• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2011
  • Рубрика Современное делопроизводство

Хранение доверенностей: технология и сроки

  • Рейтинг 4.83
  • 5 комментариев
  • 5275 просмотров
Зачастую на предприятии порядок подготовки и выдачи доверенностей определен, а вот порядок их отзыва и сбора тех, у которых срок действия истек, достаточно хаотичен. Мы дадим рекомендации, как правильно организовать эту работу, сделав упор на оформление необходимых документов, учет и хранение доверенностей. Проанализируем сроки хранения по новому Перечню типовых управленческих архивных документов 2010 года.


В повседневной деятельности работникам предприятий часто приходится сталкиваться с огромным количеством документов, при этом правила работы с некоторыми из них определяются не только локальными нормативными актами, но и действующим законодательством. А соблюдать его требования, хотим мы того или нет, просто необходимо. Причем зачастую вопрос заключается не столько в нашем нежелании, сколько в незнании отдельных аспектов работы с тем или иным документом. Особенно это касается доверенностей. И если на предприятии порядок подготовки и выдачи доверенностей, как правило, определен (это относится к компетенции юридических служб), то порядок их прекращения и сбора тех, срок действия которых истек, а также порядок хранения доверенностей достаточно хаотичны. К тому же и сроки хранения прекращенных доверенностей должны определяться по новому Перечню типовых управленческих архивных документов 2010 года. Постараемся разобраться со всеми этими вопросами и дать читателям рекомендации, чтобы неясностей в работе с доверенностями осталось как можно меньше.

Для организации работы с доверенностями каждое предприятие должно утвердить правила работы с ними. Здесь возможны два варианта, какой из них выбрать – решать вам. Общий порядок выдачи, учета, прекращения доверенностей и хранения прекращенных доверенностей может быть утвержден приказом организации либо соответствующей инструкцией.

Сразу заметим, что все доверенности на предприятии с точки зрения установления правил работы с ними делятся на две большие группы:

  1. доверенности, выданные для представления интересов предприятия;
  2. доверенности на получение товарно-материальных ценностей, требования к которым определяются Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности». Как правило, этими документами занимается бухгалтерия.
См. статью «Доверенность на получение и выдачу ТМЦ» на стр. 56 журнала № 9’ 2011

Поскольку правила работы с указанными группами доверенностей несколько отличаются, в данной статье мы сосредоточимся на первой группе документов.

Регистрируем доверенности

Требований законодательства к регистрации доверенностей не установлено. Можно только сказать, что основанием для регистрации доверенности является ее подписание руководителем предприятия. А регистрация доверенностей производится в Журнале учета и выдачи доверенностей (см. Пример 1).

В образце Журнала на следующей странице показан примерный перечень фиксируемых сведений. Каждая организация имеет право скорректировать его.

Регистрация доверенностей производится в Журнале в течение года в порядке возрастания номеров (сквозная нумерация). По общему правилу Журнал учета и выдачи доверенностей должен быть предварительно прошит и скреплен печатью предприятия. Все листы Журнала должны быть пронумерованы. Подчистки, приписки и исправления в нем не допускаются.

Но на многих предприятиях учет доверенностей ведется в автоматизированном виде. Т.е. информация вводится в специальную программу или Журнал учета ведется путем заполнения таблицы в MS Excel. В этом случае бумажный Журнал учета и выдачи доверенностей, заполняемый рукописным способом, в котором необходимо собирать подписи людей, получающих эти важные документы, может содержать меньше граф, т.к. в дополнение к нему еще есть систематизированная учетная информация в электронном виде.

Ответственных за подготовку доверенностей и их учет лучше назначить приказом. Если в организации есть такой документ, как Инструкция по подготовке, учету, выдаче, контролю исполнения, прекращению доверенностей и хранению прекращенных доверенностей (в виде самостоятельного регламента или в виде составной части иной инструкции), то в нем тоже нужно предусмотреть ответственных лиц (их обязанности, права и ответственность). Перечень работников, имеющих доступ к автоматизированной системе учета доверенностей, фиксируется в локальных нормативных актах предприятия.

