Потеря и восстановление документов вследствие форс-мажора

Действующее законодательство предусматривает обязательное документальное оформление всех операций бухгалтерского и налогового учета.

Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывает подтверждать все операции, отраженные на счетах учета, первичными документами. Причем закон требует этого вне зависимости от того, разработаны такие документы законодательно или нет. Если документы разработаны и утверждены, мы обязаны применять в работе именно унифицированные формы документов; если таковых для той или иной операции нет, документы разрабатываются в произвольной форме самостоятельно и утверждаются учетной политикой.

Налоговый кодекс Российской Федерации также говорит о необходимости документального подтверждения данных налогового учета.

В соответствии с подп. 3, 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны вести в установленном порядке учет своих доходов (расходов) и объектов налогообложения, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах; в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Это гарантирует налогоплательщику начисление налогов в том размере, в котором они подлежат начислению в соответствии с действующим налоговым законодательством.

Кроме того, обязательство по подтверждению всех налогооблагаемых расходов документами, оформленными в порядке, предусмотренном действующим законодательством, содержится в ст. 252 НК РФ.

Вследствие этого отсутствие первичных документов – это прямой налоговый риск для организаций и предпринимателей. В первую очередь отсутствие документа ведет к нарушению методологии бухгалтерского, а со 2 сентября 2010 г. – еще и налогового учета с применением штрафов в размере от 10 000 руб. до 30 000 руб.

Кроме того, неподтвержденные документами расходы могут быть исключены из состава налогооблагаемых, что повлечет доначисление налога на прибыль и применение санкций и по ст. 122 НК РФ в размере 20% от суммы недоимки. Прямой связи между отсутствием документов и налогом на добавленную стоимость нет, но косвенно отсутствие документов, не позволяющих в полной мере подтвердить правомерность оприходования на учет товаров, работ, услуг, может повлечь отказ в применении вычета по налогу.

Ну и, наконец, наличие недоимок по налогу на прибыль и НДС приведет к начислению пени по ст. 75 НК РФ в размере 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки платежа в бюджет.

Ошибочным будет мнение, что факт хищения или пожара снимает с налогоплательщика все перечисленные выше обязательства по документальному подтверждению данных налогового и бухгалтерского учета. Ни в Законе о бухгалтерском учете, ни в одной из норм действующего налогового законодательства никаких оговорок для форс-мажорных ситуаций нет.

Доначислят ли налоги в отсутствие первичных документов?

Неверно думать, что отсутствие документа не позволит доначислить налоги. В данном случае отсутствие документов как базы для расчета налогов не спасет от доначислений. Дело в том, что ст. 31 НК РФ дает налоговым органам возможность применить так называемый расчетный способ при доначислении налогов.

Согласно подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговые органы вправе определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками в бюджетную систему Российской Федерации, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках в случаях отказа налогоплательщика допустить должностных лиц налогового органа к осмотру производственных, складских, торговых и иных помещений и территорий, используемых налогоплательщиком для извлечения дохода либо связанных с содержанием объектов налогообложения, непредставления в течение более двух месяцев...