• Журнал «Арсенал предпринимателя» март 2012
  • Рубрика Бизнес-план

Учет товародвижения в торговой компании

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 4745 просмотров
Продолжение статьи, начало в № 2’ 2012

В данной части статьи автор рассматривает особенности оформления приходных накладных, рассказывает о том, как осуществлять контроль приема и перемещения товаров, относящихся к «группе риска», раскрывает нюансы перемещения товаров между торговыми объектами сети. Также в статье описывается порядок движения продукции собственного производства между различными торговыми объектами.


В прошлом номере мы рассмотрели основные понятия, связанные с деятельностью торговых организаций, составление договорных документов, подробно проанализировали процедуру оформления заказа на поставку, действия сотрудников торговой организации и оформление документации, связанные непосредственно с приемкой товара, и другие вопросы. В этом номере мы продолжаем рассматривать тему учета товародвижения.

Оформление приходных накладных

Загрузка информации в терминал сбора данных

Перед началом приема товара по количеству и качеству менеджер по приему товара сообщает оператору базы данных номер заказа поставщику, по которому будет осуществляться прием товара. Оператор базы данных загружает в терминал сбора данных указанный заказ и передает информацию менеджеру по приему товара.

Оформление приходной накладной

После того, как товар принят, документы передаются оператору ввода данных для формирования приходной накладной в торговой системе. Приходная накладная должна создаваться только на основании заказа. Спецификацию и цены необходимо заполнять автоматически из документа, являющегося основанием данной приходной накладной. В приходной накладной должны быть указаны:

  • номер приходной накладной;
  • дата приходной накладной;
  • наименование поставщика, от которого пришел товар;
  • торговый объект, в который пришел данный товар;
  • номер и дата накладной поставщика;
  • номер счета-фактуры поставщика;
  • дата счета-фактуры поставщика;
  • дата приема счета-фактуры от поставщика;
  • отсрочка платежа (проставляется автоматически из контракта);
  • спецификация накладной (артикул и наименование принятого товара);
  • количество принятого товара;
  • закупочная цена;
  • сумма в закупочных ценах;
  • сумма налога на добавленную стоимость.

Оформленная приходная накладная должна быть переведена в статус «принят полностью». Редактирование накладной оператором после присвоения накладной статуса «принят полностью» не допускается. Редактирование, в случае ошибки, может производить только старший оператор (бухгалтер) магазина.

Оператор ввода данных фиксирует оформление приходной накладной в «Журнале учета приема товаров».

При создании приходной накладной в торговой системе оператору необходимо проверить цены, указанные в первичной документации, на их соответствие ценам, указанным в заказе (контракте). Если сумма и цены сходятся с накладной поставщика, то оператор дает разрешение на подпись документов менеджеру по приему товара. Если сумма и цены не сходятся, то менеджер по приему товара ставит на накладной следующие штампы:

  1. «Принят по количеству» (ставит свою подпись внутри штампа).
  2. «Торговый объект «_________» г. __________________, адрес _________» (для индивидуального предпринимателя указывается адрес его регистрации).
  3. «Предоставить исправленные документы» (ставит дату формирования накладной).

При превышении цен в первичной документации относительно заказа приходной накладной в торговой системе присваивается статус «принят на складе», и ее необходимо разослать по электронным каналам торговой системы в центральную базу торговой организации.

Старший оператор (бухгалтер) заполняет таблицу «Несоответствие цен». Еженедельно в понедельник данная таблица высылается в адрес сотрудника финансовой службы торговой организации для блокировки оплат поставщику.

Старший оператор (бухгалтер) торгового объекта присваивает накладной статус «принят полностью» только после предоставления поставщиком исправленных документов.

Контроль приема и перемещения товара, отнесенного к «группе риска»

В целях усиления контроля приема товаров, по которым имеются наиболее значительные недостачи, следует устанавливать особый порядок их приема и перемещения в торговый зал. Поскольку в этом процессе задействуются дополнительные резервы сотрудников торгового объекта, рекомендуется список товарных позиций, относимых к «группе риска» по определенному торговому объекту визировать у руководителя службы безопасности, утверждать у генерального директора (индивидуального предпринимателя).

В обязательном порядке с данным списком должны быть ознакомлены:

  • директор торгового объекта;
  • заместитель директора торгового объекта;
  • руководитель подразделения службы безопасности торгового объекта;
  • старший смены подразделения службы безопасности торгового объекта;
  • сотрудники подразделения службы безопасности;
  • менеджеры по дебаркадеру;
  • менеджеры по приему товара;
  • заведующие секциями;
  • заместители заведующих секциями.

Порядок осуществления приема товарных позиций, отнесенных к категории «товары группы риска»

Порядок проведения приема товара на дебаркадере

По приходу товара, который подлежит усиленному контролю, менеджер по приему товара сообщает об этом старшему смены подразделения службы безопасности, соответствующему заведующему секцией (заместителю заведующего секцией) и менеджеру по дебаркадеру о поступлении данного товара.