В автоматизированную информационную систему обычно вносятся сведения, необходимые для подготовки доверенности, они же могут выводиться и в Журнал учета в полном или сокращенном составе. При ведении Журнала учета ручным или «полуручным» способом (т.е. в MS Excel) состав фиксируемой информации может быть таким же:

  • номер доверенности (в автоматизированной системе присваивается автоматически);
  • дата доверенности;
  • Ф.И.О., паспортные данные, место жительства представителя;
  • наименование госоргана, предприятия, организации, учреждения, куда представляется доверенность;
  • перечень полномочий представителя;
  • доверенность выдана с правом передоверия или без;
  • срок действия доверенности;
  • Ф.И.О. руководителя (уполномоченного лица), подписавшего доверенность;
  • наименование ответственного подразделения;
  • реквизиты служебной записки (запроса о подготовке доверенности) с указанием, кто подписал служебную записку (запрос);
  • отметка об отмене доверенности (с указанием даты отмены и реквизитов документа, свидетельствующего об отмене доверенности);
  • дата возврата доверенности.

Автоматизированная система позволяет группировать информацию по доверенностям по различным запросам, что делает работу с ними более удобной.

Пример 1

Фрагмент журнала учета и выдачи доверенностей

СвернутьПоказать

Порядок прекращения доверенностей

После того как доверенность зарегистрирована, она выдается доверенному лицу с отметкой о получении доверенности в Журнале учета и выдачи доверенностей. Если же доверенность выдается юридическом улицу, то расписаться может либо представитель этого юридического лица, либо сотрудник вашего предприятия, который затребовал подготовку доверенности.

И на первый взгляд, может показаться, что весь процесс работы с доверенностями закончен. Но на самом деле это не так. Гражданский кодекс РФ предусматривает прекращение доверенности. Что же оно в себя включает?

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Статья 188 «Прекращение доверенности» Гражданского кодекса РФ

1. Действие доверенности прекращается вследствие:

  • 1) истечения срока доверенности;
  • 2) отмены доверенности лицом, выдавшим ее;
  • 3) отказа лица, которому выдана доверенность;
  • 4) прекращения юридического лица, от имени которого выдана доверенность;
  • 5) прекращения юридического лица, которому выдана доверенность;
  • 6) смерти гражданина, выдавшего доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;
  • 7) смерти гражданина, которому выдана доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

2. Лицо, выдавшее доверенность, может во всякое время отменить доверенность или передоверие, а лицо, которому доверенность выдана, – отказаться от нее. Соглашение об отказе от этих прав ничтожно.

3. С прекращением доверенности теряет силу передоверие.

В ст. 188 ГК РФ сказано, что с прекращением доверенности теряет силу и передоверие полномочий по ней. Поэтому в Журнале учета и выдачи доверенностей в графе «Примечание» желательно указывать, что конкретная доверенность выдана на основе передоверия.

Доверенность может быть прекращена также вследствие:

  • совершения действия, для осуществления которого доверенность выдавалась, даже если срок действия ее не истек;
  • признания доверенности недействительной на основании решения суда;
  • прекращения (т.е. ликвидации) не только юридического лица, но и государственного органа или органа местного самоуправления, ее выдавшего;
  • утраты гражданином статуса предпринимателя, если доверенность была им выдана в этом статусе.

Помимо перечисления основных требований к прекращению доверенностей ГК РФ содержит еще одно: по прекращении доверенности лицо, которому она выдана, или его правопреемники обязаны немедленно вернуть доверенность (п. 3 ст. 189 ГК РФ).

Это означает, что на предприятии:

  • во-первых, должен быть определен порядок прекращения доверенностей по вышеназванным основаниям;
  • во-вторых, должен быть определен порядок возврата прекращенных доверенностей;
  • и, в-третьих, должен быть определен порядок хранения прекращенных доверенностей.

Рассмотрим более подробно требования к прекращению доверенностей по следующим основаниям: истечение срока доверенности; отмена доверенности лицом, выдавшим ее; отказ лица, которому выдана доверенность, – т.к. именно с ними по большей части и возникают затруднения.

