Бурова Елена

Во-первых, мы разобрались, как же уменьшается постоянный срок хранения, указанный в Перечне 2010 г. для организаций, не являющихся источниками комплектования гос- и муниципальных архивов. А во-вторых, объяснили, как этим организациям модифицировать под себя книгу учета поступления и выбытия дел, документов, чтобы можно было вести учет всех документов, хранящихся в архиве организации (в т.ч. со сроком хранения до 10 лет). Поводом для написания статьи послужил интересный вопрос читателя.

Статья объясняет, как заполнить табличную часть номенклатуры дел: для каждого дела необходимо указать индекс, заголовок, количество дел и срок хранения. Вы поймете, зачем и как включать в номенклатуру резервные номера; как отразить несколько томов одного дела; когда и как зафиксировать количество заведенных дел (томов, частей); что обычно отражается в графе «Примечание»; какие сведения в процессе разработки номенклатуры дел лучше сразу записывать для их последующего включения в ее справочный аппарат. Особое внимание автор уделяет составлению заголовков дел: правила поясняются на примерах, кроме того, показано, как статьи «Перечня типовых управленческих архивных документов...» трансформируются в конкретные заголовки дел номенклатуры организации.

21 сентября 2015 г. вступили в силу новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», которые были утверждены приказом Министерства культуры РФ 31.03.2015 № 526 и зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015, № 38830 (далее – Правила). Практика применения новых архивных Правил все чаще стала спотыкаться о принципиальный вопрос – для кого они обязательны? Причем порой на него можно услышать разные ответы. Поэтому мы решили разобраться в нем ­досконально, ­обратившись к опытнейшему специалисту. Но чтобы ответить на основной вопрос, пришлось попутно разбираться и с другими: что считать документами Архивного фонда РФ, какие документы «обычной» организации ими являются? когда «просто» документ становится архивным?

В ноябре 2012 г. в нашем журнале была опубликована статья ведущего специалиста Государственного архива РФ П. Шалатоновой «». Публикация была своевременной и достаточно полно отражала все вопросы разработки номенклатуры дел в организации. Но всегда находятся нюансы, которые могут добавить глубины ранее написанной картине. На этот раз декан факультета архивного дела ИАИ РГГУ решила поделиться с нашими читателями своими дополнениями и уточнениями, которые вам тоже могут пригодиться.

«Архивный статус» организации определяет дальнейшую судьбу ее документов и влияет на срок их хранения. С нашей помощью вы поймете, какие организации являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также получите ответы на целый ряд сопутствующих вопросов. Как быть с документами филиалов и представительств, которые находятся в разных регионах, если их головная организация является источником комплектования гос./муниципального архива? Почему «архивный статус» акционерных обществ непостоянен и что делать в случае его изменения? На какие бесплатные и платные услуги архивного учреждения может рассчитывать организация — источник и не источник комплектования?

Перечни представлены в виде системы: чем различаются их разновидности? какие перечни еще действуют, а какие утратили силу? какие сейчас разрабатываются (т.е. вполне вероятно, что номенклатуры дел за 2010 год мы уже будем составлять на их основе)? Автор обращает внимание на то, что перечни, как и законы, обратной силы не имеют, потому для ряда документов сейчас нужно использовать не Перечень типовых управленческих документов 2000 года, а его ­предшественник – ­Перечень 1989 года. Комментируется ситуация с разными сроками хранения для различных ­организаций, предусмотренная Перечнем 2000 года. Даны советы в отношении документов по личному составу.