Старший смены подразделения службы безопасности (в его отсутствие — сотрудник подразделения из числа наиболее подготовленных сотрудников) обязан присутствовать и обеспечивать контроль процесса приема товара, а менеджер по дебаркадеру обязан создать все необходимые условия для качественного приема товара.

Прием осуществляется только в присутствии сотрудника (старшего смены) подразделения службы безопасности.

Порядок комиссионной проверки товара «группы риска» при перемещении из зоны приемки в торговый зал

При перемещении принятого товара из зоны дебаркадера в торговый зал создается комиссия для дополнительной проверки результатов приема товара на дебаркадере. В состав комиссии входят:

  • старший смены (наиболее подготовленный сотрудник) подразделения службы безопасности;
  • менеджер по дебаркадеру или заместитель директора торгового объекта;
  • заведующий соответствующей секции (заместитель заведующего секцией).

В присутствии членов комиссии заместитель заведующего секцией (заведующий секцией) пересчитывает товар по позициям согласно товарной накладной и сравнивает его с подсчетами менеджера по приему товара.

Все упаковки вскрываются повторно для сравнения с подсчетами менеджера по приему товара.

После окончания пересчета товара члены комиссии ставят в товарной накладной подтверждающую отметку о том, что количество товара при пересчете совпадает с количеством в накладной.

Перемещение товаров между торговыми объектами сети

Согласование перемещения

Перемещение товаров между торговыми объектами сети может быть инициировано категорийным менеджером торговой организации или директором торгового объекта.

Директор торгового объекта обязан согласовать перемещение товара с соответствующим категорийным менеджером, ответственным за перемещаемую группу товаров, обосновав необходимость перемещения служебной запиской, направляемой посредством электронной почты.

Категорийный менеджер должен рассмотреть служебную записку на перемещение и принять по ней решение в течение двух рабочих дней. Решение на перемещение товара может принять только категорийный менеджер. Однако любое решение по перемещению товара между торговыми объектами согласовывается с руководителем категорийного менеджера.

В случае отказа в перемещении товара категорийный менеджер должен немедленно уведомить об этом инициатора перемещения своей служебной запиской или соответствующей записью на служебной записке инициатора.

В случае принятия положительного решения на перемещение товара категорийный менеджер служебной запиской уведомляет об этом всех директоров торговых объектов, задействованных в данном перемещении. Копия служебной записки направляется также менеджеру по логистике для организации транспортировки перемещаемого товара. В служебной записке необходимо указывать следующие данные:

  • наименование перемещаемого товара;
  • количество;
  • адреса торговых объектов, участвующих в перемещении;
  • дату перемещения.

Перемещение товара

По указанию директора торгового объекта (допускается направление копии служебной записки на перемещение) заведующий секцией обеспечивает сбор товара, предназначенного для перемещения, в срок, не более чем за одни сутки до даты перемещения. Документы на перемещение старший оператор (бухгалтер) торгового объекта оформляет только по служебной записке (копии) на перемещение после предоставления данных о количестве перемещаемого товара от заведующего секцией. Скомплектованный товар на отдельной паллете (отдельных, если их несколько), запаллетированый стрейч-пленкой, вместе с документами передается менеджеру по дебаркадеру и хранится на дебаркадере до момента отгрузки. Менеджер по дебаркадеру несет ответственность за сохранность перемещаемого товара до отгрузки.

Экспедитор может принимать перемещаемый товар только при наличии правильно оформленных документов на перемещение. Экспедитор обязан принимать товар по количеству и качеству и несет ответственность за сохранность перемещаемого товара.

Контроль осуществления перемещения возлагается на категорийного менеджера.

Ответственность за перемещение товара несет каждый участник перемещения на своем этапе.

Порядок перемещения продукции собственного производства в иные торговые объекты сети

Далеко не всегда подразделения производства собственной продукции имеются во всех торговых объектах торговой компании. Зачастую в рамках одного региона (города) целесообразнее организовывать перемещение готовой продукции из одного торгового объекта, в котором размещается производство, в иные торговые объекты сети.

Порядок перемещения

Перемещение товаров собственного производства между торговыми объектами сети может быть инициировано заведующим секцией торгового объекта либо руководителем отдела собственного производства путем передачи заказа по электронной почте (или факсом) на адрес менеджера по отправке продукции собственного производства, переданному в день, согласно графику, утвержденному руководителем отдела производства собственного производства и отправленному до 14.00 этого же дня.

В дальнейшем процессом изготовления, подготовки и непосредственно перемещения товара занимаются должностные лица в определенной ниже последовательности.

1. Менеджер по отправке продукции собственного производства.

Направив письмо в электронном виде заведующему секцией, подтверждает получение его заказа. Распечатывает заказ полностью и отдельно по подразделениям собственного производства: «Кулинария», «Пекарня», «Кондитерская продукция» и передает заказ на продукцию с указанием торгового объекта и даты отгрузки продукции в 15.00 того же дня бригадирам соответствующих подразделений под личную подпись в специальном журнале «Получения заявок».