Истечение срока доверенности

Напомним, что срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выписки, а если не указана дата ее составления, то доверенность ничтожна.

Получается, что любая доверенность имеет срок действия. По окончании срока действия доверенности она должна быть предоставлена доверенным лицом доверителю. Но все ли доверенные лица делают это сами и вовремя. Конечно, нет. Как же наладить данный процесс? Для этого можно рекомендовать включить в организационно-распорядительные документы, регламентирующие работу с доверенностями на предприятии:

  • в какие сроки доверенное лицо возвращает прекращенную доверенность;
  • кому направляется прекращенная доверенность.

Как правило, на предприятии организационно-распорядительными документами закрепляется структурное подразделение, отвечающее за подготовку, учет, выдачу и хранение прекращенных доверенностей. Ответственность же за возврат прекращенной доверенности должна быть возложена на доверенное лицо, а контроль за возвратом можно возложить на руководителя того структурного подразделения, в котором работает доверенное лицо. Если же у вас на предприятии не утверждены организационно-распорядительные документы, регламентирующие порядок работы с доверенностями, то можно рекомендовать для организации контроля именно за возвратом доверенностей, срок действия которых истек, подготовить следующий приказ:

Пример 2
СвернутьПоказать
образец приказа о возврате доверенностей с истекшим сроком годности

Для ознакомления всех сотрудников с таким приказом можно дополнительно ввести графу в Журнал учета и выдачи доверенностей либо делать такую отметку в графе «Примечание». Если же раздел о возврате прекращенных доверенностей включен в локальный нормативный акт или в приказ, которые определяют порядок работы с доверенностями на предприятии, то необходимо организовать доведение данных документов до доверенных лиц. Именно организация порядка информирования доверенных лиц о необходимости возврата прекращенных доверенностей поможет в итоге соблюсти требования ГК РФ.

Отмена доверенности лицом, выдавшим ее

Лицо, выдавшее доверенность, может отменить ее в любое время, например, в том случае, когда получивший ее сотрудник увольняется, переводится на другую должность или по другим причинам.

Пример 3
СвернутьПоказать
образец приказа об отмене доверенности
Пример 4
СвернутьПоказать
образец извещения об отмене доверенности

Какие же действия в этом случае необходимо предпринять?

  • подготовить приказ об отмене доверенности с указанием даты, с которой доверенность отменяется, и срока возвращения оригинала доверенности на предприятие. Приказ должен быть доведен до доверенного лица под подпись. Если оно по каким-либо причинам отсутствует на предприятии, то это можно сделать и путем направления письма доверенному лицу с приложением копии приказа (см. образцы документов в Примерах 3 и 4);
  • проинформировать всех третьих лиц, для представительства перед которыми была выдана доверенность, путем направления любого письменного сообщения, зарегистрированного в установленном порядке на предприятии (письмо, телеграмма, телефонограмма). Требование информирования третьих лиц предусмотрено п. 1 ст. 189 ГК РФ. Это нашло отражение в п. 3 приказа из Примера 3.

Прекращение доверенности путем отказа лица, которому она была выдана

Еще одно основание прекращения доверенности – это отказ от нее лица, которому она была выдана. Причины здесь могут быть разные. Но нас будет интересовать, в какой же форме должен быть оформлен отказ.

Если доверенным лицом является работник предприятия, то он может информировать руководителя об отказе путем направления докладной записки, зарегистрированной в установленном на предприятии порядке. При этом к ней необходимо приложить оригинал доверенности.

Во избежание каких-либо проблем для работника рекомендуем ему составить 2 экземпляра докладной записки: один из них с приложенным оригиналом доверенности отдать руководителю, а на другом попросить поставить отметку о получении, копию доверенности тоже желательно оставить себе. Отметка о получении состоит из должности, подписи и Ф.И.О. получившего документ, а также даты получения. Ее не обязательно просить сделать лично руководителя, ведь докладную можно подать через секретаря или канцелярию, тогда этих работников и нужно попросить расписаться в получении.

