Готовим «отпускные» документы

Регламентация предоставления отпуска внутренними документами организации

Отпускам посвящена глава 19 ТК РФ (ст.ст. 114–128). Но условия предоставления отпусков регламентируются не только трудовым законодательством. Более подробные положения об отпусках могут быть закреплены в коллективном договоре, локальных нормативных актах организации, в том числе в ПВТР, Положении о персонале и др. Приведем только некоторые из вопросов, которые можно закрепить в коллективном договоре и / или в иных внутренних документах организации:

• конкретная продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого отдельным категориям работников в случаях, когда обязанность предоставить отпуск установлена федеральным законом. При этом законом, как правило, предусматривается минимальная продолжительность отпуска, которая может быть увеличена работодателем, например, для работников с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);
• установление видов дополнительных отпусков кроме тех, что уже предусмотрены федеральными законами. При этом необходимо прописать условия, продолжительность и порядок предоставления таких отпусков;
• случаи продления или перенесения отпуска, помимо прямо предусмотренных в ст. 124 ТК РФ;
• формы документов, которые составляются при предоставлении работнику отпуска, помимо тех форм, которые являются унифицированными и утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (например, формы заявления о предоставлении отпуска, о перенесении отпуска, извещения об отпуске и т.п.);
• порядок составления проекта и согласования графика отпусков;
• другие вопросы, обусловленные спецификой труда в конкретной организации.

Учитывая, что ПВТР является обязательным документом для каждой организации, которая нанимает работников по трудовым договорам, он обязательно запрашивается государственными инспекциями труда при проведении проверок. Поэтому большим компаниям рекомендуем воспользоваться следующим советом:

• все основные правила и условия предоставления отпусков закрепите в Правилах внутреннего трудового распорядка, а
• процедурные вопросы оформления документов (порядок составления графика отпусков, оформления заявления о предоставлении каждого конкретного вида отпуска, необходимость получения виз согласования на данном заявлении, порядок извещения работника о предстоящем согласно графику отпусков ежегодном отпуске и т.п.) закрепите в отдельном документе, например, в Положении о персонале. В данное Положение можно включить и регулирование других...