и в части возмещения сотруднику понесенных расходов. В данном случае дополнительно возмещаются расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; обязательные консульские и аэродромные сборы; сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; расходы на оформление обязательной медицинской страховки и т.п.

Следует отметить, что в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12) отсутствие работника в организации при поездках по России и при поездках за рубеж отмечается одинаково: буквенным кодом «К» или цифровым «06».

В рамках данной статьи мы рассмотрели только порядок оформления служебных поездок. Однако «за кадром» осталось еще много вопросов. Например, каким должен быть режим работы сотрудника в организации, куда он прибыл в качестве командированного? Как рассчитать ему зарплату за время отсутствия на работе? В каком порядке компенсировать затраты, понесенные в связи с поездкой? Разобраться в этих вопросах вам помогут нормативные правовые акты и письма финансовых ведомств, реквизиты которых мы приводим.

Документы в тему
Свернуть Показать

Документы в тему

Трудовой кодекс Российской Федерации;

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749);

Указ Президента РФ от 18.07.2005 г. № 813;

Приказ Минздравсоцразвития от 11.09.2009 г. № 739н;

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1;

Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55;

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 г. № 62 (применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ и постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749);

Письмо Минфина России от 14.09.2009 г. № 03-03-05/169;

Письмо Минфина России от 28.03.2008 г. № 03-03-06/2/30;

Письмо Минфина России от 24.04.2008 г. № 03-03-06/2/45;

Письмо ФНС России от 25.11.2009 г. № МН-22-3/890.


Сноски

Свернуть Показать
  1. Особенности направления работников в служебные командировки определяются в соответствии с Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 (далее — Положение о командировках).Вернуться назад

  2. Речь идет о творческих работниках СМИ, организаций кинематографии, театральных и концертных организаций, цирков и т.п.Вернуться назад

  3. За нарушение трудового законодательства статья предусматривает штраф для должностных лиц в размере от одной до пяти тысяч рублей; для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц – от тридцати до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.Вернуться назад

  4. Постоянный перевод на другую работу отражается в трудовой книжке работника (см. постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Утверждена постановлением Минтуда России от 10.10.2003 г. № 69).Вернуться назад

  5. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».Вернуться назад

  6. Письмо Минфина России от 28.03.2008 г. № 03-03-06/2/30.Вернуться назад

  7. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1. Когда в командировку направляется сразу несколько работников, используется форма приказа Т-9а.Вернуться назад

  8. Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник возвращается из командировки в день отъезда (письмо Минфина РФ от 24.04.2008 г. № 03-03-06/2/45).Вернуться назад

  9. Венгрия присоединилась к Шенгенскому соглашению 27.12.2007 г.Вернуться назад

  10. Командировочное удостоверение при служебных поездках за рубеж не оформляется, кроме случаев командирования в государства – участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, где сказано, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.Вернуться назад

  11. Форма авансового отчета (№ АО-1) утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55.Вернуться назад

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.