Пример 5
СвернутьПоказать
образец докладной записки об отказе от доверенности

Если же от доверенности решит отказаться юридическое лицо, которому она была выдана, то эта организация должна будет направить письмо на имя генерального директора доверителя с обязательным приложением оригинала доверенности (текст письма будет аналогичен тексту докладной записки из Примера 5). Причины отказа могут быть любыми, от объективных до субъективных.

Чтобы отследить, все ли доверенности сдал увольняющийся сотрудник, можно рекомендовать включить подразделение (или должностное лицо), ответственное за учет доверенностей, в обходной лист. В этом случае появится дополнительная возможность проконтролировать процесс сдачи доверенностей и, в случае необходимости, подготовить приказы об отмене доверенностей в связи с увольнением.

Итогом процесса прекращения доверенностей по любым основаниям является представление оригиналов доверенностей в то структурное подразделение, которое и будет осуществлять их хранение. При этом, как отмечалось выше, делается отметка в регистрационной форме (Журнале учета и выдачи доверенностей) о ее прекращении и возврате оригинала.

Мнение
СвернутьПоказать
Мария Смольянинова, главный редактор издательства «Бизнес-Арсенал»:

«Поясним основные правовые последствия прекращения доверенностей:

1. Прекращение доверенности по своей сути означает прекращение полномочий представителя. Это требует от представляемого выполнения предусмотренных законом обязанностей. Так, в силу п. 1 ст. 189 ГК РФ в случае отмены доверенности выдавшее ее лицо обязано известить об отмене:

  • как лицо, которому она была выдана,
  • так и известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми была выдана доверенность.

Как определить перечень третьих лиц, подлежащих такому извещению? В отсутствие четких указаний закона на этот счет предлагаем руководствоваться видом доверенности и сферой применения полномочий, обозначенных в ней. В частности, если доверенность выдана на право представления интересов организации в налоговых органах, необходимо известить соответствующий налоговый орган по месту нахождения юридического лица, при необходимости – еще и вышестоящий налоговый орган.

Другой вопрос, который также представляется важным, – в какой форме нужно извещать указанных лиц об отмене доверенности? Закон не дает на него ответа. Однако нетрудно прийти к выводу, что извещение должно быть составлено в письменной форме, подписано уполномоченным на отмену доверенности лицом и вручено лицу, которому доверенность выдана, и известным третьим лицам способом, позволяющим подтвердить дату передачи такого извещения и факт его получения адресатами (получение отметки о вручении на копии извещения; направление извещения посредством почтовой связи ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении). Ведь в случае отказа перечисленных лиц признать факт отмены доверенности обязанность доказывания состоявшейся отмены будет лежать на доверителе. Иначе права и обязанности, возникшие в результате действий лица, которому выдана доверенность, до того, как это лицо узнало или должно было узнать о ее прекращении, сохраняют силу для выдавшего доверенность (и даже его правопреемников) в отношении третьих лиц (п. 2 ст. 189 ГК РФ), за исключением случаев, когда третье лицо знало или должно было знать до совершения сделки с представителем или в момент ее совершения о том, что действие доверенности уже прекращено.

2. Однако обязанности в связи с прекращением доверенности возникают не только у представляемого. Согласно п. 3 ст. 189 ГК РФ при прекращении действия доверенности (по любому основанию) лицо, которому она выдана, а равно его правопреемники обязаны немедленно вернуть подлинник доверенности».

Итак, любая прекращенная доверенность (основания прекращения мы перечислили выше) должна быть возвращена на предприятие в соответствии с требованиями ГК РФ. Если понимать это формально, то все выданные доверенности должны быть возвращены, т.к. имеют ограниченный срок действия (3 года – это максимум). Только одна может быть возвращена раньше, другая чуть позже, и основания прекращения могут быть разными. Получается, что все доверенности в конце концов должны вернуться в «отчий дом».