2. Бригадир подразделения собственного производства.

Не позднее 15.05 этого же дня распределяет работы, связанные с приготовлением заказа между цехами своего направления, и назначает ответственных лиц: повар (пекарь) и фасовщик-комплектовщик. Часть заявки, которая производится непосредственно в день отгрузки, размещает в специально оборудованные в цехах карманы для заявок, чтобы были ознакомлены обе смены. Ответственность за формирование заявки возлагается на повара (пекаря). После того, как продукция прошла все этапы подготовки к отправке:

  • проверяет качество подготовленного товара;
  • проверяет качество и корректность фасовки (соответствие упаковки, размещенной в ней продукции и нанесенному на упаковку ценнику-стикеру, правильность взвешивания);
  • сверяет фактическое количество приготовленной продукции с данными проекта накладной и заявки;
  • в случае обнаружения расхождений принимает меры по их устранению;
  • при отсутствии расхождений подтверждает правильность и полноту комплектования заказа своей подписью на проекте накладной;
  • временно размещает приготовленную к перемещению продукцию в специально отведенных местах, в том числе холодильных камерах, в соответствии с требуемыми условиями хранения;
  • передает проекты накладных оператору ввода данных для оформления транспортных накладных на перемещение в торговой системе;
  • обеспечивает сохранность и неизменность качества и количества приготовленной к перемещению продукции до момента передачи менеджеру по отправке продукции собственного производства;
  • по окончании подготовки транспортных накладных, качественных и ветеринарных удостоверений передает продукцию, подготовленную на перемещение, менеджеру по отправке продукции собственного производства на ответственное хранение до момента передачи представителю получателя.

3. Повар (пекарь) подразделения собственного производства:

  • готовит продукцию по заявке:
    1) салаты, пироги — в день отправки;
    2) шашлыки, копченые изделия, продукцию пекарни, пельмени — накануне дня отправки;
  • сортирует и комплектует готовую продукцию в специально предназначенную тару (коробки, поддоны, контейнеры) по магазину-грузополучателю с обозначением торгового центра, куда отправляется продукция, и размещает ее в специально отведенной холодильной камере.

4. Фасовщик-упаковщик подразделения собственного производства:

  • собирает и фасует продукцию, подлежащую перемещению, в специализированную тару;
  • наносит ценник-стикер на упаковку;
  • проставляет дату изготовления;
  • при наличии этикетки наносит ее на упаковку;
  • наносит ценник-стикер на временную накладную;
  • скомплектованный товар на специально предназначенной таре (коробки, поддоны) с документами передает бригадиру.

5. Оператор ввода данных:

  • на основании проекта накладной (либо выгрузки информации из терминала сбора данных) формирует расходную накладную в торговой системе;
  • проверяет правильность внесенных им данных путем сверки данных проектной и сформированной накладной;
  • подтверждает правильность данных в расходной накладной своей подписью, данный экземпляр остается на хранение в архиве подразделения собственного производства;
  • передает накладные бригадиру подразделения собственного производства.

6. Ветеринарный врач:

  • удостоверяется в качестве изготовленной продукции;
  • в случае необходимости для подготовленной к перемещению продукции, подлежащей обязательному сопровождению ветеринарным удостоверением, выписывается ветеринарное удостоверение, передается менеджеру по отправке продукции собственного производства.

7. Менеджер по отправке продукции собственного производства:

  • проверяет наличие и правильность оформления сопроводительных документов, в том числе качественных и ветеринарных удостоверений;
  • в случае обнаружения недостатков в оформлении сопроводительных документов возвращает их начальнику подразделения собственного производства для исправления;
  • при отсутствии замечаний к оформлению сопроводительных документов принимает на хранение от бригадира в соответствии с переданными ему начальником производства товарными накладными приготовленную к перемещению продукцию, при этом сверяя фактическое количество приготовленного к перемещению товара с данными товарной накладной;
  • размещает приготовленную к перемещению продукцию в специально отведенных местах, в том числе холодильных камерах, в соответствии с требуемыми условиями хранения;
  • обеспечивает сохранность и неизменность качества и количества приготовленной к перемещению продукции до момента передачи представителю грузополучателя;
  • передает подлежащую перемещению продукцию представителю грузополучателя, подтверждая данный факт, а также корректность произведенной отгрузки своей подписью на всех экземплярах накладных в графе «Отпуск груза произвел ________»;
  • лично присутствует при проведении сотрудником службы безопасности контрольных мероприятий на момент погрузки товара в автотранспорт грузополучателя.

Контроль перемещения продукции

Контроль перемещения продукции собственного производства возлагается на начальников подразделений собственного производства. Каждый участник перемещения на своем этапе несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном российским законодательством и регламентами торговой организации.

Продолжение статьи читайте в следующем номере журнала.

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.