Часто на этот участок работы не обращают должного внимания. Но чем больше объем исходящей корреспонденции, тем больше ресурсов (людских и финансовых) он поглощает. В данной статье практик подсказывает, где и как можно оптимизировать работу, какие «маячки» позволят быстрее идентифицировать документы и конверты с их содержимым.
В работе с одним документом всегда участвуют две стороны: это отправляющая сторона – автор документа и принимающая сторона – адресат, можно в шутку назвать его «ответчик». И каждая участвующая в процессе сторона отрабатывает свою технологическую цепочку: отправляющая сторона отправляет исходящую корреспонденцию, а принимающая – принимает, соответственно, входящую корреспонденцию.
Да и вся делопроизводственная обработка служебной корреспонденции направлена на то, чтобы посредством специальных маячков («реквизитов») создать информационную среду, с помощью которой в дальнейшем можно будет легко идентифицировать документ.
Рисунок 1. Схема движения корреспонденции
Как видите, процесс может быть цикличным и кажется бесконечным. И что для нас, делопроизводителей, важно – в этом процессе нет разрозненных документов: входящих или исходящих писем, а есть документы, связанные между собой в единый комплекс документов, отражающих решение одного вопроса (проблемы и т.д.).
Регистрируем исходящую корреспонденцию
Итак, у вас имеется документ, готовый к отправке. В первую очередь его необходимо зарегистрировать. Регистрируя исходящие письма, мы фиксируем факт создания (подписания) документа, а также описываем сам документ с помощью неких сведений (кем подписан, кому направляется, о чем составлен и т.п.), которые в дальнейшем помогут нам найти его или подготовить отчет.
Как правило, для регистрации исходящих документов используется стандартная форма регистрационной карточки (РК), которая в большинстве организаций трансформировалась в электронную РК. И не важно, в какой системе электронного документооборота (СЭД) вы регистрируете исходящую корреспонденцию (или даже если описываете регистрируемое письмо одной строкой в таблице Excel), набор основных полей всегда остается неизменным. Это:
- дата регистрации (подписания) документа;
- регистрационный индекс;
- корреспондент (наименование организации, в которую направляется документ, наименование должности и фамилия должностного лица, на имя которого адресовано письмо);
- краткое содержание отправляемого письма;
- наименование должности и фамилия должностного лица, подписавшего документ;
- номер дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия отправленного документа.
При необходимости можно указывать и способ отправки, например:
- отправлено по почте,
- отправлено по электронной почте,
- отправлено заказным почтовым отправлением,
- отправлено с курьером и т.д.
Как правило, этот набор метаданных достаточен для регистрации исходящей корреспонденции, так как содержит основные поисковые признаки документа. Кстати, датой исходящего письма является дата его подписания, а не регистрации!
Регистрационный индекс может быть предельно простым – порядковым номером документа. А может содержать и дополнительную информацию:
- номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;
- индекс структурного подразделения – автора документа;
- индекс или инициалы должностного лица, подписавшего документ;
- индекс группы документов.
Например, с целью сокращения времени поиска документа исходящие письма, направляемые в вышестоящие и иные (правоохранительные, курирующие организации), целесообразно выделять в отдельные регистрационные группы, которым можно присвоить специальный элемент индекса:
- МО – Министерство образования;
- МЮ – Министерство юстиции;
- ЦБ – Центральный банк;
- ФНС – Федеральная налоговая служба и т.д.
При этом каждый элемент индекса отделяется от соседних каким-нибудь знаком, обычно это косая черта, тире или точка.
Пример 1. Регистрационный номер исходящего документа
Исх. № ФНС-12/36-2154, где
ФНС – индекс группы документов;
12 – индекс структурного подразделения, автора документа;
36 – индекс дела по номенклатуре;
2154 – порядковый номер исходящего документа.
Если вы регистрируете документы, направляемые от имени руководителя организации и его заместителей, и не важно в какое дело будет подшит...