Но на практике бывает иначе. Иногда организация, для представительства перед которой выдана доверенность, просит оставить ей оригинал доверенности, чтобы он подтверждал полномочия доверенного лица на подписание каких-то важных документов или совершение определенных действий. Например, отгрузивший товар оптовик прикладывает доверенность экспедитора на получение товара к накладной или при подписании договора контрагент может настаивать на получении оригинала доверенности, чтобы хранить ее вместе с договором, госорганы тоже часто забирают доверенности себе и т.д. Если доверенность разовая и выдана для подтверждения полномочий по данной конкретной сделке, то ее действительно можно отдать контрагенту. Если же она генеральная или специальная (т.е. подтверждает более широкий спектр полномочий перед большим числом лиц), то с нее обычно изготавливают копию, заверенную самой организацией или нотариусом, и ее отдают контрагенту.

Покажем в Примере 6, как ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять заверительную надпись. При этом подчеркнем, что этот ГОСТ носит рекомендательный характер. А вот Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х хотя и является «древним» документом, в настоящий момент действует и имеет силу закона. Согласно ему заверительная надпись оформляется более подробно (см. Пример 7).

Пример 6
СвернутьПоказать
заверительная надпись ГОСТ Р 6.30-2003
Пример 7
СвернутьПоказать
заверительная надпись согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х
Мнение
СвернутьПоказать
Мария Смольянинова, главный редактор издательства «Бизнес-Арсенал»:

«Внимательный читатель может усомниться: из наименования Указа № 9779-X следует, что он касается заверения копий только тех документов, которые касаются «прав граждан». Но с юридической точки зрения данный документ распространяется и на организации. Такое разъяснение дал Конституционный Суд Российской Федерации в своих постановлениях от 24.10.1996 № 17-П и от 17.12.1996 № 20-П. Данный подход уже давно воспринят арбитражными судами, доказательством тому служат следующие судебные акты: постановление ФАС Московского округа от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, постановление ФАС Центрального округа от 20.06.2004 № А68-АП-122/Я-04 и др.».

Сроки хранения доверенностей (подлинников)

Чтобы определиться с формированием дел по доверенностям, про­анализируем сроки хранения этих документов по Перечню 2010 года (полное название Перечня и реквизиты утвердившего документа см. ниже):

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558)

сроки хранения типовых управленческих архивных документов

Анализируя сроки хранения доверенностей, хочется остановиться на следующих моментах.

Статья 60 Перечня, посвященная доверенностям, выданным на осуществление отдельных видов деятельности филиалам и представительствам, противоречит статье 185 ГК РФ, в соответствии с которой доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Учитывая, что филиал и представительство в соответствии со ст. 55 ГК РФ не являются самостоятельными юридическими лицами, доверенность не может быть выдана ни филиалу, ни представительству, а только директору филиала или представительства.

Статья 273 Перечня определяет срок хранения конкурсной документации (в соответствии с Федеральным законом от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»), включая доверенности по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянно. При этом законодательством такое понятие, как «крупные поставки и наиболее важные работы, услуги», не определено. От чего отталкиваться? Непонятно. Более подробно этот вопрос был рассмотрен в моей статье «Сроки хранения договоров купли-продажи по новому Перечню». Но рекомендации остаются те же: либо использовать срок хранения «постоянно» для всех доверенностей, указанных в ст. 273 Перечня, либо локальным нормативным актом вашей организации определить такой критерий, «как наиболее важные поставки, работы и услуги». Первый вариант менее рискованный.

См. статью «Сроки хранения договоров купли-продажи по новому Перечню» на стр. 14 журнала № 4’ 2011»

В соответствии со статьей 61 Перечня доверенности, выданные руководителем организации на представление интересов организации, имеют постоянный срок хранения. Одновременно доверенности, предусмотренные отдельными статьями Перечня, например, 273 и 15, имеют сроки хранения 5 лет и 3 года соответственно. Хотя любая доверенность выдается для представления интересов перед третьими лицами, в том числе и указанные в статьях 273 и 15. При таком раскладе можно рекомендовать хранить все доверенности постоянно (согласно ст. 61 Перечня), кроме тех, для которых в нем предусмотрены индивидуальные статьи с более коротким сроком хранения.

