Top.Mail.Ru

Организация документооборота при переходе компании на использование аутсорсинга

Какой бы участок работы ваш топ-менеджмент ни решился передать на аутсорсинг, собственником документов, созданных в процессе выполнения данной функции, остается ваша организация, и ей за них отвечать. Как заключить договор с аутсорсером так, чтобы «не потерять» ни одного своего документа?

В соответствии с общим определением аутсорсинг – это передача на договорной основе функций организации внешним исполнителям, специализирующимся на соответствующих видах деятельности. Исходя из сложившейся практики одним из ключевых вопросов в процессе «постановки» аутсорсинга, а также при его реализации является регламентация взаимодействия и документооборота между компанией-заказчиком и компанией-аутсорсером (далее в статье будем именовать эти стороны Заказчик и Аутсорсер).

Документооборот внутри компании – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Вне зависимости от того, какой участок работы отдается на аутсорсинг, документооборот между Заказчиком и Аутсорсером – это движение документов в рамках реализации договора аутсорсинга от их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Все документы в рамках документооборота между этими компаниями должны подчиняться двум основным правилам:

  • иметь прямое отношение к функции, переданной на аутсорсинг;
  • иметь прямое отношение к обеим сторонам договора аутсорсинга.

Из данного правила следует, что документы, связанные напрямую с функцией, передаваемой на аутсорсинг, но имеющие отношение только к одной стороне договора аутсорсинга, не должны включаться в регламент документооборота между Заказчиком и Аутсорсером.

При создании регламента документооборота между Заказчиком и Аутсорсером и регламента взаимодействия между ними следует исходить из необходимости стандартизации этих документов. Их формирование в виде стандартов решает следующие проблемы:

  • является технологическим обеспечением деятельности работников Заказчика и Аутсорсера;
  • создает условия для реализации управленческих функций (в первую очередь – функции контроля) в процессе реализации договора аутсорсинга;
  • снижает трудоемкость деятельности (рационализирует деятельность) работников Заказчика и Аутсорсера, что позволяет сократить расходы на оплату труда за счет отсутствия дополнительных выплат, например, таких, как сверхурочные;
  • снижает требования к квалификации исполнителей, что, как и в предыдущем случае, позволяет сократить расходы на оплату труда за счет оптимизации уровня заработной платы.

Составляем основные документы, регламентирующие взаимодействие сторон

Теперь рассмотрим правила составления основных документов, связанных с взаимодействием сторон договора аутсорсинга и постановкой документооборота между ними. В качестве примера используется ситуация, когда компания-заказчик передала на аутсорсинг свою бухгалтерскую функцию.

Договор аутсорсинга и акт об оказании услуг

Несмотря на то, что наиболее сложными для составления являются уже упомянутые Регламенты взаимодействия и документооборота, основным документом, регулирующим взаимоотношения между Заказчиком и Аутсорсером (компанией – исполнителем услуг аутсорсинга), является все же договор аутсорсинга. Обычно он относится к договорам возмездного оказания услуг (глава 39 ГК РФ). При составлении договора аутсорсинга рекомендуем иметь в виду следующее.

Прозрачность операций, то есть ни одна из сторон не может действовать «втемную», каждой из них должно быть ясно, в чем заключается ее часть работы. Кроме того, прозрачность должна проистекать из заключенного между сторонами договора, а ни в коем случае из личных договоренностей между руководителями.

Партнерские взаимоотношения между сторонами договора, то есть договор должен отражать, во-первых, меру ответственности каждой из сторон за допущенные нарушения в процессе реализации договора, а во-вторых, договор должен четко устанавливать различия между структурными изменениями, стратегическими и чисто тактическими, носящими оперативный характер.

Не пытайтесь определить все подробности взаимодействия до начала реализации договора. На этапе заключения договора значительно важнее основные положения и возможные переменные, а не детали. Поэтому необходимо включить в договор принципы управления, предусматривающие возможность маневра для обеих сторон. То есть, например, техника согласования и заключения дополнительных соглашений не должна быть громоздкой.

Корректировка цены. Корректировка цены не должна происходить в одностороннем порядке. Если какое-либо изменение приводит к снижению затрат Аутсорсера, то должен быть снижен и объем платежей в зависимости от структуры ценообразования.

Пример 1. Договор аутсорсинга бухгалтерского учета

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.