Радость полученной вакансии руководителя кадровой службы постепенно превращается в ежедневный риторический вопрос: с чего начать и как? Выполнить все требования законодательства и не утонуть в массиве документации, на первый взгляд, кажется задачей для сказочного героя, который должен пройти через дремучий лес и добыть молодильные яблоки. Но даже сказочные герои достигали своих фантастических целей. В статье мы рассмотрим подробный алгоритм создания кадровой службы.
Создание кадровой службы с нуля – это создание Вселенной. Необъятный и «космический» документооборот кадровой службы нужно превратить в рациональную систему. С чего начать? Какие документы необходимо делать первыми и как? Независимо от того, достался ли вам ноль от предшественника или вы первопроходец в создании кадровой службы, работа вашей службы будет зависеть от того порядка, который организуете вы.
Кадры решают все
Для начала необходимо провести так называемую диагностику-оценку имеющейся кадровой документации и организовать процесс ее передачи.
В организации может быть разработан стандарт или Положение о передаче документов при увольнении работников, в котором излагается порядок передачи документации по подразделениям, включая и кадровую службу (см. Пример 1).
Для чего нужно такое положение? Наличие данного документа исключит из практики любой организации уход работника по-английски, снизит риск возникновения административных правонарушений, а также поспособствует более эффективной адаптации и работе нового начальника отела кадров и, соответственно, иных работников организации.
Новый начальник кадровой службы может столкнуться с двумя вариантами создания отдела:
- передача дел предыдущим начальником кадровой службы,
- создание кадровой службы впервые в организации.
В члены комиссии целесообразно назначать работников, имеющих соответствующую компетенцию, т.е. обладающих достаточными знаниями и опытом, чтобы надлежащим образом оценить не только количество документов, но и отсутствующие в них сведения, ошибки, например, начальника юридического отдела, главного бухгалтера и инспектора отдела кадров.
Схема. Пошаговый процесс передачи документов кадровой службы
Следует отметить, что если руководитель организации назначает в комиссию по приему документов каких-либо сотрудников, то данная функция должна быть в должностной инструкции или трудовом договоре работника. Без отражения такой обязанности в вышеуказанных документах действия работодателя могут быть квалифицированы контролирующими органами или судом как привлечение работника к работе, не обусловленной трудовым договором.