Статья 273 Перечня содержит срок хранения доверенности (оригинала) в организации, для представительства перед которой выписана доверенность. Это иллюстрация как раз того случая, когда доверенность вопреки статье 189 ГК РФ не возвращается в организацию-доверитель, а оседает там, где предъявлялась для подтверждения полномочий доверенного лица.

Статья 152 Перечня устанавливает сроки хранения для доверенностей (копий доверенностей) на участие в общем собрании акционеров. В соответствии с п. 2 ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 298-ФЗ «Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг». На сегодняшний день документом, устанавливающим такой порядок, является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Данным постановлением предусмотрено, что сроки хранения документов, подтверждающих права общества на имущество, находящееся на его балансе, а также внутренние документы общества определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000. Постановление ФКЦБ содержит ссылку на конкретный Перечень, который в настоящее время уже утратил силу. Но вместе с тем на официальном сайте Федеральной службы по финансовым рынкам размещен проект приказа «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». В проекте приказа указывается, что постановление ФКЦБ 2003 года не будет применяться только после вступления в силу данного приказа. На сегодняшний момент новый приказ не подписан. А п. 2.1.14 проекта нового Положения содержит информацию о сроках хранения доверенностей: «Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров имеют срок хранения не менее 3 лет». В то время как Перечень 2010 года устанавливает для таких доверенностей (их копий) срок хранения «постоянно» (см. ст. 152).

Но для того чтобы все-таки внести ясность в вопрос сроков хранения прекращенных доверенностей, можно рекомендовать использовать срок хранения для всех без исключения доверенностей (имеются в виду оригиналы) «постоянно». Вопрос же по срокам хранения доверенностей (копий доверенностей) на участие в общем собрании акционеров пока открыт до утверждения ФСФР России нового Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.

Сроки хранения копий доверенностей

Сроки хранения оригиналов доверенностей мы проанализировали, теперь посмотрим, какие же сроки хранения установлены Перечнем 2010 года для копий доверенностей:

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558)

сроки хранения типовых управленческих архивных документов

Как видите, при хранении доверенностей есть одна очень важная особенность: при отсутствии подлинника доверенности на участие в общем собрании акционеров (ст. 152 Перечня) копии вышеуказанных доверенностей хранятся постоянно, хотя в проекте приказа ФСФР об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ указаны другие сроки.

Также следует обратить внимание на то, что Перечень устанавливает сроки хранения для копий только отдельных доверенностей (все три статьи Перечня, посвященные этому, мы привели здесь во фрагменте документа).

Еще поясним, с какого момента следует исчислять трехлетний срок хранения для документов, перечисленных в статье 956 Перечня. Т.к. Перечень не дает прямого указания на этот счет, можно предположить, что имелось в виду 3 года после истечения срока действия доверенности.

Формирование доверенностей в дела

Как мы смогли понять, доверенность хранится у доверенного лица или предоставляется в определенные органы, в этот период вопрос о хранении оригиналов доверенностей у выписавшей их организации не возникает. Когда же доверенность прекращается, а оснований для этого несколько, она должна быть возвращена доверенным лицом на предприятие. Вот здесь как раз и возникает вопрос о том, а как же осуществлять хранение таких доверенностей, как формировать дела?

При выдаче доверенностей можно рекомендовать формировать регистрационное дело из ксерокопий доверенностей, которое будет иметь временный срок хранения и называться «Копии доверенностей». Формирование такого дела не является обязательным. Да и сам Перечень, как мы видели, содержит требования о хранении копий только отдельных доверенностей. Но для практической работы формирование такого дела весьма полезно: в копиях будет отражена вся информация из оригиналов доверенностей, тогда ее состав в Журнале учета можно сократить. И если директор спросит вас, какие доверенности были выданы конкретному лицу, то проще всего будет по журналу отследить номера доверенностей, а затем снять копии с уже имеющихся копий в деле и выложить их на стол руководителю.

Можно рекомендовать формировать такое дело из ксерокопий каждой выданной доверенности в период одного календарного года, т.е. с 1 января по 31 декабря текущего года, к ксерокопии доверенности может подшиваться и служебная записка (запрос о выдаче доверенности).

Если массив этих документов у вас большой, то лучше не ограничиваться формированием одного общего дела с копиями выписанных доверенностей, а сформировать несколько дел, например:

  • копии доверенностей, выданные директорам филиалов и представительств;
  • копии доверенностей, выданные руководителям предприятия;
  • копии доверенностей, выдаваемых на право управления имуществом предприятия;
  • копии доверенностей на участие в общем собрании акционеров;
  • копии доверенностей, предоставляемых в правоохранительные органы, судебные органы, третейские суды.

Срок хранения копий доверенностей можно установить 5 л. (ЭПК).

Когда доверенность будет прекращена (а это произойдет в любом случае, т.к. максимальный срок действия доверенности ограничен и составляет 3 года), доверенное лицо должно вернуть ее в структурное подразделение, которое осуществляет хранение доверенностей. Получив оригинал, на ксерокопии доверенности в регистрационном деле «Копии доверенностей» можно делать отметку об этом. Доверенность может быть возвращена по истечении ее срока действия или если доверенному лицу она больше не нужна, даже если срок действия ее еще не истек, будучи установлен с запасом. Но она может быть отменена и каким-то определенным документом, тогда ссылку на него тоже следует сделать на копии прекращенной доверенности (см. Пример 8).

Пример 8
СвернутьПоказать

Доверенность от 14.01.2011 № 12 отменена приказом от 01.09.2011 № 145-о/д.

Оригиналы прекращенных доверенностей, которые доверенные лица возвращают, формируются в отдельное дело «Прекращенные доверенности», куда документы подшиваются в том порядке, в каком они предоставляются доверенными лицами. Прекращенные доверенности также можно формировать по нескольким направлениям аналогично формированию дел по копиям доверенностей. На обороте последнего листа доверенности указывается номер и дата документа, на основании которого действие данной доверенности прекращено, за исключением тех доверенностей, срок действия которых просто истек. Срок хранения для большинства прекращенных доверенностей постоянный. И лишь для некоторых из них он сокращен. В одно дело принято подшивать документы с одинаковым сроком хранения, поэтому если у вас есть доверенности с разными сроками хранения, то, ориентируясь на фрагмент Перечня 2010 года, приведенный нами на стр. 23-24, вы можете сформировать несколько дел. Если же таких доверенностей мало, то имеет смысл не выделять их в отдельные дела и хранить с основным массивом доверенностей постоянно.

Журнал учета и выдачи доверенностей имеет следующий срок хранения:

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558)

сроки хранения типовых управленческих архивных документов

Но учитывая, что мы рекомендовали использовать постоянный срок хранения для всех оригиналов возвращенных доверенностей, такой же срок можно установить и для журналов учета доверенностей.

Доверенности на получение ТМЦ

При этом доверенности на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) оформляют и регистрируют департаменты (отделы) бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности». Следует разграничивать учет доверенностей на представление интересов предприятия и доверенностей на получение ТМЦ (с этого посыла мы начали статью, им же и заканчиваем).

Отметим только, что срок хранения доверенностей на получение ТМЦ установлен 412 статьей Перечня 2010 года (см. фрагмент этого документа на стр. 23-24 журнала).

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  12 голосов

5 комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Анонимный гость, 7 августа 2012 15:10

Отличный сайт. Очень подробно, много примеров... Спасибо Вам огромное.

+10

Ответить
Анонимный гость, 22 октября 2012 15:48

а скажите пожалуйста обязательно ли хранение в организации???

-4

Ответить
Анонимный гость, 9 сентября 2013 09:58

c 1 сентября 2013 отменен предельный срок выдачи доверенности

+3

Ответить
ольга, 4 августа 2014 16:22

скажите пожалуйста после завершения дела по гражданскому иску доверенность гражданину возвращается или остается у юриста?

-1

Ответить
Анонимный гость, 8 августа 2014 08:28

супер

+0

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.